Comment assurer le contrôle interne des achats
1. Mise en place de contrôles internes – La mise en place de procédures de contrôle interne des achats est la base d’un système de contrôle interne efficace. Cela comprend la mise en place de politiques et de procédures pour l’achat et l’utilisation de biens et de services, ainsi que pour l’enregistrement, la maintenance et le reporting de toutes les transactions d’achat.
2. Créer un système de contrôles et d’équilibres – Il est important de créer un système de contrôles et d’équilibres pour garantir l’exactitude et prévenir la fraude dans les transactions d’achat. Cela peut inclure un processus de correspondance à trois voies entre les bons de commande, les factures et les reçus.
La documentation des transactions d’achat – Toutes les transactions d’achat doivent être documentées et signées par le personnel autorisé afin de garantir leur exactitude et leur intégrité. Cela inclut l’enregistrement du bon de commande, de la facture et des informations de paiement de manière organisée et sécurisée.
La mise en place de procédures comptables appropriées – La mise en place de procédures comptables appropriées pour les achats est essentielle pour assurer le contrôle interne. Cela inclut la mise en place de systèmes permettant de suivre l’achat, la réception et le paiement des biens et services.
5. Assurer la conformité financière et réglementaire – Les organisations doivent s’assurer que tous les achats sont conformes aux exigences financières et réglementaires. Cela comprend l’examen et l’approbation de tous les bons de commande et factures pour s’assurer qu’ils respectent toutes les lois, règlements et politiques d’entreprise applicables.
6. Établir la transparence – La transparence dans les achats est essentielle pour assurer le contrôle interne. Il s’agit notamment de s’assurer que toutes les transactions d’achat sont correctement enregistrées et rapportées.
7. Surveiller l’activité des employés – Les organisations doivent surveiller l’activité des employés liée aux achats afin d’assurer l’exactitude et de prévenir la fraude. Cela inclut l’examen des bons de commande et des factures pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets.
8. mise en œuvre de mesures de prévention de la fraude – Des mesures de prévention de la fraude doivent être mises en œuvre pour garantir l’intégrité des transactions d’achat. Cela inclut la mise en œuvre de procédures pour détecter et prévenir les activités frauduleuses.
Il existe cinq contrôles internes :
1. Mettre en place et maintenir un système efficace de contrôles internes
2. Déterminer les objectifs et attribuer les responsabilités
3. Maintenir la sécurité physique et électronique
4. Contrôler et faire respecter la conformité
5. Communiquer l’information en interne et en externe
Il existe sept procédures de contrôle interne :
1. Établir clairement la responsabilité et l’obligation de rendre compte de tous les aspects de la gestion financière
2. Adopter des politiques et procédures financières saines
3. Maintenir des systèmes et contrôles financiers efficaces et efficients
4. Assurer un reporting financier précis et en temps voulu
5. Procéder à des examens financiers réguliers
6. Identifier et gérer les risques financiers
7. Protéger les actifs et les ressources
Il existe différents types de contrôles qui peuvent être utilisés pour les bons de commande. L’un d’entre eux est appelé limite de commande. Ce type de contrôle limite le montant qui peut être dépensé sur un bon de commande. Un autre type de contrôle s’appelle l’approbation du bon de commande. Ce type de contrôle exige qu’un bon de commande soit approuvé par un certain nombre de personnes avant de pouvoir être envoyé.
Il y a quelques raisons principales pour lesquelles nous devons contrôler les activités d’achat :
1. pour s’assurer que nous obtenons la meilleure valeur pour notre argent. Lorsque nous contrôlons nos achats, nous pouvons comparer les prix et nous assurer que nous faisons la meilleure affaire.
2. Pour éviter de trop dépenser. Si nous ne contrôlons pas nos achats, nous pouvons finir par dépenser plus d’argent que nous n’en avons et avoir des problèmes financiers.
3. pour respecter notre budget. En contrôlant nos achats, nous pouvons nous assurer que nous ne dépensons pas plus d’argent que ce que nous avons prévu dans notre budget. Cela nous aide à rester sur la bonne voie financièrement.
4. pour éviter le gaspillage. Si nous ne faisons pas attention à nos achats, nous pouvons finir par acheter des choses dont nous n’avons pas besoin ou que nous n’utiliserons jamais. Cela peut entraîner un gaspillage et des pertes financières.
Il y a quelques raisons principales pour lesquelles le contrôle des achats est important :
1. Il permet de s’assurer que seuls les achats autorisés sont effectués. Cela peut être important pour des raisons financières et de sécurité.
Il peut aider à prévenir la fraude et le gaspillage en rendant plus difficile la réalisation d’achats non autorisés. 3.
Il peut aider à garantir que les fonds budgétés ne sont pas dépassés.
Il peut contribuer à rationaliser le processus d’achat en facilitant le suivi et la gestion des demandes d’achat et des approbations.