Déverrouiller la puissance de Microsoft Excel pour la comptabilité et la tenue de livres
1. Configurer un compte e-mail dans Excel 2007 – Microsoft Excel 2007 offre aux utilisateurs la possibilité de créer et d’envoyer des e-mails directement à partir du programme. Cette fonction peut s’avérer particulièrement utile pour la comptabilité et la tenue de livres, car les utilisateurs peuvent l’utiliser pour envoyer rapidement des factures, des relevés et d’autres documents importants. Pour configurer un compte e-mail dans Excel 2007, commencez par cliquer sur l’option « Mail » dans le groupe « Send » de l’onglet « Mailings ». Sélectionnez « Paramètres du compte » dans le menu déroulant, puis « Comptes de messagerie ». De là, vous pouvez sélectionner le type de compte de messagerie que vous souhaitez configurer.
2. Automatisation des e-mails avec Excel 2007 – Excel 2007 permet également aux utilisateurs d’automatiser leurs e-mails en créant des macros. Les macros sont des instructions préprogrammées qui permettent aux utilisateurs d’automatiser certaines tâches. Pour créer une macro pour l’envoi d’e-mails, commencez par ouvrir l’éditeur Visual Basic en cliquant sur « Visual Basic » dans le groupe « Code » de l’onglet « Developer ». A partir de là, vous pourrez créer la macro et l’affecter à un bouton spécifique ou à une action spécifique.
Insertion de données pertinentes dans les e-mails – Une fois que vous avez configuré un compte e-mail dans Excel 2007, vous pouvez également insérer des données pertinentes dans les e-mails que vous envoyez. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Insertion » et sélectionnez « Tableau ». Vous pouvez ensuite sélectionner les données que vous souhaitez insérer dans l’e-mail. Vous pouvez également utiliser la fonction « Merge » dans l’onglet « Mailings » pour insérer dans l’e-mail des données provenant d’un document Excel 2007.
Suivi des réponses aux e-mails dans Excel 2007 – Le suivi des réponses aux e-mails dans Excel 2007 est également possible. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Mailings » et sélectionnez « Tracking ». A partir de là, vous pouvez entrer les adresses e-mail des destinataires et Excel 2007 suivra toutes les réponses qui reviennent.
Synchronisation des e-mails avec d’autres documents Excel 2007 – Excel 2007 permet également de synchroniser facilement les e-mails avec d’autres documents Excel 2007. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’option « Mail » dans le groupe « Send » de l’onglet « Mailings ». Sélectionnez « Paramètres du compte » dans le menu déroulant, puis « Comptes de messagerie ». A partir de là, vous pouvez sélectionner l’option de synchronisation des e-mails avec d’autres documents Excel 2007.
6. Sécuriser les e-mails avec Excel 2007 – Excel 2007 offre également aux utilisateurs la possibilité de sécuriser leurs e-mails. Pour ce faire, cliquez sur l’option « Mail » dans le groupe « Send » de l’onglet « Mailings ». Sélectionnez « Paramètres du compte » dans le menu déroulant, puis « Comptes de messagerie ». À partir de là, vous pouvez sélectionner l’option permettant de crypter les e-mails avant de les envoyer.
7. Utiliser Outlook Mail Merge avec Excel 2007 – Excel 2007 permet également aux utilisateurs d’utiliser la fonction Outlook Mail Merge. Cette fonction permet aux utilisateurs d’envoyer rapidement et facilement des courriels en masse. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet « Mailings » et sélectionnez « Mail Merge ». De là, vous pouvez sélectionner les documents que vous souhaitez inclure dans la fusion de courrier, puis choisir les destinataires.
8. Dépannage des problèmes de courrier électronique dans Excel 2007 – Enfin, si vous rencontrez des problèmes pour envoyer des courriers électroniques à partir d’Excel 2007, il existe quelques étapes de dépannage que vous pouvez suivre. Tout d’abord, assurez-vous que vous êtes connecté à l’Internet. Si vous êtes connecté, essayez de redémarrer votre ordinateur. Si cela ne fonctionne pas, essayez de réinitialiser vos paramètres Outlook. Si tout le reste échoue, contactez le support Microsoft pour obtenir de l’aide.
En suivant ces conseils, vous pouvez débloquer les puissantes fonctionnalités de messagerie de Microsoft Excel 2007 à des fins de comptabilité et de tenue de livres. Grâce à sa facilité d’utilisation, à ses tâches automatisées et à ses options de messagerie sécurisée, Excel 2007 peut vous aider à rationaliser votre flux de travail et à optimiser vos opérations commerciales.
Il n’existe pas de moyen direct de convertir un fichier Excel en Gmail, mais vous pouvez exporter vos contacts Excel dans un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), puis importer ce fichier dans Gmail. Pour exporter vos contacts Excel :
1. Ouvrez votre fichier Excel.
2. Allez dans le menu Fichier et choisissez Enregistrer sous.
3.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez CSV (délimité par des virgules) (*.csv) dans la liste déroulante Type d’enregistrement. 4.
Saisissez un nom pour le fichier et cliquez sur Enregistrer.
Maintenant que vous avez un fichier CSV de vos contacts Excel, vous pouvez les importer dans Gmail. Pour ce faire :
1. Connectez-vous à votre compte Gmail.
2. Cliquez sur le lien Contacts dans la barre latérale gauche.
3.
Dans la fenêtre Contacts, cliquez sur la flèche déroulante Autres actions et choisissez Importer. 4.
Dans la boîte de dialogue Importer des contacts, cliquez sur le bouton Choisir un fichier.
5. Naviguez jusqu’au fichier CSV que vous avez exporté depuis Excel et cliquez sur Ouvrir.
6. Cliquez sur le bouton Importer.
Vos contacts devraient maintenant être importés dans Gmail.
Il existe plusieurs façons d’envoyer un e-mail à partir d’Excel sans utiliser Outlook. L’une d’entre elles consiste à utiliser la méthode SendKeys. La méthode SendKeys simule les frappes de touches que vous saisiriez manuellement dans le client de messagerie. Pour utiliser la méthode SendKeys, vous devez ajouter une référence à la bibliothèque d’objets Microsoft Excel 14.0. Pour ajouter cette référence, allez dans le menu Outils, cliquez sur Références, et sélectionnez Bibliothèque d’objets Microsoft Excel 14.0 dans la liste.
Une fois que vous avez ajouté la référence, vous pouvez utiliser le code suivant pour envoyer un e-mail à partir d’Excel :
Sub SendEmail() Dim appOutlook As Outlook.Application Dim item As Outlook.MailItem Set appOutlook = New Outlook.Application Set item = appOutlook.CreateItem(olMailItem) With item .To = « [email protected] » .Subject = « Email Subject » .Body = « Email body » .Send End With End Sub
Ce code va créer un nouvel email dans Outlook avec le destinataire, le sujet et le corps spécifiés. Vous pouvez ensuite envoyer l’email directement depuis Outlook.
Une autre façon d’envoyer un email depuis Excel sans utiliser Outlook est d’utiliser la bibliothèque CDO. La bibliothèque CDO vous permet d’envoyer des e-mails sans utiliser de client de messagerie. Pour utiliser la bibliothèque CDO, vous devez ajouter une référence à la bibliothèque CDO de Microsoft pour Windows 2000. Pour ajouter cette référence, allez dans le menu Outils, cliquez sur Références, et sélectionnez Microsoft CDO for Windows 2000 Library dans la liste.
Une fois que vous avez ajouté la référence, vous pouvez utiliser le code suivant pour envoyer un e-mail à partir d’Excel :
Sub SendEmail() Dim objCDO As CDO.Message Dim config As CDO.Configuration Dim Field As CDO.Field Set objCDO = New CDO.Message Set config = New CDO.Configuration Set Field = config.Fields With Field .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing ») = 2 .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver ») = « smtp.example.com » .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate ») = 1 .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl ») = True .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername ») = « username » .Item(« http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword ») = « password » .Update End With Set objCDO.Configuration = config objCDO.To = « [email protected] » objCDO.Subject = « Email Subject » objCDO.TextBody = « Email body » objCDO.Send End Sub
Ce code va envoyer un email depuis Excel en utilisant le serveur SMTP spécifié. Vous devrez mettre à jour le code avec le serveur SMTP, le nom d’utilisateur et le mot de passe corrects pour votre compte de messagerie.
Vous pouvez également utiliser un service de messagerie tiers, tel que SendGrid, pour envoyer des e-mails depuis Excel. Pour utiliser SendGrid, vous devrez créer un compte SendGrid et obtenir une clé API. Une fois que vous avez une clé API, vous pouvez utiliser le code suivant pour envoyer un email depuis Excel :
Sub SendEmail() Dim http As New MSXML2.XMLHTTP60 Dim url As String Dim apiKey As String url = « https://api.sendgrid.com/v3/mail/send » apiKey = « SG.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx » Set http = New MSXML2.XMLHTTP60 http.Open « POST », url, False http.SetRequestHeader « Authorization », « Bearer » & apiKey http.SetRequestHeader « Content-Type », « application/json » Dim payload As String payload = « { » & _ » « »personalizations » » : [{ » & _ » » « to » » : [{ » & _ » » « email » » : « »[email protected] » »}], » & _ » » « subject » » : « »Email Subject » »}], » & _ « »from » » : {« »email » » : « »[email protected] » »}, » & _ « »content » » : [{ » & _ » » « type » : « »text/plain » », » & _ » « value » : « »Email body » »}]} » http.Send payload End Sub
Ce code enverra un email depuis Excel en utilisant l’API SendGrid. Vous devrez mettre à jour le code avec votre clé API SendGrid et les adresses e-mail correctes de l’expéditeur et du destinataire.