L’art de la communication téléphonique professionnelle
Alors que la technologie continue de se développer et d’évoluer, l’utilisation du téléphone comme principal moyen de communication est devenue plus populaire que jamais. Dans cette optique, il est essentiel que les personnes qui s’engagent dans des conversations professionnelles par téléphone comprennent les bases d’une étiquette téléphonique correcte.
Saluer et se présenter correctement : Lorsque vous commencez un appel téléphonique, présentez-vous et indiquez la raison de votre appel. Veillez à utiliser un ton poli et professionnel.
2. Adopter un ton approprié : Le ton de votre voix peut affecter de manière significative la façon dont votre interlocuteur reçoit votre message. Parlez clairement et utilisez un langage approprié.
Écoutez et parlez clairement : Il est important de prêter attention aux paroles de l’autre personne et de s’assurer de répondre à ses questions. Parlez lentement et clairement, et ne parlez pas trop vite ou trop fort.
Maintenez la pertinence de la conversation : Évitez de vous écarter du sujet et gardez la conversation sur le sujet. N’essayez pas de prolonger la conversation au-delà de ce qui est nécessaire.
5. S’abstenir d’interrompre : Permettez à l’autre personne de terminer ses pensées sans l’interrompre. Attendez qu’il ait fini de parler avant de répondre.
6. Conclure l’appel de manière professionnelle : Terminez l’appel de manière polie et professionnelle. Remerciez votre interlocuteur pour le temps qu’il vous a consacré et faites-lui savoir quand vous comptez assurer le suivi.
7. Suivi de l’appel : Assurez-vous de faire un suivi avec l’autre personne après l’appel, en envoyant un courriel ou une lettre.
8. être préparé avant de passer des appels : Il est important d’être préparé avant de passer un appel. Ayez tout le matériel nécessaire à portée de main et assurez-vous de revoir l’objectif de l’appel à l’avance.
9. Minimiser les distractions pendant un appel : Réduisez au minimum les distractions lorsque vous êtes au téléphone. Éteignez les bruits de fond et concentrez-vous sur le sujet de la conversation.
En suivant ces simples conseils, vous pouvez vous assurer que vos appels téléphoniques professionnels sont effectués de manière professionnelle et courtoise. L’établissement d’une bonne étiquette téléphonique peut contribuer à garantir l’efficacité et la réussite de toutes vos conversations.
Il y a quelques éléments clés à garder à l’esprit en ce qui concerne l’étiquette téléphonique sur le lieu de travail :
Répondez toujours au téléphone de manière professionnelle, même si vous ne faites que répondre aux appels d’une autre personne. Cela signifie que vous devez utiliser une voix claire et amicale et vous présenter tout de suite, ainsi que l’entreprise.
2. Prenez le temps d’écouter l’appelant et de comprendre ses besoins. Cela peut nécessiter de poser quelques questions, mais c’est important pour s’assurer que vous fournissez le meilleur service possible.
Soyez patient et courtois, même si votre interlocuteur est en colère ou contrarié. C’est l’occasion de désamorcer la situation et de transformer une expérience négative en une expérience positive.
Évitez de mettre l’appelant en attente pendant de longues périodes et, si vous devez le faire, assurez-vous de revenir fréquemment pour lui faire savoir que vous êtes toujours là.
5. Lorsque vous avez terminé l’appel, veillez à remercier l’appelant pour le temps qu’il vous a consacré.
1. Soyez professionnel. Cela signifie avoir une attitude positive, s’habiller de manière appropriée et être respectueux envers les autres.
2. être ponctuel. Cela signifie arriver à l’heure aux réunions et aux rendez-vous.
3.
3. être organisé. Cela signifie avoir un espace de travail bien organisé et être capable de trouver les choses quand vous en avez besoin.
4. être efficace. Cela signifie que vous utilisez votre temps à bon escient et que vous ne perdez pas de temps sur des tâches qui ne sont pas importantes.
5. soyez poli. Cela signifie utiliser les mots « s’il vous plaît » et « merci », être patient avec les autres et ne pas interrompre quelqu’un qui parle.
1. Soyez prévenant et limitez l’utilisation de votre téléphone portable dans les lieux publics.
2.
Si vous devez prendre un appel dans un lieu public, assurez-vous de vous éloigner des autres afin de ne pas les déranger.
Évitez d’utiliser votre téléphone cellulaire dans des endroits où il pourrait être dérangeant, comme dans les restaurants, les théâtres ou pendant les services religieux.
Soyez attentif au volume de votre voix lorsque vous parlez au téléphone portable.
Soyez respectueux de la vie privée des autres et n’utilisez pas votre téléphone portable pour prendre des photos ou des vidéos sans leur permission.
6. soyez prudent lorsque vous utilisez votre téléphone portable en conduisant.
Lorsque vous passez ou recevez un appel téléphonique, il y a quelques règles d’étiquette de base à respecter afin d’être poli et professionnel.
Si vous recevez l’appel, répondez au téléphone dans les trois sonneries si possible, et identifiez-vous immédiatement ainsi que votre entreprise. Si vous ne pouvez pas répondre au téléphone, assurez-vous d’avoir un message vocal clair et concis, et veillez à consulter régulièrement les messages.
Lorsque vous passez un appel téléphonique, présentez-vous toujours, ainsi que votre entreprise, et indiquez la raison de votre appel. Respectez le temps de votre interlocuteur et essayez d’avoir une conversation aussi brève que possible.
En général, parler lentement et clairement, et éviter les distractions, vous aidera à avoir une conversation téléphonique polie et professionnelle.