Façons d’organiser vos documents Word

Si vous passez plus de temps à rechercher des fichiers Microsoft Word qu'à travailler sur vos documents, profitez des fonctionnalités d'organisation que Word et votre ordinateur ont à offrir.

Les instructions de cet article s'appliquent à Microsoft Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Enregistrer tous les fichiers Word avec des miniatures

L'enregistrement de fichiers Word avec une image d'aperçu ou une vignette permet d'identifier plus facilement le document dont vous avez besoin sans l'ouvrir.

Pour enregistrer tous les documents Word avec un aperçu ou une image miniature:

1. Dans Microsoft Word, ouvrez un document vierge ou existant, puis accédez à la Déposez le languette.

   

2. Choisir Info.

   

3. Sélectionnez le Propriétés flèche déroulante et choisissez Propriétés avancées.

   

4. Dans le Propriétés boîte de dialogue, accédez à Résumé languette.

   

5. Sélectionnez le Enregistrer les miniatures pour tous les documents Word Case à cocher.

   

6. Choisir OK.

   

Mettre à jour les propriétés du document Word

Si vous travaillez avec plusieurs documents Word qui ont des noms et des emplacements similaires, utilisez la fonctionnalité de propriétés de document Word.

1. Ouvrez le document auquel vous souhaitez ajouter des propriétés descriptives, puis accédez à la Déposez le languette.

   

2. Choisir Info.

   

3. Sélectionnez le Propriétés flèche déroulante et choisissez Propriétés avancées.

   

4. Dans le Propriétés boîte de dialogue, accédez à Résumé languette.

   

5. Saisissez des commentaires, des mots-clés, des catégories, un titre et des informations sur le sujet pour vous aider à distinguer vos fichiers.

   

6. Choisir OK pour appliquer les modifications et fermer la boîte de dialogue. Lorsque vient le temps de faire une recherche, Word peut trouver exactement ce dont vous avez besoin.

Créez des dossiers sur votre ordinateur et utilisez-les

Configurez un dossier pour vos documents Word et nommez-le quelque chose que vous n'oublierez pas, par exemple MyWordDocs. Remplissez-le avec des dossiers nommés d'une manière qui vous convient et utilisez ces dossiers pour enregistrer et trier vos fichiers Word. Si vous produisez des notes de réunion hebdomadaires, par exemple, créez un dossier pour ces notes et ajoutez des dossiers supplémentaires à l'intérieur pendant des mois ou des années.

Si vous avez des années de documents Word sur votre ordinateur et que vous n'avez pas le temps de les ouvrir et de décider de les conserver ou non, créez un dossier pour chaque année et déplacez les documents vers ces dossiers. C'est un bon moyen de stocker des fichiers plus anciens jusqu'à ce que vous ayez le temps d'organiser les fichiers d'une manière qui vous convient.

Utilisez un système de dénomination de fichier cohérent

Établissez un système de dénomination pour trouver rapidement les fichiers souhaités. Il existe de nombreuses façons de nommer vos fichiers. Choisissez un système de dénomination et utilisez-le de manière cohérente.

Voici quelques suggestions:

• Incluez le type de document dans le nom du fichier, par exemple, contrat, bail ou newsletter. De cette façon, vous pouvez regarder le nom du fichier pour trouver un fichier.
• Commencez le nom du fichier par le nom du client (ou le nom de famille du destinataire si les documents sont des lettres).
• Incluez la date dans le nom du fichier.

Prenez Votre Temps

Si l'espace de stockage du disque dur de votre ordinateur est insuffisant, n'abordez pas toutes vos tâches organisationnelles en même temps. Divisez le travail en morceaux gérables et passez 15 minutes par jour à y travailler.

Lorsque vous organisez les fichiers Word sur votre ordinateur, placez chaque fichier dans l'un des dossiers que vous avez créés, créez un nouveau dossier ou supprimez les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Si vous ne savez pas quoi faire avec un fichier, placez-le dans un dossier intitulé HoldUntilDate et choisissez une date dans le futur à laquelle si vous n'avez pas ouvert le dossier d'ici là, vous vous sentirez à l'aise de le supprimer.

Quels que soient les types de dossiers que vous créez, placez-les dans votre dossier Word principal afin de savoir où chercher.