La signature de documents numériques est de plus en plus utilisée et acceptée dans un nombre croissant de domaines, en raison de sa sécurité et de sa facilité d'utilisation.
En Italie, la plupart des documents peuvent désormais être signés numériquement, comme les contrats d'affaires, les contrats de travail, les devis certifiés, les contrats de location et les contrats relatifs aux professions et aux activités.
Il est donc important de savoir comment signer correctement un document numérique et avec quels outils.
Dans le passé, pour numériser un contrat, l'original papier était imprimé et signé, puis simplement scanné, en l'enregistrant dans un format non modifiable tel que .pdf.
La disponibilité de logiciels de retouche photo de plus en plus avancés a rendu possible, et pas trop complexe, la modification de documents scannés dans le but de falsifier leur contenu.
Il est clair que dans un tel contexte, un document scanné ne pouvait pas avoir de valeur juridique et être comparé à un original papier signé manuellement.
Le 13 décembre 1999, le Parlement européen a donc publié la directive 1999/93/CE pour réglementer la manière dont un document numérique peut être créé, validé, stocké dans le temps, transféré et dupliqué.
La directive du Parlement européen a été transposée en droit italien par le décret du président du Conseil des ministres du 13 janvier 2014.
Conditions requises pour signer un document numérique au format .pdf
La première condition requise pour signer un document .pdf est l'achat d'un certificat numérique personnel, qui doit être délivré par des fournisseurs certifiés et autorisés à fournir le service de signature électronique.
En Europe, la vérification des exigences pour obtenir la certification est en charge d'une Commission européenne spéciale, nommée par l'Union européenne.
En outre, pour assurer l'harmonisation des règles et définir les modalités et le champ de validité liés à l'utilisation des signatures électroniques au sein de l'Union européenne, le règlement eIDAS  ;(acronyme de electronic IDentification, Authentication and trust Services) a été rédigé et tous les fournisseurs de services de signature électronique sont tenus de le signer.
En Italie, l'AGID (Agenzia per L'Italia Digitale) est l'organisme chargé de superviser l'application et le respect des règles eIDAS et de sélectionner les fournisseurs les plus fiables.
Comment se déroule le processus de signature d'un document numérique
Le processus de signature d'un document numérique est très simple et intuitif : les parties signataires reçoivent par courriel un lien vers le document à lire et à signer numériquement, les parties signataires s'authentifient par le biais d'un code de sécurité envoyé à leur numéro de téléphone enregistré ou par un processus de vérification et d'authentification de leur identité qui est complété en ligne.
Le document est ensuite scellé après que la signature électronique a été complétée et validée.
À la fin du processus, les parties reçoivent un document au format .pdf non modifiable qui peut être stocké avec une valeur légale.
Avantages de la signature numérique
Les avantages de la signature numérique sur un contrat sont assez évidents et intuitifs : il n'est plus nécessaire d'être physiquement au même endroit pour signer l'accord, la copie numérique du contrat peut être facilement archivée, n'est pas périssable et peut être consultée à distance à tout moment.
En outre, l'absence de document papier à classer permet de gagner beaucoup d'espace qui peut être consacré à d'autres usages avec des économies importantes.
On estime que plus de 2,5 trillions de fichiers dans .Les fichiers pdf ont déjà été échangés dans le monde entier pour signer des documents et des accords de toutes sortes.
Quand un contrat signé électroniquement n'est pas utilisable
Le législateur a établi que certains types de contrats ne peuvent pas être signés avec un certificat numérique mais nécessitent toujours une signature manuscrite sur un document papier : il s'agit de tous les documents qui nécessitent la présence d'un notaire comme un contrat d'achat immobilier, des contrats de prêt à la consommation ou des contrats qui définissent le transfert d'un actif de l'entreprise.
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