Effectuer un publipostage Microsoft Word à partir d’Excel

La fonction de fusion et publipostage de Microsoft Word et Excel simplifie le processus d'envoi du même document, mais avec des modifications personnalisées, à plusieurs destinataires. Dans un publipostage, un document (une lettre, par exemple) est combiné avec un document de source de données, tel qu'une feuille de calcul. Voici comment procéder.

Les instructions de cet article s'appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Préparer les données pour le publipostage

La fonctionnalité de publipostage Word fonctionne de manière transparente avec les données d'Excel. Bien que vous puissiez créer une source de données dans Word, les options d'utilisation de ces données sont limitées. Si vous avez des données de liste de diffusion dans une feuille de calcul, il n'est pas nécessaire de retaper les informations dans la source de données de Word.

Vous pouvez utiliser n'importe quelle feuille de calcul Excel dans une fonction de publipostage Word sans aucune préparation particulière. Cependant, pour éviter les erreurs dans le processus de publipostage, il est judicieux d'organiser les données dans la feuille de calcul.

Assurez-vous que toutes les modifications que vous allez apporter à la feuille de calcul sont terminées avant de commencer le publipostage. Une fois la fusion démarrée, toute modification peut entraîner des erreurs de fusion et publipostage.

Organiser les données de la feuille de calcul

Organisez les données de votre liste de diffusion Excel en lignes et en colonnes. Considérez chaque ligne comme un enregistrement unique et chaque colonne comme un champ que vous allez insérer dans votre document.

Mettre toutes les données sur une seule feuille: Les données de la liste de diffusion que vous prévoyez d'utiliser pour le publipostage doivent se trouver sur une seule feuille. S'il est réparti sur plusieurs feuilles, combinez les feuilles ou effectuez plusieurs publipostages. Assurez-vous également que les feuilles sont clairement nommées, car vous devez sélectionner celle que vous souhaitez utiliser sans pouvoir la visualiser.
Créer une ligne d'en-tête: Créez une ligne d'en-tête pour la feuille que vous souhaitez utiliser pour le publipostage. Une ligne d'en-tête est une ligne contenant des étiquettes qui identifient les données dans les cellules situées en dessous. Pour permettre à Excel de différencier facilement les données et les étiquettes, utilisez du texte en gras, des bordures de cellule et un ombrage de cellule qui sont uniques à la ligne d'en-tête. Assurez-vous également que les en-têtes que vous choisissez correspondent aux noms des champs de fusion, ce qui réduira également le risque d'erreurs.
Formater correctement les données numériques: Assurez-vous que les éléments tels que les numéros de rue et les codes postaux sont correctement formatés pour la façon dont ils doivent apparaître une fois le publipostage terminé. Un formatage incorrect des nombres peut provoquer des erreurs lors de la fusion.

Comment spécifier la liste des destinataires du publipostage

Voici comment associer votre feuille de calcul Excel préparée contenant votre liste de diffusion à votre document Word:

Dans Word, ouvrez le document que vous utiliserez comme modèle de publipostage. Cela peut être un nouveau document ou un document existant. Sélectionner Mailings > Démarrer le publipostage.
Choisissez le type de fusion que vous souhaitez exécuter. Vos options sont
- Des lettres
- Courriels
- Enveloppes
- Des lettres
- Annuaire
Si vous préférez, vous pouvez également utiliser l'Assistant Fusion et publipostage pour créer votre publipostage. Pour cet exemple, nous allons parcourir les étapes de création manuelle d'un publipostage.
Ensuite, allez à la Mailings onglet et sélectionnez Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante.
Recherchez et sélectionnez le fichier Excel que vous avez préparé pour le publipostage, puis sélectionnez Openness (sincérité).
Si Word vous y invite, choisissez Feuille1 $ > OK.

Si votre Excel a des en-têtes de colonne, sélectionnez le La première ligne de données contient les en-têtes de colonne Case à cocher.

Créer ou modifier le document de publipostage

Une fois votre feuille de calcul Excel connectée au document de publipostage que vous créez dans Word, il est temps de modifier votre document Word.

Vous ne pouvez pas apporter de modifications à votre source de données dans Excel pour le moment. Pour apporter des modifications aux données, fermez le document dans Word avant d'ouvrir la source de données dans Excel.

Insérer des champs de fusion dans votre document

Dans Word, sélectionnez Mailings > Insérer un champ de fusion pour extraire des informations de la feuille de calcul dans le document. Choisissez le champ que vous souhaitez ajouter (prénom, nom, ville, état ou autre), puis sélectionnez insérer.

Afficher les documents de publipostage

Word ne transfère pas la mise en forme de la source de données lors de l'insertion de champs de fusion dans un document. Si vous souhaitez appliquer une mise en forme telle que italique, gras ou souligné, faites-le dans Word.

Lors de l'affichage du document avec des champs, sélectionnez les doubles flèches des deux côtés du champ auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme. Lors de l'affichage des données fusionnées dans le document, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier.

Toutes les modifications de mise en forme sont appliquées dans tous les documents fusionnés, pas seulement dans le document de fusion dans lequel vous les avez modifiés.

Aperçu des documents fusionnés

Pour prévisualiser les documents fusionnés, accédez à la Mailings > Résultats de l'aperçu. Ce bouton fonctionne comme un interrupteur à bascule, donc si vous souhaitez revenir à l'affichage uniquement des champs et non des données qu'ils contiennent, appuyez à nouveau dessus.

Naviguez dans les documents fusionnés à l'aide des boutons de l'onglet Publipostage. Ils sont, de gauche à droite: Premier enregistrement, Enregistrement précédent, Aller à l'enregistrement, Enregistrement suivant Dernier enregistrement.

Avant de fusionner les documents, prévisualisez-les tous, ou autant que vous le pouvez, pour vérifier que tout a bien fusionné. Portez une attention particulière à la ponctuation et à l'espacement autour des données fusionnées.

Finaliser le document de publipostage

Lorsque vous êtes prêt à fusionner les documents, vous avez deux choix:

Imprimer des documents: Fusionnez les documents sur l'imprimante. Si vous choisissez cette option, les documents sont envoyés à l'imprimante sans aucune modification. Pour ce faire, sélectionnez Mailings > Terminer et fusionner > Imprimer des documents.
Modifier des documents individuels: Si vous avez besoin de personnaliser tout ou partie des documents (une alternative consiste à ajouter un champ de note dans la source de données pour les notes personnalisées) ou d'apporter d'autres modifications avant d'imprimer, modifiez chaque document individuel. Pour ce faire, sélectionnez Mailings > Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels.

Quelle que soit la méthode choisie, une boîte de dialogue s'affiche dans laquelle vous pouvez indiquer à Word de fusionner tous les enregistrements, l'enregistrement actuel ou une plage d'enregistrements. Choisissez les enregistrements que vous souhaitez imprimer, puis sélectionnez OK.

Si vous souhaitez fusionner une plage, entrez le numéro de début et le numéro final des enregistrements que vous souhaitez inclure dans la fusion, puis sélectionnez OK.