Établir un dossier d’entreprise dans QuickBooks
La configuration de QuickBooks pour un restaurant nécessite la création d’un dossier d’entreprise avec des informations de base sur l’entreprise. Dans l’écran « Company Setup », entrez le nom de l’entreprise, le type d’industrie et l’adresse. Sélectionnez la configuration de la taxe de vente pour le secteur de la restauration et saisissez le taux de taxe de vente. Ensuite, choisissez la méthode de comptabilité – de caisse ou d’exercice – pour l’entreprise et entrez une date de début d’exercice. Enfin, sélectionnez la taille de l’entreprise pour indiquer le nombre d’employés.
Établissement des préférences comptables
Une fois le dossier de l’entreprise établi, vous devez configurer les préférences comptables dans QuickBooks. Configurez les préférences comptables pour qu’elles correspondent aux besoins des opérations du restaurant. Sélectionnez le format de la devise, le format de date préféré et le nombre de décimales dans les préférences comptables. Ensuite, choisissez la méthode de suivi des comptes clients, comme les factures ouvertes ou les dépôts des clients. Les préférences comptables comprennent également le paramétrage de la méthode de suivi des comptes fournisseurs, tels que les factures ouvertes ou les crédits fournisseurs.
Saisir votre plan comptable
Le plan comptable est la base du fichier QuickBooks. Il s’agit d’une liste de tous les comptes utilisés pour suivre les revenus et les dépenses du restaurant. Saisissez tous les comptes dans le plan comptable, tels que les ventes, le coût des marchandises vendues, le loyer et les services publics. Vous pouvez également saisir des comptes pour le suivi des coûts de main-d’œuvre, de la publicité et d’autres dépenses.
La liste des articles est utilisée pour suivre les ventes et les dépenses du restaurant. Ajoutez tous les articles qui sont vendus aux clients, comme les repas, les boissons et les desserts. Indiquez le coût des articles et le taux de taxe de vente pour chaque article. Vous pouvez également ajouter des articles pour le suivi des dépenses, comme les ingrédients et les fournitures.
Création de clients et de vendeurs
Une fois la liste d’articles configurée, vous pouvez ajouter des clients et des vendeurs au fichier QuickBooks. Saisissez les informations de contact, telles que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des clients et des vendeurs. Définissez les conditions de paiement pour les clients et les fournisseurs, comme le mode de paiement et la date d’échéance.
Configuration des comptes bancaires
Pour suivre les transactions financières du restaurant, vous devez configurer les comptes bancaires dans QuickBooks. Saisissez les informations relatives au compte bancaire, telles que le type de compte et le numéro de compte. Ensuite, entrez le solde d’ouverture du compte. Enfin, saisissez les détails du compte, tels que le mode de paiement et la date d’échéance.
Ajout d’employés
Vous pouvez ajouter des employés au fichier QuickBooks pour suivre les salaires et autres dépenses. Saisissez les coordonnées de l’employé, telles que son nom, son adresse et son numéro de téléphone. Ensuite, entrez le salaire de l’employé et d’autres informations sur la rémunération. Enfin, saisissez les informations fiscales de l’employé, telles que le numéro de sécurité sociale et les retenues d’impôt fédéral et d’État.
Suivi de l’inventaire
Si le restaurant suit l’inventaire, vous pouvez configurer le suivi de l’inventaire dans QuickBooks. Saisissez les articles dans la liste d’inventaire, tels que les ingrédients et les fournitures utilisés dans le restaurant. Ensuite, entrez le coût des articles et la quantité disponible. Enfin, configurez le suivi de l’inventaire pour suivre les articles qui sont vendus et ceux qui sont réapprovisionnés.
Nom de l’article : Configurer QuickBooks pour le succès d’un restaurant
Il n’existe pas de « meilleure » méthode de comptabilité pour un restaurant. Cependant, certaines méthodes peuvent être mieux adaptées aux restaurants que d’autres. Par exemple, la méthode de comptabilité d’exercice peut être plus avantageuse pour les restaurants que la méthode de comptabilité de caisse, car elle permet un suivi plus précis des recettes et des dépenses. De plus, les restaurants peuvent envisager d’utiliser un logiciel spécialisé pour suivre leurs finances, car cela peut rendre les tâches de comptabilité et de tenue de livres plus faciles et plus efficaces.
La grande majorité des restaurants utilisent la comptabilité de caisse, ce qui signifie qu’ils ne comptabilisent les recettes et les dépenses que lorsque l’argent change effectivement de mains. Cette méthode est logique pour une entreprise qui effectue de nombreuses petites transactions, car elle est plus facile à suivre et à gérer. Toutefois, la comptabilité d’exercice, qui consiste à comptabiliser les recettes et les dépenses au moment où elles sont engagées, indépendamment du moment où l’argent change effectivement de mains, peut donner une image plus précise de la santé financière d’un restaurant.
Les dépenses d’un restaurant peuvent être divisées en deux grandes catégories : les dépenses d’exploitation et les dépenses hors exploitation. Les frais d’exploitation sont ceux qui sont directement liés aux opérations quotidiennes du restaurant, comme les coûts des aliments et des boissons, les coûts de main-d’œuvre et les coûts d’occupation. Les charges non opérationnelles sont celles qui ne sont pas directement liées aux opérations du restaurant, comme les frais de marketing et de publicité, les frais administratifs et les frais d’intérêt.
Les charges d’exploitation sont généralement comptabilisées dans la période comptable au cours de laquelle elles sont engagées. Par exemple, les coûts des aliments et des boissons sont généralement enregistrés dans la période au cours de laquelle ils sont achetés. Les coûts de la main-d’œuvre sont généralement enregistrés dans la période au cours de laquelle ils sont engagés. Et les coûts d’occupation sont généralement enregistrés dans la période au cours de laquelle ils sont payés.
Les charges hors exploitation sont généralement comptabilisées dans la période comptable au cours de laquelle elles sont engagées. Par exemple, les dépenses de marketing et de publicité sont généralement comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles sont engagées. Les frais administratifs sont généralement comptabilisés dans la période au cours de laquelle ils sont engagés. Et les charges d’intérêts sont généralement comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles sont payées.