Organiser votre entreprise pour une efficacité maximale
Lorsque vous gérez une petite entreprise, il est essentiel d’avoir un système de classement à la fois efficace et efficient. L’établissement d’un système de classement pour votre entreprise vous permettra d’accéder rapidement et facilement aux documents importants chaque fois que vous en aurez besoin. Voici quelques conseils sur la façon de mettre en place un système de classement pour une petite entreprise.
Établir un système de classement pour votre entreprise – La première étape de la mise en place d’un système de classement consiste à déterminer le type de système qui convient le mieux à votre entreprise. Réfléchissez au type de documents que vous devez stocker et à la fréquence à laquelle vous devez y accéder. Une fois que vous avez choisi un système, créez des étiquettes de classement claires et faciles à suivre qui vous aideront à trouver rapidement les fichiers en cas de besoin.
2. Désigner un endroit pour les documents physiques – Vous avez besoin d’un endroit physique sûr pour stocker les documents, comme des classeurs, des bacs de rangement ou même un placard libre. Assurez-vous que l’espace est bien éclairé, que le climat est contrôlé et qu’il est à l’abri des vols potentiels. Il est également important de garder l’endroit bien rangé et organisé pour en faciliter l’accès.
3. Conservation des documents importants – Vous devez établir un système pour conserver les documents importants, tels que les contrats, les déclarations d’impôts et autres documents juridiques. Décidez d’un calendrier de conservation des documents et assurez-vous de les conserver en toute sécurité pendant la durée appropriée.
Utilisez des solutions de stockage numérique – En plus des documents physiques, votre système de classement devrait également inclure des solutions de stockage numérique. Investissez dans un système de stockage en ligne qui est sûr et fiable. Cela vous permettra de stocker les documents importants dans un endroit sûr et sécurisé.
5. Créer un système pour une récupération facile – Vous devez créer un système pour une récupération rapide et facile des documents. Cela peut se faire en créant un système d’indexation, en organisant les documents en dossiers et en utilisant des mots-clés pour trouver rapidement les documents.
6. Rationaliser les flux de travail avec des systèmes automatisés – Les systèmes d’automatisation peuvent aider à rationaliser votre système de classement en automatisant le processus de classement. Cela vous fera gagner du temps et facilitera l’accès aux documents en cas de besoin.
7. Maintenir la sécurité des informations confidentielles – Lorsque vous stockez des informations confidentielles, il est essentiel de vous assurer que votre système de classement est sécurisé. Investissez dans un système de stockage en ligne sécurisé, protégé par un mot de passe et crypté, afin de protéger les informations confidentielles contre d’éventuelles violations.
8. Établir un système de maintenance régulière – Enfin, assurez-vous d’établir un système de maintenance et de mises à jour régulières. Le nettoyage des documents qui ne sont plus nécessaires et la mise à jour des documents lorsque cela est nécessaire vous aideront à garder votre système de classement organisé et efficace.
En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre système de classement est efficace et efficient. Vous pourrez ainsi accéder rapidement aux documents importants en cas de besoin et rationaliser le processus de classement de votre entreprise.
Il y a quelques éléments à prendre en compte pour créer un système de classement simple. Tout d’abord, vous devez décider du type de système de classement que vous souhaitez utiliser. Il existe deux principaux types de systèmes de classement : numérique et alphabétique. Les systèmes numériques sont généralement utilisés pour des éléments tels que les factures et les dossiers clients, tandis que les systèmes alphabétiques sont mieux adaptés à des éléments tels que la correspondance et les dossiers de projet.
Une fois que vous avez décidé du type de système de classement que vous voulez utiliser, vous devez choisir une méthode pour étiqueter vos fichiers. Vous pouvez utiliser des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos dossiers en utilisant un système de numérotation de 1 à 5, 1 étant le plus important et 5 le moins important. Ou bien, vous pouvez utiliser un système d’étiquetage de A à Z, A étant le plus important et Z le moins important.
Une fois que vous avez choisi votre système d’étiquetage, vous devez décider comment organiser vos fichiers. Pour ce faire, vous pouvez créer des dossiers pour chaque catégorie de fichiers ou utiliser une trieuse de fichiers. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les dossiers clients, un dossier pour les factures et un dossier pour la correspondance. Vous pouvez également utiliser une trieuse de fichiers pour organiser vos fichiers en catégories.
Une fois que vous avez décidé de votre méthode d’organisation, vous devez choisir un système de stockage. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des classeurs, des étagères ou des classeurs. Par exemple, vous pouvez utiliser des classeurs pour stocker les dossiers des clients, les factures et la correspondance. Ou bien, vous pouvez utiliser des étagères pour stocker les dossiers de projets.
Une fois que vous avez choisi votre système de stockage, vous devez mettre en place votre système de classement. Pour ce faire, vous pouvez créer un calendrier de classement, qui vous aidera à savoir quand classer les nouveaux documents. Par exemple, vous pouvez classer les dossiers des clients le premier jour de chaque mois, les factures le 15 de chaque mois et la correspondance le dernier jour de chaque mois.
Il existe de nombreuses façons différentes d’organiser et de stocker des fichiers, mais cinq des méthodes les plus courantes sont les suivantes :
1. Classement par sujet
Une façon d’organiser les fichiers est de les classer par sujet. Ce système est idéal pour les entreprises qui ont un grand volume de documents et d’informations à conserver. Dans ce système, tous les fichiers sont triés en grandes catégories, puis divisés en sous-catégories plus spécifiques selon les besoins.
2. Classement par date
Un autre système de classement courant consiste à organiser les fichiers par date. Cela peut être utile pour les entreprises qui ont besoin de suivre les documents par ordre chronologique, ou pour celles qui doivent accéder rapidement aux documents récemment classés. Dans ce système, les dossiers sont d’abord triés par année, puis par mois et par jour dans chaque année.
Le classement par nom
Une troisième option consiste à classer les documents par nom. Cette méthode est souvent utilisée pour les dossiers personnels ou de ressources humaines, mais elle peut être appliquée à tout type de document. Ce système est généralement plus efficace lorsqu’il est combiné à un autre système, comme le classement par date ou par sujet.
4. classement par emplacement
Une quatrième option consiste à classer les documents par emplacement. Cela peut être utile pour les entreprises ayant plusieurs bureaux ou sites, ou pour celles qui ont besoin de garder la trace de documents physiques. Dans ce système, les fichiers sont d’abord triés par emplacement, puis par sujet ou par date dans chaque emplacement.
5. Classement par type
Une dernière option pour organiser les fichiers est de les trier par type. Ce système est souvent utilisé en conjonction avec un autre système, tel que le classement par sujet. Dans ce système, tous les fichiers sont divisés en grandes catégories, telles que « documents », « images », « feuilles de calcul », etc.