Qu’est-ce qu’une assemblée des actionnaires ?
Les réunions d’actionnaires sont des rassemblements légalement obligatoires de membres de la société, y compris ceux qui ont un intérêt financier dans la société, qui se tiennent généralement chaque année. L’objectif de ces réunions est de fournir aux actionnaires des informations sur les finances, la gestion et les opérations de la société. En outre, les actionnaires peuvent voter sur des décisions importantes, notamment l’élection des membres du conseil d’administration et les modifications des statuts de la société.
Les règles et réglementations exactes qui régissent les assemblées d’actionnaires diffèrent selon les juridictions, mais il existe des éléments communs. En général, les sociétés doivent inclure certaines informations dans leurs rapports annuels, notifier les actionnaires de l’assemblée et s’assurer que l’assemblée se déroule conformément à la loi. En outre, certaines actions des actionnaires sont limitées ou restreintes, comme la possibilité de voter sur les élections des membres du conseil d’administration.
La procédure exacte pour notifier les actionnaires de l’assemblée varie selon la juridiction, mais implique généralement l’envoi d’un avis aux actionnaires de la société au moins 21 jours avant l’assemblée. L’avis doit indiquer l’heure, la date et le lieu de l’assemblée, ainsi que l’objet de celle-ci.
Lors d’une assemblée des actionnaires, il peut être demandé aux actionnaires d’émettre des actions avec droit de vote. Les actions avec droit de vote sont des actions qui permettent à l’actionnaire de voter à l’assemblée. Ces actions doivent être émises conformément aux statuts de la société et peuvent être émises pour diverses raisons, notamment l’élection des membres du conseil d’administration, la modification des statuts de la société ou d’autres décisions importantes.
Les réunions d’actionnaires doivent être correctement documentées afin de se conformer aux exigences réglementaires. Les sociétés doivent conserver des enregistrements précis de la réunion, y compris le procès-verbal et toute résolution adoptée. Ces documents doivent être conservés pendant au moins sept ans afin d’être en conformité avec la loi. Réunions virtuelles
A la lumière de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont commencé à organiser des réunions d’actionnaires virtuelles. Ces réunions permettent aux actionnaires de participer à distance, par vidéo ou par téléphone, plutôt qu’en personne. Les réunions virtuelles doivent toujours respecter les mêmes règles et règlements que les réunions en personne, ainsi que des directives supplémentaires telles que les exigences techniques et les mesures de sécurité.
Le vote par procuration est un processus par lequel un actionnaire peut attribuer son droit de vote à une autre personne, généralement un conseiller ou un représentant de confiance. Cela permet aux actionnaires de participer à l’assemblée sans y assister réellement. Le vote par procuration doit respecter certaines réglementations, notamment les règles relatives à la divulgation des conflits d’intérêts.
Les sociétés doivent déposer certains documents auprès des organismes de réglementation avant l’assemblée. Ces documents comprennent généralement les états financiers de la société, le rapport du conseil d’administration et toute résolution devant être votée à l’assemblée. Les exigences en matière de dépôt varient selon les juridictions, les sociétés doivent donc s’assurer que leurs dépôts sont conformes aux règles et réglementations applicables.
L’assemblée doit être conduite conformément aux statuts de la société et aux lois applicables. Au cours de l’assemblée, les actionnaires peuvent voter des résolutions, élire les membres du conseil d’administration et discuter de toute autre question relative à la société. Les sociétés doivent mettre en place un processus juste et équitable pour la conduite de l’assemblée, par exemple en permettant une discussion ouverte et en laissant suffisamment de temps aux actionnaires pour prendre leurs décisions.
Il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux lois et réglementations en vigueur en matière d’assemblée des actionnaires. Cet article décrit les étapes nécessaires pour s’assurer que l’assemblée des actionnaires se déroule de manière légale et équitable, notamment les exigences relatives à la notification des actionnaires, à l’émission d’actions avec droit de vote, à la tenue des registres et à la conduite de l’assemblée.
La tenue d’une assemblée des actionnaires comporte quelques étapes clés. Premièrement, vous devez informer tous les actionnaires de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser diverses méthodes, comme l’envoi d’un avis par la poste ou par courriel, l’affichage de l’avis dans un lieu public ou la publication de l’avis dans un journal. Deuxièmement, vous devrez préparer un ordre du jour pour la réunion. Cet ordre du jour doit inclure tous les sujets qui seront discutés et soumis au vote lors de la réunion. Troisièmement, vous devrez tenir la réunion à la date et à l’heure spécifiées dans l’avis. Au cours de la réunion, vous devrez discuter et voter sur tous les points de l’ordre du jour. Enfin, vous devrez rédiger le procès-verbal de l’assemblée, qui devra être classé dans les registres de la société.
Une assemblée annuelle des actionnaires doit être tenue dans les 13 mois suivant la dernière assemblée annuelle des actionnaires, ou dans les 60 jours suivant la date de dépôt du rapport annuel de la société auprès de la SEC, selon la dernière de ces dates.
Aucune loi fédérale n’impose la fréquence des réunions des actionnaires, bien que la plupart des sociétés tiennent des assemblées annuelles. Certaines sociétés choisissent plutôt de tenir des réunions semestrielles ou trimestrielles. La fréquence des réunions d’actionnaires est généralement stipulée dans les statuts de la société.