En gestion de projet, la portée du projet est un énoncé détaillé du travail nécessaire pour produire l'objectif souhaité. La définition de la portée du projet fait partie du processus de planification du projet. Toutes les parties prenantes, des sponsors aux utilisateurs finaux, participent à l'élaboration et à la finalisation de la portée du projet. La clarté et l'exhaustivité de la portée du projet dépendent du degré de précision des exigences identifiées et de l'objectif final décrit. Toute ambiguïté dans la portée du projet, dans ce qui sera livré ou non, peut permettre un fluage de la portée.
Le fluage de la portée du projet est un scénario non planifié et indésirable pendant la phase d'exécution du projet. Cela se produit lorsqu'un changement est introduit ou s'inscrit dans la portée initiale du projet après le début du projet, l'allocation des ressources, le calcul des budgets et la promesse de calendriers. En fonction de l'objectif initial du projet et des ressources disponibles, des tâches sont attribuées et des calendriers sont créés. Cependant, les changements introduits par le fluage de la portée entraînent un travail supplémentaire. Sans aucun ajustement correspondant des ressources, des calendriers et du budget, la modification de la portée du projet peut entraîner:
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délais manqués et retards de projet
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augmentation des coûts et dépassement du budget
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ressources surchargées, mauvaise qualité du travail et retouches accrues
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échec du projet.
Le fluage de la portée du projet se produit pour plusieurs raisons. Lorsque la collecte et l'analyse des exigences initiales sont incomplètes et que de nouvelles informations apparaissent après le démarrage du projet, la solution proposée peut s'avérer insuffisante et nécessiter des travaux supplémentaires. Un individu ou un groupe de parties prenantes ayant l'autorité, l'intérêt, l'influence ou l'urgence appropriés peut insister pour introduire des changements sans ajuster le plan de projet correspondant. Une mauvaise communication entre le chef de projet et l'équipe avec les autres parties prenantes peut aggraver la situation.
Comment éviter le fluage de la portée
Une façon pour les chefs de projet d'éviter le fluage de la portée du projet est de se conformer à un processus de gestion de la portée du projet. Au cours de la phase de planification, documentez clairement toutes les exigences, les objectifs, les livrables, les jalons, les ressources, les calendriers et les délais, et faites approuver le document. Créez un processus pour gérer les changements et les demandes de changement.
Pendant la phase d'exécution et de surveillance, examinez régulièrement et suivez en permanence les activités du projet, les calendriers, la charge de travail et les objectifs pour tout écart. Ils pourraient être un signe précoce de fluage de la portée. Communiquez également régulièrement avec toutes les parties prenantes sur l'état et l'avancement du projet pour gérer les attentes. Lorsque vous recevez des demandes supplémentaires, communiquez si vous ne pouvez pas accueillir le travail ajouté. Demandez également des ressources supplémentaires si des changements sont inévitables. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet avec des outils de planification, de suivi et de communication est un moyen efficace de gérer la portée du projet.