Pour les travailleurs indépendants, la tenue de registres est un élément essentiel de la gestion de leurs finances et du respect de leurs obligations fiscales. Mais combien de temps ces registres doivent-ils être conservés ? En général, il est recommandé de conserver les dossiers pendant au moins cinq ans, mais dans certains cas, cela peut être plus long. Cet article aborde les différents aspects de la durée de conservation des documents et les conséquences de leur non-tenue pendant la période requise. Avantages de la tenue de registres
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La tenue de registres peut être une tâche fastidieuse et chronophage, mais il est important que les travailleurs indépendants comprennent les avantages de la tenue de registres précis. La tenue de registres permet de s’assurer que les impôts sont payés à temps, et facilite le suivi des revenus et des dépenses. En outre, la tenue de registres peut également contribuer à protéger une entreprise contre d’éventuels audits et actions en justice. Types de documents à conserver
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Lorsqu’il s’agit de tenir des registres pour les travailleurs indépendants, il existe un certain nombre de types de registres différents qui doivent être conservés. Il s’agit notamment des registres des revenus, tels que les factures et les reçus, ainsi que des registres des dépenses, y compris les factures et les relevés bancaires. Il est également important de tenir un registre des investissements, des actifs de l’entreprise et de toute autre transaction financière.
Ces dernières années, la tenue de registres est devenue beaucoup plus facile avec l’introduction de systèmes de tenue de registres numériques. Il est ainsi plus facile et plus pratique de stocker et d’organiser les dossiers, et il est plus facile d’y accéder en cas de besoin. Les enregistrements numériques sont également plus sûrs que les enregistrements papier et sont moins susceptibles d’être perdus ou détruits.
Pour les travailleurs indépendants, avoir une bonne stratégie de tenue de dossiers peut aider à garantir que tous les dossiers sont conservés pendant la période requise. Cela peut inclure la mise en place d’un système de classement, l’utilisation de solutions de stockage numérique ou l’embauche d’un comptable pour aider à gérer les dossiers.
L’une des conséquences de la non-conservation des registres pendant la période requise est qu’elle peut entraîner des pénalités. Il peut s’agir d’amendes, de frais d’intérêts et même d’accusations criminelles, selon la gravité de l’infraction. Il est donc important de s’assurer que tous les registres sont conservés pendant la période requise afin d’éviter toute pénalité potentielle.
Un autre avantage de la tenue de registres précis est qu’elle peut contribuer à garantir que le montant correct de l’impôt est payé. En effet, des registres précis peuvent aider à identifier les déductions fiscales potentielles qui peuvent être applicables. En outre, ils peuvent également contribuer à garantir que les pertes éventuelles sont déclarées à des fins fiscales.
Lorsqu’il s’agit de garder les dossiers en sécurité, il y a un certain nombre de mesures à prendre. Il s’agit notamment d’utiliser des solutions de stockage sécurisées et de ne donner accès qu’aux personnes qui en ont besoin. En outre, la conservation des documents numériques doit inclure l’utilisation de mots de passe et de cryptage pour garantir la sécurité des données.
Lorsqu’il s’agit d’éliminer des enregistrements, il est important de s’assurer que les données sont détruites de manière sécurisée. Cela peut inclure le déchiquetage des documents papier ou la suppression sécurisée des documents numériques. Il est également important de s’assurer que l’élimination des documents est effectuée conformément aux lois et règlements en vigueur.
Il existe différents types de documents qui doivent être conservés pendant 10 ans :
1. les dossiers d’emploi – il s’agit notamment des descriptions de poste, des demandes d’emploi, des curriculum vitae, des vérifications des références et des évaluations du rendement.
2. Les dossiers de rémunération – ils comprennent des éléments tels que l’historique des salaires, les primes et les commissions. 3.
3. les dossiers relatifs aux avantages sociaux : assurance maladie, cotisations au régime de retraite, jours de vacances, etc.
4. les dossiers disciplinaires des employés : avertissements, suspensions, licenciements, etc.
5. Les dossiers relatifs à la sécurité sur le lieu de travail – notamment les rapports d’accidents et les enquêtes.
L’IRS applique une règle de six ans pour la conservation des dossiers fiscaux relatifs à l’emploi. Cette règle stipule que les employeurs doivent conserver les documents relatifs à l’impôt sur le travail pendant une période de six ans à compter de la date à laquelle l’impôt est dû ou payé, selon la dernière éventualité. Cette règle s’applique aux documents tels que les déclarations d’impôt sur les salaires, les formulaires W-2 et les formulaires 1099.
Il n’existe pas de règle absolue concernant la durée de conservation des relevés bancaires, mais en règle générale, il est bon de les conserver pendant au moins quelques années. Vous aurez ainsi une trace de votre historique financier et cela peut être utile en cas de litige ou de divergence. Si vous avez des doutes sur certaines transactions, vous pouvez conserver ces relevés pendant une période plus longue.
Il existe différents types de documents qui doivent être conservés pendant 7 ans :
-Dossiers d’emploi (tels que les candidatures, les CV, les évaluations de performance, etc.)
-Dossiers d’avantages sociaux (tels que l’assurance maladie, le plan 401k, etc.)
-Dossiers de paie (tels que les feuilles de présence, les talons de chèque, etc.)
-Dossiers EEEO (tels que tout document relatif aux pratiques d’égalité des chances)
L’IRS dispose d’un délai de prescription de 10 ans pour le recouvrement des impôts. Toutefois, cela ne signifie pas que l’IRS ne peut pas vous poursuivre après 7 ans. Le délai de prescription est la période pendant laquelle l’IRS peut recouvrer les impôts. Après l’expiration du délai de prescription, l’IRS ne peut plus vous réclamer d’impôts. Toutefois, le délai de prescription n’empêche pas l’IRS de vous contrôler.