Documents contrôlés selon ISO

Un document contrôlé est tout document qui doit être approuvé avant d’être publié et distribué. En général, ces documents sont essentiels aux opérations d’une organisation, et ils doivent être révisés et mis à jour régulièrement. Ils peuvent inclure des manuels, des formulaires, des procédures, des politiques et d’autres documents qui doivent être tenus à jour et cohérents au sein de l’organisation.

Les documents contrôlés garantissent que tous les employés ont accès aux dernières informations et que tout le monde suit les mêmes protocoles. Ils contribuent également à réduire le risque d’erreurs ou d’omissions, ainsi qu’à maintenir un contrôle de qualité sur les processus et les procédures suivis par l’organisation. En outre, ils contribuent à simplifier le processus de formation des nouveaux employés, car ils peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin pour comprendre les attentes de l’organisation.

ISO est l’acronyme de International Organization for Standardization (Organisation internationale de normalisation). Il s’agit d’une organisation mondiale qui établit des normes pour les systèmes de contrôle et de management de la qualité. L’ISO est chargée d’élaborer et de maintenir des normes dans un large éventail de secteurs, notamment la sécurité de l’information, la gestion environnementale et la fabrication de dispositifs médicaux.

Lors de la mise en œuvre d’un système de documents contrôlés, il est important de tenir compte des objectifs à court et à long terme de l’organisation. Tout d’abord, l’organisation doit identifier les documents qui doivent être contrôlés, puis créer un index ou une liste de tous les documents qui seront inclus dans le système. Ensuite, l’organisation doit mettre en œuvre un système de gestion des documents qui fournira un processus efficace pour la gestion et la maintenance des documents.

Une fois que le système de documents contrôlés est en place, il est important de créer des stratégies pour s’assurer que les documents restent à jour. Cela peut inclure des révisions et des mises à jour régulières, ainsi que l’utilisation de systèmes automatisés pour alerter les responsables lorsque des modifications doivent être apportées. En outre, il peut être bénéfique de mettre en place une équipe de contrôle des documents qui est responsable de la gestion des documents et de leur mise à jour.

Les documents contrôlés permettent de s’assurer que les processus de contrôle de la qualité sont respectés. Il s’agit notamment de s’assurer que les documents sont à jour, exacts et qu’ils sont utilisés correctement. En outre, il est important de s’assurer que tout changement ou mise à jour des documents est communiqué aux employés afin qu’ils en soient informés.

Les systèmes de gestion de documents sont des logiciels qui aident à gérer et à conserver les documents contrôlés. Ces systèmes peuvent permettre aux organisations de stocker des documents dans un emplacement central, de suivre les modifications apportées aux documents et d’accéder facilement aux documents depuis n’importe quel endroit. En outre, ils peuvent aider à rationaliser le processus de révision et d’approbation, ainsi que fournir la capacité d’identifier et de traiter rapidement tout problème ou divergence.

Une fois que le système de documents contrôlés est en place, il est important de le maintenir régulièrement. Cela inclut la révision et la mise à jour régulières des documents, ainsi que l’assurance que les employés sont au courant de tout changement ou mise à jour. En outre, il est important de s’assurer que le système de gestion des documents est sécurisé et qu’il possède les caractéristiques nécessaires pour permettre un accès et une gestion faciles des documents.