Organiser une réunion avec un objectif clair est essentiel pour qu’elle soit productive. Avant de commencer une réunion, il est important de décider du sujet, des résultats souhaités et des points de l’ordre du jour à discuter. Cela permet de s’assurer que la réunion est bien ciblée et que les bonnes personnes sont présentes.
La création d’un ordre du jour pour la réunion est une étape importante pour s’assurer que la réunion est organisée et efficace. L’ordre du jour devrait inclure les sujets à discuter, qui sera responsable de quoi, et combien de temps chaque sujet devrait être discuté.
Décidez du lieu de la réunion – Où la réunion aura-t-elle lieu ?
Choisir le bon endroit pour votre réunion est important pour en assurer le succès. Lorsque vous choisissez un lieu, vous devez tenir compte de facteurs tels que la taille de l’espace, la disponibilité de l’équipement et des commodités, et le coût.
Déterminez les participants – Qui doit assister à la réunion ?
Avant que la réunion n’ait lieu, il est important de décider qui doit y assister. Il est essentiel d’inviter les bonnes personnes à la réunion pour qu’elle soit productive et efficace.
Une fois que les participants ont été déterminés, les rôles doivent être attribués. En attribuant des rôles à chaque personne impliquée dans la réunion, on s’assure que chacun sait ce que l’on attend de lui et que la réunion se déroule sans heurts.
Choisir les bons outils pour votre réunion est essentiel pour en assurer le succès. Réfléchissez aux outils qui seront nécessaires pour faciliter la réunion, comme la technologie, le matériel de présentation et les documents à distribuer.
Avant que la réunion n’ait lieu, il est important de décider de sa durée. Il est important de fixer un calendrier pour la réunion afin de s’assurer qu’elle est ciblée et efficace.
La création de règles de base pour la réunion est une étape importante pour garantir son efficacité. L’établissement de règles de base permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et de garder la réunion sur la bonne voie.
Une fois la réunion terminée, il est important d’attribuer les tâches qui doivent être réalisées. L’attribution de tâches de suivi permettra de s’assurer que les résultats de la réunion sont mis en œuvre et que les résultats souhaités sont atteints.
Les trois P de la planification d’une réunion sont l’objectif, la préparation et la participation.
But : le but d’une réunion est d’atteindre un but ou des objectifs spécifiques. Préparation : La préparation d’une réunion comprend la création d’un ordre du jour, l’élaboration de documents de réunion et l’assurance que la salle de réunion est prête. La participation : La participation à une réunion est essentielle à son succès. Tous les participants doivent être activement impliqués dans la discussion et le processus de prise de décision.
1. La vision et la mission de l’entreprise
2. Un examen de la situation actuelle de l’entreprise, y compris une analyse SWOT
3. Les buts et objectifs de l’entreprise
4. Les avantages concurrentiels de l’entreprise
5. Les marchés cibles de l’entreprise
6. Le marketing mix de l’entreprise
7. La stratégie de vente et de marketing de l’entreprise
L’ordre du jour d’une réunion doit comprendre les éléments suivants
L’objectif de la réunion
2. Les résultats souhaités de la réunion
3. Une liste des sujets de discussion
4. Le temps alloué pour chaque sujet de discussion
5. Le nom de la personne qui dirigera chaque sujet de discussion
6. Toute autre information pertinente (par exemple, lieu, heure, etc.)
La planification d’une réunion se fait en 7 étapes :
1. Définir l’objectif de la réunion.
2. Fixer l’ordre du jour de la réunion. Choisir le lieu de la réunion
4.
Choisissez la date et l’heure de la réunion. 5. Envoyer les invitations à la réunion
5.
6. Préparez la réunion.
7. Assurez le suivi après la réunion.
La structure d’une réunion de planification comprend généralement une ouverture, un examen de la situation actuelle, une discussion des buts et des objectifs, l’élaboration de plans d’action, l’attribution de tâches et une clôture. La réunion peut également inclure un examen des actions précédentes et des rapports d’avancement.