Comment ajouter et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook et Microsoft 365

Ce qu'il faut savoir

Toute personne affectée à une boîte aux lettres partagée Microsoft Office 365 a accès à tout ce qu'elle contient : e-mails entrants, réponses, transferts, etc.
Les utilisateurs d'Office 365 ont besoin d'un abonnement Microsoft Exchange Online pour accéder au courrier partagé.
Vous pouvez en créer un dans le centre d'administration MS 365 sous Groupes> Boîtes aux lettres partagées. Sélectionner Ajouter une boîte aux lettres et suivez les étapes à partir de là.

Cet article explique comment ajouter des utilisateurs à une boîte aux lettres Outlook partagée et comment utiliser des boîtes aux lettres partagées dans Outlook, sur le Web et à partir d'une application mobile.

Ces instructions s'appliquent à Office 365 pour Windows et macOS ; Outlook 2019, 2016, 2013 et 2010 ; Outlook pour iOS et Android ; et Outlook sur le Web.

Comment créer une boîte aux lettres partagée dans Office 365

Vous pouvez créer autant de boîtes aux lettres partagées que vous le souhaitez, mais chaque utilisateur que vous attribuez à la boîte aux lettres doit disposer d'un abonnement Microsoft 365. Pour configurer une boîte aux lettres partagée :

Connectez-vous au centre d'administration Microsoft 365 à l'aide de votre compte d'administrateur global Microsoft 365 ou des informations d'identification du compte d'administrateur Exchange.
Le centre d'administration Microsoft 365 était anciennement connu sous le nom de centre d'administration Office 365.
Choisir Logiciel > Boîtes aux lettres partagées dans le volet de navigation.
Choisir Ajouter une boîte aux lettres sur Boîtes aux lettres partagées.
Sur la page Ajouter une boîte aux lettres, saisissez un nom pour la boîte aux lettres partagée dans le champ Nom.
Un alias de boîte aux lettres est automatiquement créé dans le champ Email, mais vous pouvez modifier l'alias si vous le souhaitez. Lorsque vous avez nommé la boîte aux lettres partagée, sélectionnez Ajoutez.
Choisir Ajouter des membres à cette boîte aux lettres pour Prochaines étapes.
Choisir Ajouter des membres sur Ajouter des membres de boîte aux lettres partagée.
Sous Membres, cochez la case à côté de chaque personne qui aura accès à la boîte aux lettres partagée. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et alors Fermer.

Si vous ne voyez pas le nom d'une personne dans la liste, sélectionnez Rechercher et tapez le nom de la personne.

Comment enregistrer les e-mails envoyés dans la boîte aux lettres partagée

Lorsqu'un utilisateur envoie un e-mail à partir de la boîte aux lettres partagée, une copie de ce message est enregistrée dans cet utilisateur Éléments envoyés dossier, pas dans la boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez plutôt enregistrer ces e-mails dans la boîte aux lettres partagée, vous devez modifier les paramètres de la boîte aux lettres partagée.

Pour enregistrer les e-mails envoyés dans la boîte aux lettres partagée, procédez comme suit :

Connectez-vous au centre d'administration Microsoft 365 et sélectionnez Logiciel > Boîtes aux lettres partagées dans le volet de navigation.
Sélectionnez votre boîte aux lettres partagée.
Choisir Éditer à côté d'Éléments envoyés.
Réglez les deux Copier les éléments envoyés dans cette boîte aux lettres et Copier les éléments envoyés au nom de cette boîte aux lettres à On, Puis sélectionnez Enregistrer.

Comment utiliser la boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010

Lorsque vous configurez la boîte aux lettres partagée, les autres utilisateurs n'ont rien à faire pour afficher la boîte aux lettres partagée dans la version de bureau d'Outlook. La boîte aux lettres partagée apparaît automatiquement dans la barre latérale Outlook.

Pour envoyer un e-mail à partir de la boîte aux lettres partagée, procédez comme suit :

Sélectionnez l'Accueil onglet en haut d'Outlook.
Choisir Nouvel Email pour créer un nouveau message.
Choisir À partir de dans le nouveau message électronique, puis sélectionnez la boîte aux lettres partagée.
Tapez votre message et sélectionnez Envoyez.

Comment accéder à la boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le Web

Si vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres partagée dans un navigateur Web, vous devez ajouter la boîte aux lettres manuellement. Pour ajouter la boîte aux lettres partagée à Outlook sur le Web, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte Microsoft 365, puis sélectionnez le Outlook app.
Faites un clic droit dossiers (ou le nom de votre boîte aux lettres) dans le volet de navigation, puis sélectionnez Ajouter un dossier partagé.
Saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée dans le Ajouter un dossier partagé boîte de dialogue, puis sélectionnez Ajoutez.

Comment ajouter des boîtes aux lettres partagées à l'application Outlook Mobile

Si vous souhaitez accéder à une boîte aux lettres partagée depuis votre smartphone ou votre tablette, procédez comme suit :

Lancez l'application Outlook pour iOS ou Android et connectez-vous à votre compte.
Exploiter Ajouter un compte dans le volet gauche, puis appuyez sur Ajouter une boîte aux lettres partagée.

Si vous avez plusieurs comptes Outlook, choisissez celui qui a accès à la boîte aux lettres partagée.
Saisissez l'adresse e-mail. Une fois le processus terminé, vous devriez voir votre boîte aux lettres partagée sous vos comptes dans l'application Outlook.
Si vous souhaitez supprimer une boîte aux lettres partagée de l'application Outlook, accédez à Réglages > Responsable Administration et Finance, puis appuyez sur la boîte aux lettres partagée et choisissez Supprimer le compte.

Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée dans Office 365 ?

Chaque personne affectée à une boîte aux lettres partagée Office 365 a un accès complet à tous les messages qu'elle contient. Les utilisateurs membres peuvent lire les e-mails entrants, répondre aux messages, transférer les messages et voir comment les autres ont répondu.

Lorsqu'un membre de l'équipe répond à un e-mail de la boîte aux lettres partagée, l'e-mail est envoyé à partir de l'adresse partagée plutôt que de l'adresse e-mail de l'individu, de sorte que les informations de chacun restent confidentielles. Cela dit, les boîtes aux lettres partagées n'ont généralement pas de nom d'utilisateur ou de mot de passe, ce qui peut créer des problèmes de sécurité.

Pourquoi utiliser une boîte aux lettres partagée ?

Les boîtes aux lettres partagées sont idéales pour le service client ou les services marketing qui souhaitent que les e-mails entrants reçoivent une réponse du prochain membre de l'équipe disponible. Les boîtes aux lettres partagées sont également fournies avec une liste de contacts partagés et un calendrier partagé, de sorte que les membres du groupe peuvent créer des rendez-vous dans un emplacement central que tous les membres peuvent voir.