Google Agenda est une application intelligente et dynamique avec laquelle vous pouvez configurer des événements, des rappels et des tâches afin de ne pas oublier vos engagements les plus importants. Google Agenda est disponible en version de bureau et en application pour Android et iOS. Il peut être synchronisé avec Gmail et d'autres applications, et vous permet de créer un groupe privé, d'entreprise ou familial pour gérer des événements partagés avec tous les participants. Voici un guide détaillé de toutes les fonctionnalités clés de Google Agenda.
Qu'est-ce que Google Agenda et comment ça marche
Google Agenda est un service qui vous permet d'améliorer les fonctionnalités des apps Google en synchronisant les données de certains programmes avec le calendrier interactif. Il s'agit d'une application de pointe qui vous permet de gérer électroniquement vos rendez-vous, vos dates importantes et vos réservations, en recevant des alertes et des notifications en temps réel pour ne jamais rien oublier. L'application est liée à votre compte Google, de sorte que tout utilisateur qui utilise les services de la société de Mountain View peut intégrer gratuitement les fonctionnalités de Google Agenda.
De cette façon, vous pouvez utiliser le service gratuitement, en synchronisant vos dates et échéances avec vos engagements dans d'autres applications et programmes Google, notamment le service de messagerie Gmail. Par exemple, vous pouvez créer un événement dans Google Agenda, partager votre agenda avec vos contacts, importer et exporter des données vers des PC et des smartphones, gérer des rappels personnalisés ou inviter des personnes et des groupes à un événement.
L'une des fonctionnalités les plus intéressantes est l'agenda Gmail, un service gratuit qui vous permet de synchroniser Gmail avec votre agenda Google, ce qui permet à l'application de scanner les informations contenues dans votre boîte de réception. Cela vous permet de recevoir des alertes pour les réservations que vous avez effectuées, par exemple pour ne pas oublier les vols en avion, les voyages en train et les séjours à l'hôtel. Le système enverra un e-mail ou une notification vous rappelant l'engagement, en indiquant les principales données de l'événement, telles que la position géographique sur Google Maps ou les détails de la réservation.
Comment créer un compte Google Agenda
Google Agenda nécessite un compte Google pour être activé, de sorte que toutes les personnes utilisant les services et applications de la société de Mountain View n'ont pas besoin de s'inscrire, car il suffit d'utiliser son compte Google pour profiter des fonctionnalités de l'agenda Google. Il existe notamment une version de bureau disponible pour les PC, qui est synchronisée avec tous les programmes dans le cloud et ceux installés sur votre terminal, ou une application pour les appareils mobiles, qui peut être téléchargée gratuitement sur le Google Play Store et iTunes.
Pour utiliser Google Agenda depuis le bureau, il suffit de se rendre sur le site officiel à l'adresse calendar.google.com, après quoi, si vous avez un compte Google, le programme ouvrira directement l'écran de gestion du calendrier. Si vous disposez d'un compte Google, le programme ouvrira directement l'écran de gestion du calendrier. Depuis un appareil mobile, en revanche, vous devez télécharger l'application, l'installer sur votre appareil et la synchroniser automatiquement avec toutes vos autres applications. Le service ne nécessite aucun coût supplémentaire, mais il est possible d'activer un compte Google Agenda moyennant des frais.
Comment configurer Google Agenda
Une fois que vous avez téléchargé l'application Google Agenda, ou après vous être connecté à la version de bureau, la première chose à faire est d'effectuer les réglages du programme. Il vous suffit de vous rendre sur le portail à l'adresse calendar.google.com, de cliquer sur le symbole de l'engrenage dans le coin supérieur droit et de sélectionner Paramètres pour ouvrir l'écran de gestion des applications. Vous pouvez y personnaliser votre agenda Google, par exemple en choisissant la langue, le pays, le format de la date et de l'heure.
Vous pouvez également afficher un second fuseau horaire, activer l'horloge internationale et définir la durée fixe des réunions, de 15 à 120 minutes, en ajoutant éventuellement des notifications et des alertes depuis le mobile ou uniquement sur le PC, silencieuses ou sonores. Il est également possible de modifier les options d'affichage des notifications, de les afficher uniquement le week-end, d'insérer les événements rejetés, de réduire la luminosité des rendez-vous passés et de définir les jours à afficher, d'un minimum de 2 à un maximum de 4 semaines.
Enfin, vous pouvez activer le service Agenda Gmail, une option de synchronisation automatique, avec laquelle vous pouvez ajouter tous les événements signalés par Gmail à l'agenda Google, pour recevoir des alertes sur les réservations, les événements et les engagements indiqués dans les e-mails. Par exemple, l'application peut envoyer une notification pour vous rappeler le départ d'un vol, ou afficher un message pour vous rappeler une visite chez votre médecin. Un dernier réglage concerne les raccourcis clavier, qui vous permettent de gérer votre agenda rapidement et facilement.
Comment créer un événement sur l'agenda Google
Sur l'écran principal, l'agenda Google affiche tous vos rendez-vous enregistrés, mais vous pouvez ajouter n'importe quel engagement. Pour créer un nouvel événement sur le calendrier, il suffit de cliquer sur la grille, en fonction de la date et de l'heure souhaitées, de saisir le nom de la note et de choisir s'il s'agit d'un événement, d'un rappel ou d'une tâche. Vous pouvez également ajouter une description de l'engagement, inviter un contact et appliquer une localisation géographique avec Google Maps, en cliquant enfin sur Enregistrer pour activer le rappel.
D'autre part, vous pouvez gérer les paramètres avancés de Google Agenda en créant un nouvel événement et en sélectionnant l'élément Plus d'options. À ce moment-là, l'application ouvrira un écran pour effectuer un réglage détaillé de la tâche, comme l'activation des notifications ou des alertes e-mail, le choix du délai avant la réception du rappel, l'association d'une couleur ou d'une photo spécifique à l'événement en question, la gestion de la liste des invités ou l'ajout d'une conférence.
Avec Google Agenda, vous pouvez créer des agendas spécifiques pour chaque sujet, par exemple en définissant une section personnelle où vous pouvez entrer tous vos rendez-vous confidentiels, un agenda juste pour les anniversaires, un autre pour les rappels, les tâches, les événements sportifs et les vacances. Dans le menu de gauche, vous pouvez ajouter d'autres calendriers à partir de l'écran principal ou vous abonner au calendrier d'un contact pour suivre tous vos engagements communs. Vous pouvez visualiser tous les calendriers auxquels vous participez, et activer ou annuler les abonnements via l'option de navigation des calendriers qui vous intéressent sur le côté gauche.
Calendrier et Google Tasks : comment ils fonctionnent
Une fonctionnalité innovante, récemment introduite, vous permet de gérer votre liste de tâches via le service Google Tasks. Pour activer le service, il suffit d'entrer dans l'application, de cliquer sur l'icône en forme de crayon dans le coin supérieur droit et de sélectionner Démarrer, pour saisir les tâches à ajouter à l'agenda Google. Il s'agit d'un raccourci qui vous permet de créer rapidement des événements, en définissant la tâche à enregistrer, en saisissant une date et une heure, en appliquant le type d'alerte à recevoir et en ajoutant éventuellement une tâche secondaire.
Comment partager Google Agenda
Avec cette application, vous pouvez partager votre agenda avec vos amis et votre famille, pour visualiser avec d'autres personnes vos rendez-vous professionnels, vos engagements scolaires ou toute autre activité. Pour ce faire, il suffit de créer un nouveau calendrier ou de sélectionner un calendrier existant, de cliquer sur les trois points situés sur le côté et de choisir Paramètres et partage. À ce stade, vous pouvez rendre l'agenda public, demander un lien pour le partager avec vos contacts, ou cliquer sur l'élément Partager avec des personnes spécifiques pour indiquer une liste de contacts qui peuvent accéder à l'agenda sélectionné.
Pour partager un agenda avec des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda, la seule solution est de le rendre public, en activant l'option dans les paramètres. Vous pouvez également créer des groupes pour partager votre calendrier avec tous les participants et synchroniser les modifications apportées à votre carnet de rendez-vous. Il suffit d'accéder à Google Groupes à l'adresse groups.google.com ou de télécharger l'application Google Groupes pour les appareils mobiles, de cliquer sur Créer un groupe et de configurer la liste des participants et leurs autorisations, puis de partager votre agenda.
Comment synchroniser Google Agenda avec les tablettes et les smartphones
L'agenda Google est automatiquement synchronisé grâce à un système de mise à jour en temps réel, ce qui vous permet de consulter les mêmes événements depuis n'importe quel appareil connecté, PC, smartphone ou tablette. Ainsi, la dernière version de l'agenda est accessible depuis n'importe quel appareil, de sorte que la liste complète des rendez-vous et des activités enregistrées est toujours disponible. La synchronisation est active sur n'importe quel appareil, il suffit d'installer l'application Google Agenda App sur Android et iOS et d'activer l'application.
Google Agenda Famille : qu'est-ce que c'est et comment ça marche
Une fonctionnalité innovante permet de créer un agenda familial, dans lequel chaque membre du foyer peut ajouter des événements et des activités, pour partager des informations et gérer des rendez-vous, par exemple en déléguant le ramassage des courses, ou en rappelant à votre partenaire de récupérer votre enfant à l'anniversaire d'un ami. Pour activer ce service, vous devez d'abord créer une famille sur Google, en vous rendant sur le site families.google.com, où vous pouvez créer un groupe comptant jusqu'à 6 participants.
Avec les appareils mobiles, vous pouvez télécharger Google One, une application qui permet de gérer les groupes et les familles, sinon il suffit de se connecter via la version en ligne. Vous devez ensuite ouvrir Google Agenda, créer un nouvel agenda et le partager avec le groupe familial, en gérant toutes les fonctionnalités dans la section Paramètres. Pour ajouter un engagement, vous devez accéder à l'application, cliquer sur Créer un événement, sélectionner le nom de l'agenda familial, saisir l'événement et l'enregistrer.
Google Agenda pour les entreprises : de quoi s'agit-il
En plus de l'agenda familial, il existe également une version pour les entreprises, Google Agenda pour les entreprises, avec laquelle vous pouvez créer et gérer des agendas spécifiques pour les projets d'équipe. Cette fonctionnalité est incluse dans le pack GSuite by Google Cloud, un service qui permet de stocker des fichiers sur les serveurs de Google, de sorte que toutes les informations et activités de l'agenda peuvent être partagées en temps réel. Il s'agit d'un service payant, mais il est possible de demander une période d'essai gratuite.
Google Calendar for Business est intégré à diverses applications, notamment Gmail, Google Drive, Hangouts et Sites, avec des solutions et des plans tarifaires développés spécifiquement pour chaque besoin, des petites entreprises aux freelances, des travailleurs à distance aux grandes entreprises. Grâce à ce programme, vous pouvez planifier des réunions, vérifier la disponibilité des collègues et des employés travaillant à domicile en temps réel, y accéder depuis n'importe quel appareil, partager des ressources et publier des calendriers publics sur le web.