Utiliser les formulaires de saisie Access pour saisir et modifier des données

Une base de données Access se compose d'une ou de plusieurs tables contenant des informations associées. Une fois que vous avez créé une telle base de données vide, vous pouvez parcourir toutes les tables pour les remplir d'informations.

Cependant, cela pourrait devenir fastidieux et déroutant. Il est difficile de suivre les relations entre les données dans les tables lorsque vous essayez d'entrer des données. Les formulaires de saisie Access sont un outil précieux pour cela. Vous pouvez concevoir des formulaires de saisie afin de pouvoir saisir des données dans un format logique

Commençons par créer quelques tableaux simples, puis construisons un formulaire de saisie Access en plus de ceux-ci.

Les instructions de cet article s'appliquent à Access 2019, Access 365, 2016, 2013 et 2010, sauf indication contraire.

Création de tables dans Access

Avant de pouvoir créer un formulaire d'entrée Access, vous devez créer quelques tables dans lesquelles vos données de formulaire entreront.

Microsoft Access est idéal pour les petites entreprises. Ainsi, pour cet exemple, vous allez créer une base de données Access pour suivre les informations de vente.

Cette base de données contiendra des informations sur votre personnel de vente, vos ventes mensuelles et vos dépenses mensuelles.

Pour créer votre table dans Access:

1. Lancez une nouvelle base de données dans Access. Vous verrez un blanc Table1.

   

2. Choisir Cliquez pour ajouteret ajoutez cinq champs. Créez un texte court, un texte long, un grand nombre, un texte court et deux champs de devise.

   

3. Faites un clic droit sur chaque champ, sélectionnez Renommer le champ et saisissez le nouveau nom de champ. Nommez chaque champ Nom du vendeur, adresse, numéro de téléphone, mois, ventes et dépenses.

   

4. Une fois que vous avez renommé tous les champs, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.

Maintenant que votre table est prête pour les données, il est temps de créer un formulaire pour saisir toutes les données.

Le champ grand nombre n'est disponible que dans Access 2019 ou version ultérieure. Dans les versions antérieures d'Access, vous devrez utiliser un champ String pour enregistrer des données telles qu'un numéro de téléphone.

Créer un formulaire d'entrée d'accès

Vous allez commencer par créer un formulaire simple qui vous permet de travailler avec le Table1 tableau.

Voici le processus étape par étape pour créer votre nouveau formulaire de saisie:

1. Choisir Créer dans le menu et sélectionnez Assistant de formulaire.

   

2. Sélectionnez le >> pour sélectionner tous les champs du tableau.

   

3. Sélectionnez le Suivant pour continuer.

4. Choisissez la mise en page de formulaire que vous souhaitez. Justifié est un bon point de départ attrayant. N'oubliez pas que ce n'est qu'un point de départ. Vous pouvez modifier l'apparence réelle du formulaire plus tard dans le processus.

   

5. Sélectionnez le Suivant pour continuer.

6. Donnez un titre au formulaire, puis choisissez le bouton radio approprié pour ouvrir le formulaire en mode de saisie de données ou en mode mise en page.

   

7. Sélectionnez le finition bouton pour générer votre formulaire.

Utilisation du formulaire

Une fois que vous avez créé le formulaire, vous pouvez interagir avec lui comme vous le souhaitez.

La vue de mise en page vous permet de personnaliser l'apparence de champs spécifiques et le formulaire lui-même. La vue de saisie de données vous permet d'interagir avec le formulaire et de saisir des données.

Voici comment fonctionne le formulaire:

• Utilisez le > et < boutons pour avancer et reculer dans le jeu d'enregistrements.
• Le système > Le bouton crée automatiquement un nouvel enregistrement à la fin du jeu d'enregistrements actuel.
• Le système Rechercher champ vous permet de trouver des éléments spécifiques dans votre tableau.
• Utilisez Aller à de Accueil menu pour aller et venir dans les enregistrements de table. Vous pouvez également accéder au premier ou au dernier enregistrement, ou en créer un nouveau.

Maintenant que vous avez créé ce premier formulaire, vous êtes prêt à commencer à saisir des données.

Essayez de jouer avec la conception du formulaire. Étant donné que les formulaires seront la zone de votre base de données Access que vous verrez et utiliserez le plus, il est important que le formulaire soit bien conçu.

Accéder au formulaire de saisie pour la saisie de données

Maintenant que vous avez créé un formulaire pour votre table, vous êtes prêt à commencer à saisir des données.

L'avantage d'utiliser votre nouveau formulaire de saisie Access est que vous n'avez pas besoin de trouver des champs individuels dans le tableau pour saisir les données. Lorsque vous insérez des données dans un champ, vous pouvez simplement sélectionner Languette sur le clavier pour passer au champ suivant.

Une fois que vous appuyez sur le Languette entrez le dernier champ, cela enregistrera le dernier enregistrement que vous étiez en train de modifier dans la table et passera à l'enregistrement vide suivant.

Utilisez votre nouveau formulaire de saisie Access pour saisir quelques enregistrements dans votre table.

Vous verrez que rien qu'en entrant les données du formulaire et en appuyant sur la touche tab, vous pouvez entrer rapidement de nombreux enregistrements dans le tableau sans trop d'effort.

Comme vous pouvez le voir, saisir des données à l'aide d'un formulaire de saisie Access est beaucoup plus rapide que d'essayer de saisir des données directement dans une table Access.

Modification des données de table

En plus d'ajouter de nouvelles données à une table, un formulaire de saisie Access vous permet de modifier également les données déjà présentes dans une table.

Voici comment ça fonctionne:

1. Faites défiler les enregistrements d'avant en arrière à l'aide de < or > icônes, ou en utilisant les Rechercher champ pour rechercher des données dans n'importe quel champ de la table.

   

2. Choisir Enregistrer dans le groupe Enregistrements du menu Accueil. Ou vous pouvez appuyer sur tab dans le dernier champ de formulaire. Chacune de ces options enregistrera votre modification.

3. Utilisez le > icône avec une étoile à sa droite pour sauter immédiatement pour entrer un nouvel enregistrement, quel que soit l'enregistrement que vous regardez actuellement.

   

4. Une fois que vous avez suffisamment de données, vous pouvez commencer à ajouter et à lier de nouvelles tables et à créer des rapports utiles.

Microsoft Access est un outil très puissant pour suivre tout, d'une bibliothèque de livres personnels à l'ensemble de votre petite entreprise. Les formulaires vous permettent d'accéder beaucoup plus facilement à toutes les données que vous avez stockées dans vos tables Access.