Enregistrement des paiements dans QuickBooks

Comprendre l’enregistrement des paiements dans QuickBooks

1. Configurer un paiement dans QuickBooks – Avant d’enregistrer des paiements dans QuickBooks, les utilisateurs doivent d’abord configurer un formulaire de paiement, tel qu’un chèque, des espèces ou une carte de crédit, dans le logiciel. Cela permettra à QuickBooks de reconnaître et de suivre le paiement. Pour créer un formulaire de paiement, les utilisateurs doivent saisir le type de paiement, le mode de paiement et les informations bancaires. Ceci peut être fait à partir de la fenêtre Plan comptable.

2. Enregistrement d’un paiement pour une facture – Une fois le formulaire de paiement configuré, les utilisateurs peuvent commencer à enregistrer les paiements dans QuickBooks. Pour ce faire, les utilisateurs doivent sélectionner le client qui effectue le paiement et choisir le formulaire de paiement approprié dans le menu déroulant. Ensuite, les utilisateurs doivent saisir le montant du paiement et la date du paiement. QuickBooks appliquera automatiquement le paiement aux factures impayées du client.

Ajustement du solde restant sur une facture – Si le paiement reçu ne couvre pas le montant total de la facture, les utilisateurs peuvent ajuster le solde restant sur la facture. Pour ce faire, il suffit d’entrer le solde restant dans le champ « Solde dû ». QuickBooks gardera alors la trace du solde restant et le mettra à jour chaque fois qu’un paiement est reçu.

Enregistrement des paiements pour les transactions non facturées – En plus d’enregistrer les paiements pour les factures, les utilisateurs peuvent également enregistrer les paiements pour les transactions non facturées. Cela inclut les paiements pour les ventes, les achats, les remboursements et autres dépenses non facturées. Pour enregistrer un paiement pour une transaction non facturée, les utilisateurs doivent sélectionner le client ou le fournisseur et saisir le montant et la date du paiement.

5. Suivi des paiements et des dépôts dans QuickBooks – Les paiements et les dépôts peuvent être suivis dans QuickBooks en consultant la fenêtre « Paiements et dépôts ». Cette fenêtre affichera tous les paiements et dépôts qui ont été effectués, ainsi que les formes et dates de paiement correspondantes.

6. Saisie et suivi des remboursements – Les remboursements peuvent être saisis et suivis dans QuickBooks tout comme les paiements. Les utilisateurs peuvent saisir le montant du remboursement et la date du remboursement, et QuickBooks mettra automatiquement à jour le solde du compte du client.

7. Rapprocher les comptes des paiements – Pour s’assurer que les paiements et les dépôts sont enregistrés avec précision dans QuickBooks, les utilisateurs doivent régulièrement rapprocher leurs comptes. Ce processus consiste à comparer les paiements et les dépôts dans QuickBooks aux paiements et aux dépôts figurant sur le relevé bancaire. Toute divergence doit être examinée et corrigée.

8. Automatisation de l’enregistrement des paiements dans QuickBooks – Pour simplifier le processus d’enregistrement des paiements, les utilisateurs peuvent l’automatiser avec QuickBooks. Cette fonction permet aux utilisateurs de saisir automatiquement les paiements et les dépôts dans QuickBooks dès qu’ils saisissent le relevé bancaire. Il n’est donc plus nécessaire de saisir manuellement les paiements et les dépôts, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.