1. Présentation du rôle du secrétaire
Le secrétaire est un membre crucial de tout conseil d’administration. Il est chargé de veiller à ce que le conseil fonctionne de manière efficace, effective et conforme à la loi. Le secrétaire est le principal point de contact pour les membres du conseil et les parties prenantes externes du conseil. Il a le devoir de s’assurer que le conseil d’administration est bien informé de ses responsabilités et qu’il est en mesure d’agir dans le meilleur intérêt de l’entreprise ou de l’organisation.
2. Travailler avec les membres du conseil
Le secrétaire est chargé d’assurer la liaison avec les membres du conseil et de contribuer à l’efficacité des réunions du conseil. Il doit notamment fournir aux membres du conseil des informations sur les activités du conseil et sur tout changement survenu depuis la dernière réunion. Le secrétaire est également chargé de s’assurer que les membres du conseil sont conscients de leurs rôles et de leurs responsabilités, et de gérer tout conflit d’intérêts qui pourrait survenir pendant les réunions du conseil.
Le secrétaire doit connaître les exigences légales du conseil d’administration et s’assurer que le conseil est en conformité avec les lois et règlements pertinents. Le secrétaire doit également examiner et mettre à jour les politiques et procédures du conseil afin de s’assurer qu’elles restent à jour et conformes aux objectifs du conseil.
Le secrétaire est responsable de la tenue de dossiers précis sur les activités et les décisions du conseil. Cela comprend la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil, le classement des ordres du jour et des résolutions des réunions, et le suivi des présences. Le secrétaire doit également s’assurer que tous les dossiers sont conservés dans un endroit sûr et sont accessibles aux membres du conseil.
Le secrétaire est responsable de la planification des réunions du conseil conformément aux règlements du conseil. Cela comprend la réservation d’un lieu approprié pour la réunion, la notification aux membres du conseil de l’heure et de la date de la réunion, et l’assurance que tous les documents nécessaires sont préparés et disponibles pour la réunion.
6. Préparer l’ordre du jour des réunions
Le secrétaire est chargé de préparer l’ordre du jour de chaque réunion du conseil. L’ordre du jour doit inclure les sujets de discussion et toutes les questions qui doivent être abordées. L’ordre du jour doit également prévoir suffisamment de temps pour que les membres du conseil puissent faire le point sur leurs rôles et responsabilités respectifs.
7. Rédaction du procès-verbal de la réunion
Le secrétaire est chargé de rédiger un procès-verbal précis et complet de chaque réunion du conseil. Le procès-verbal doit inclure une liste de tous les sujets discutés, de toutes les décisions prises et de tous les points d’action qui doivent être traités. Le procès-verbal doit être distribué à tous les membres du conseil une fois terminé.
8. Agir en tant que liaison
Le secrétaire est chargé d’agir en tant que principal point de contact entre le conseil et les parties prenantes externes. Il doit notamment communiquer avec les actionnaires, répondre aux demandes des médias et fournir des informations aux investisseurs potentiels. Le secrétaire doit également faire preuve d’un comportement professionnel et respecter le code de conduite du conseil.
Le secrétaire d’un conseil d’administration a de nombreuses responsabilités importantes. Qu’il s’agisse de veiller au respect de la législation ou de rédiger les procès-verbaux des réunions, le secrétaire joue un rôle essentiel dans le fonctionnement du conseil d’administration et doit être prêt à assumer une grande variété de tâches. Le secrétaire doit être organisé, communicatif et familier avec les politiques et les procédures du conseil d’administration afin de s’assurer que le conseil fonctionne de manière efficace et efficiente.
Le secrétaire a un certain nombre de pouvoirs, de devoirs et de responsabilités, notamment :
-Assurer l’exactitude et l’exhaustivité des procès-verbaux des réunions ;
-Maintenir le sceau de l’entreprise et les autres registres de l’entreprise ;
-Préparer et classer les documents requis de l’entreprise ;
-Aviser les réunions ;
-Collecter et distribuer les documents de réunion ;
-Préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions ; et
-Exercer d’autres fonctions assignées par le conseil d’administration.
Cela dépend de l’organisation. Dans certaines organisations, le secrétaire est membre du conseil d’administration. Dans d’autres, le secrétaire n’est pas membre du conseil exécutif, mais il rend compte au conseil.
Le secrétaire d’une organisation à but non lucratif est responsable de diverses tâches administratives, notamment de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, de la tenue des registres de l’organisation et du dépôt des rapports annuels auprès de l’État. Le secrétaire peut également être chargé de coordonner les bénévoles et de s’occuper de la correspondance.
Les cinq fonctions d’un secrétaire sont :
1. Organiser et maintenir les dossiers
2. Fixer les rendez-vous et gérer les calendriers
3. Coordonner les déplacements
4. Prendre et transcrire les procès-verbaux
5. Aider aux projets spéciaux
Les cinq principales fonctions d’un secrétaire d’entreprise pendant les réunions du conseil d’administration sont les suivantes :
1. Prendre et distribuer le procès-verbal de la réunion ;
2. S’assurer que tous les points nécessaires de l’ordre du jour sont couverts et que la réunion se déroule efficacement ;
3. Assurer la liaison avec les actionnaires et les autres parties intéressées ;
4. Fournir un soutien administratif au conseil d’administration ;
5. Agir comme une caisse de résonance pour les membres du conseil sur les questions de gouvernance et de conformité.