Lorsque vous distribuez des documents par voie électronique, vous ne pouvez pas compter sur les destinataires ayant installé Word sur leurs ordinateurs.
De plus, de nombreuses personnes n'aiment pas recevoir des documents Word, même si Word est installé sur leur ordinateur. En effet, les documents Word peuvent contenir des macros malveillantes.
Ainsi, la meilleure façon de distribuer des documents est au format PDF. Adobe Acrobat est la référence en matière de création de PDF. Mais il a un prix élevé. Si vous ne créez un PDF qu'occasionnellement, vous ne voudrez probablement pas acheter Acrobat.
La mise à jour de Microsoft (SP2) vers Office 2007 comprenait la possibilité d'enregistrer au format PDF.