Les outils de flux de travail sont des systèmes de gestion de l'information utilisés par les travailleurs du savoir, les équipes collaboratives et les organisations pour créer, soutenir et optimiser leur flux de travail.
Ces outils logiciels permettent aux utilisateurs de concevoir facilement leur flux de travail à l'aide d'une interface qui comprend des commandes de raccourci, des éditeurs à code réduit et à glisser-déposer. Les outils de flux de travail sont conçus pour être intuitifs, de sorte que les utilisateurs passent moins de temps à se familiariser avec le système et peuvent rapidement implémenter leur flux de travail pour créer des produits, fournir des services et traiter les informations.
Les outils de flux de travail permettent aux équipes ou aux entreprises de documenter les processus afin de pouvoir effectuer des tâches récurrentes plus rapidement. Un flux de travail peut être simple, comme quelques séquences linéaires d'étapes, ou il peut être complexe, où plusieurs branches de travail se déroulent simultanément en fonction de l'état actuel des éléments de travail. Ces outils aident les utilisateurs en montrant où se trouve un élément de travail particulier, comme une tâche ou un document, dans le flux de travail. Le processus de travail devient plus transparent à mesure que l'état ou l'étape d'un élément de travail devient plus visible.
Les flux de travail font partie des outils de gestion des processus métier (BPM), qui examinent de plus près les objectifs commerciaux et la manière dont les flux de travail s'articulent. Les logiciels de gestion de projet avec des fonctionnalités de collaboration peuvent également être utilisés comme outils de flux de travail car ils affichent l'état, la progression et d'autres détails des tâches et des éléments de travail.
Lorsqu'un workflow est géré à l'aide d'outils de workflow, les utilisateurs peuvent obtenir des mesures sur certains points du workflow ou à la fin de celui-ci. Les données mesurées peuvent être comparées et mises en contraste avec des estimations ou des données historiques pour déterminer si un flux de travail est optimisé pour des éléments tels que le temps et la qualité. La plupart des outils sont livrés avec des fonctionnalités de reporting qui fournissent des informations instantanées, granulaires et souvent visuelles via des graphiques et des graphiques. De nombreux fournisseurs intègrent des outils analytiques pour fournir des rapports et des prévisions plus précis.
Une autre tendance d'innovation est la possibilité d'automatiser certaines parties du flux de travail. De plus en plus de systèmes permettent désormais aux utilisateurs d'automatiser des étapes ou des tâches répétitives, de configurer des notifications ou des rappels planifiés et d'envoyer des rapports réguliers. La communication fait également partie intégrante d'un flux de travail fluide, et les outils de flux de travail sont désormais fournis avec des systèmes de messagerie intégrés. Des fonctionnalités telles que l'analyse, l'automatisation des processus et les outils de messagerie aident les utilisateurs à améliorer leur flux de travail, à réduire les redondances et à améliorer la collaboration.
La plupart des outils de flux de travail peuvent s'intégrer à d'autres applications et services. Il s'agit d'une fonctionnalité importante car les flux de travail impliquent souvent d'autres applications telles que des outils de vente ou de marketing et peuvent dépendre d'une entrée, d'un déclencheur ou d'un signal qui sort des limites d'une équipe, d'un service ou d'une organisation. La capacité des outils de flux de travail à se connecter à d'autres systèmes peut se traduire par moins de ressources utilisées, des processus rationalisés et des résultats de meilleure qualité.