Lorsque vous démarrez une petite entreprise, l’un des services les plus importants à mettre en place est le service des achats. Le service des achats est chargé de maintenir la chaîne d’approvisionnement et de veiller à ce que l’entreprise dispose des matériaux nécessaires pour poursuivre ses activités. Les services d’achat peuvent aider les entreprises à économiser de l’argent, à réduire les risques de la chaîne d’approvisionnement et à maintenir l’efficacité des opérations.
La création d’une stratégie d’achat complète permet de s’assurer que l’entreprise tire le meilleur parti de ses ressources. Cette stratégie doit inclure des facteurs tels que la réduction des coûts, la gestion des fournisseurs, l’évaluation des fournisseurs et le contrôle des stocks. L’élaboration d’une stratégie détaillée aidera l’entreprise à obtenir les meilleures offres tout en minimisant les risques.
Une fois la stratégie d’achat élaborée, il est important d’attribuer la responsabilité de son exécution. Cela peut inclure la désignation d’un responsable des achats, l’établissement de politiques d’achat et la désignation d’autres membres du personnel pour aider au processus d’achat. Il est important de s’assurer que toutes ces responsabilités sont clairement définies et comprises.
L’utilisation de la technologie peut aider à rationaliser le processus d’achat et à accroître l’efficacité du service des achats. Cela peut inclure l’utilisation de logiciels de gestion des stocks, de systèmes de commande, de plateformes d’approvisionnement en ligne et d’autres solutions technologiques. L’utilisation de la technologie à son plein potentiel peut aider l’entreprise à gagner du temps et de l’argent.
Afin de s’assurer que l’entreprise dispose d’une source fiable de matériaux, il est important d’établir des relations avec les fournisseurs. Cela peut inclure la recherche de fournisseurs, la négociation des prix et l’établissement de contrats. Il est important de développer des relations avec les vendeurs qui fourniront la meilleure valeur pour l’entreprise. Il est important de développer des relations avec les fournisseurs qui fourniront la meilleure valeur à l’entreprise.
Il est important de créer des contrôles internes pour le service des achats afin de s’assurer que l’entreprise suit sa stratégie d’achat. Cela peut inclure la mise en place de contrôles budgétaires, le suivi des achats et la mise en place de processus d’audit interne. Ces contrôles peuvent aider l’entreprise à rester conforme et à réduire le risque de fraude ou de mauvaise utilisation des fonds.
Il est important de rester à jour avec les tendances, les réglementations et la technologie du secteur afin de rester compétitif. Cela peut inclure la participation à des conférences, la lecture de publications du secteur et l’utilisation des dernières technologies. En restant à jour, l’entreprise pourra s’adapter aux changements et devancer ses concurrents.
Le succès du service des achats doit être évalué régulièrement. Cela peut inclure le suivi des mesures de performance, la comparaison avec les références du secteur et l’évaluation de l’efficacité de la stratégie d’achat. L’évaluation des performances sur une base régulière aidera l’entreprise à identifier les domaines à améliorer et à rester sur la voie du succès.
La création d’un service d’achat performant pour une petite entreprise exige une planification, une organisation et une mise en œuvre minutieuses. L’établissement d’une stratégie, la répartition des responsabilités et l’utilisation de la technologie sont autant d’étapes importantes du processus. En outre, la sélection des fournisseurs, la mise en place de contrôles internes, la mise à jour et l’évaluation des performances sont autant d’éléments nécessaires à la réussite du service des achats.
Les étapes du processus d’achat sont les suivantes :
1. Recherchez vos options : Décidez de ce que vous devez acheter et comparez les prix, les caractéristiques et les options de différents fournisseurs.
2. Obtenez des devis : Contactez les fournisseurs et demandez des devis pour les produits ou services qui vous intéressent.
Négociez : Une fois les devis reçus, essayez de négocier avec les vendeurs pour obtenir le meilleur prix possible.
4. faites votre achat : Une fois que vous avez trouvé la meilleure offre, effectuez votre achat et prenez livraison des produits ou services.
Il existe quatre étapes d’achat : la planification, le sourcing, la négociation et la conclusion.
1. la planification : Les responsables des achats élaborent des plans qui identifient les besoins de leur organisation et les meilleurs moyens de répondre à ces besoins. Ils tiennent compte de facteurs tels que le type et la quantité de biens ou de services requis, le délai d’achat et le budget disponible.
2. La recherche de fournisseurs : Une fois le plan d’achat mis en place, les responsables identifient les fournisseurs potentiels et demandent des devis ou des offres. Ils évaluent les propositions et choisissent le fournisseur qui offre la meilleure valeur.
3. la négociation : Les responsables des achats travaillent avec le fournisseur sélectionné pour négocier les termes de l’accord, notamment le prix, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.
4. clôture : Une fois la négociation terminée, le responsable des achats signe le contrat et passe la commande au fournisseur.
Les achats se déroulent en 7 étapes :
La planification et la collecte des besoins
2. Recherche de fournisseurs et sélection des fournisseurs
3. Demande de proposition (RFP)
4. Négociation du contrat
5. Passation de la commande
6. Livraison et installation
7. Clôture du contrat
Les 5 P de l’achat sont le prix, le produit, la promotion, le lieu et les personnes. Le prix est la somme d’argent que vous allez payer pour le produit. Le produit est l’article que vous achetez. La promotion est la manière dont vous allez commercialiser le produit. Le lieu est l’endroit où vous allez acheter le produit. Les gens sont les personnes qui travaillent dans le magasin ou l’entreprise où vous achetez le produit.