Connaître le statut d’une facture peut être une partie cruciale de la gestion des finances de votre entreprise. Si vous utilisez QuickBooks, vous pouvez suivre les factures qui ont été envoyées, et vérifier si elles ont été envoyées par e-mail ou non. Dans cet article, nous allons voir comment déterminer si une facture a été envoyée par e-mail dans QuickBooks.
1. Comment déterminer si une facture a été envoyée par e-mail
Pour déterminer si une facture a été envoyée par e-mail dans QuickBooks, ouvrez d’abord la facture que vous souhaitez vérifier. Dans la partie supérieure gauche de la facture, vous verrez un champ « Envoyé ». Si la facture a été envoyée, vous verrez la date et l’heure de l’envoi.
2. Accéder à QuickBooks pour localiser la facture envoyée par e-mail
Vous pouvez également vérifier si une facture a été envoyée par e-mail dans QuickBooks en accédant à l’onglet « Sent ». Ici, vous verrez toutes les factures qui ont été envoyées, et l’adresse e-mail à laquelle elles ont été envoyées. Vous pouvez également voir le statut de la facture, par exemple si elle a été lue ou non.
Connaître le statut de l’e-mail d’une facture
Le statut de l’e-mail d’une facture est un élément crucial pour savoir si elle a été envoyée ou non. L’état de l’e-mail vous indique si la facture a été envoyée avec succès ou s’il y a un problème avec l’e-mail. S’il y a un problème, vous verrez un message d’erreur détaillant le problème.
Avant d’être sûr qu’une facture a été envoyée par e-mail, vous devez vérifier l’adresse e-mail associée à la facture. Celle-ci se trouve dans l’onglet « Sent » de QuickBooks. Assurez-vous que l’adresse électronique est correcte et que la facture a été envoyée à la bonne personne.
5. Vérification du statut d’envoi de la facture
Une fois que vous avez vérifié l’adresse e-mail associée à la facture, vous pouvez vérifier le statut d’envoi de la facture. Pour ce faire, accédez à l’onglet « Sent » dans QuickBooks. Vous y verrez la date et l’heure d’envoi de la facture, ainsi que toute autre information relative à la facture.
6. Trouver la date et l’heure d’envoi de la facture
Si une facture a été envoyée par e-mail, vous pouvez facilement trouver la date et l’heure d’envoi de la facture en accédant à l’onglet « Sent » dans QuickBooks. Vous y verrez la date et l’heure d’envoi de la facture, ainsi que l’adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée.
7. Localiser le journal des e-mails de la facture
Si vous avez besoin d’afficher le journal des e-mails d’une facture, vous pouvez le faire en accédant à l’onglet « Sent » dans QuickBooks. Vous y trouverez le journal des courriels pour chaque facture, qui vous montrera tous les courriels qui ont été envoyés à cette facture particulière.
8. Utilisation de la fonction « Send Later » pour les factures
Si vous devez envoyer une facture à une date ultérieure, vous pouvez utiliser la fonction « Send Later » dans QuickBooks. Cela vous permettra de planifier le moment où la facture doit être envoyée, et vous pourrez voir le journal des courriels pour les factures planifiées dans l’onglet ‘Sent’.
9. Dépannage des problèmes d’email avec les factures
Si vous avez des problèmes d’envoi de factures, vous pouvez utiliser l’onglet ‘Sent’ dans QuickBooks pour dépanner les problèmes d’email. Cela vous aidera à identifier les problèmes qui peuvent empêcher l’envoi de l’e-mail. Une fois que vous avez identifié le problème, vous pouvez le résoudre et renvoyer la facture.
Savoir comment savoir si une facture a été envoyée par e-mail dans QuickBooks peut vous aider à suivre toutes vos factures et à vous assurer qu’elles sont envoyées à temps. Grâce à ces étapes, vous serez en mesure de déterminer facilement le statut d’une facture et de prendre les mesures nécessaires pour résoudre tout problème.
Oui, il existe un moyen de voir les e-mails envoyés dans QuickBooks Online. Pour ce faire, vous devez accéder à l’onglet « Historique », puis cliquer sur l’onglet « Envoyés ». Cela vous montrera une liste de tous les e-mails qui ont été envoyés depuis QuickBooks Online.
Dans QuickBooks Online, vous pouvez trouver les factures qui n’ont pas été envoyées de plusieurs façons différentes.
Tout d’abord, vous pouvez aller dans l’onglet Ventes, puis sélectionner Factures. De là, vous pouvez utiliser les filtres pour réduire la liste des factures à celles qui n’ont pas été envoyées.
Sinon, vous pouvez aller dans l’onglet Rapports et exécuter le rapport A/R Aging Detail. Ce rapport vous montrera toutes les factures en suspens, y compris celles qui n’ont pas été envoyées.
Le moyen le plus simple de savoir si une facture a été imprimée dans QuickBooks est de rechercher le tampon « printed » dans le coin supérieur droit de la facture. Si le timbre est présent, la facture a été imprimée.
Pour extraire un rapport montrant un e-mail envoyé dans QuickBooks desktop, allez dans le menu Rapports et sélectionnez Société et Finances. Sous les rapports Company & Financial, sélectionnez le rapport Memorized Transactions. Ce rapport affichera toutes les transactions par e-mail pour la plage de dates sélectionnée.