Introduction aux comptes de petite caisse dans QuickBooks
Les comptes de petite caisse sont de petits montants d’argent en main pour des dépenses mineures. Pour les entreprises qui démarrent, avoir une petite caisse permet de suivre les petites dépenses et d’éviter les déplacements fréquents à la banque. Avec QuickBooks, vous pouvez facilement mettre en place un compte de petite caisse et le gérer en toute simplicité.
Création d’un compte de petite caisse
Avant de pouvoir commencer à suivre les dépenses de petite caisse, vous devez créer un compte de petite caisse dans QuickBooks. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet comptabilité et sélectionner « ajouter un nouveau compte ». De là, vous devrez sélectionner « autres actifs courants » et sélectionner « petite caisse » comme type de compte. Cela créera un nouveau compte de petite caisse dans QuickBooks et vous êtes maintenant prêt à commencer à suivre les dépenses de petite caisse.
Une fois que vous avez créé le compte de petite caisse, vous devez établir un budget. Cela vous permettra de savoir combien d’argent se trouve dans la petite caisse et combien vous pouvez dépenser pour certains articles. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Budget » et sélectionner « Ajouter un nouveau budget ». De là, vous devrez sélectionner « petite caisse » comme type de budget et entrer le montant d’argent que vous voulez budgétiser pour les dépenses de petite caisse.
Enregistrement des transactions de petite caisse dans QuickBooks
Une fois que vous avez établi un budget pour les dépenses de petite caisse, vous devrez commencer à enregistrer les transactions dans QuickBooks. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet banque et sélectionner « entrer les transactions ». De là, vous devrez sélectionner « petite caisse » comme type de compte et saisir le montant dépensé et la description de ce à quoi il a été consacré. Cela vous aidera à garder une trace de toutes vos dépenses de petite caisse.
Rapprochement des comptes de petite caisse
Le rapprochement de vos comptes de petite caisse est une étape importante de la gestion de votre petite caisse. Ce processus consiste à vérifier que le montant d’argent dans le compte correspond au montant d’argent qui est rapporté dans QuickBooks. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet rapprochement et sélectionner « rapprocher les comptes ». De là, vous devrez sélectionner « petite caisse » comme type de compte et entrer le montant d’argent dans le compte. QuickBooks comparera ensuite ce montant au montant rapporté dans le système, et s’il y a une divergence, il fournira un rapport que vous pourrez examiner.
Mise en place de procédures de remboursement de la petite caisse
Une fois que vous avez rapproché vos comptes de petite caisse, vous devrez mettre en place des procédures pour rembourser les employés qui ont utilisé la petite caisse. Pour ce faire, vous devez aller dans l’onglet « Paie » et sélectionner « Configurer les détails du remboursement ». De là, vous devrez sélectionner « petite caisse » comme type de remboursement et entrer le montant que vous rembourserez pour chaque dépense de petite caisse. Cela vous aidera à garder la trace de tous vos remboursements de petite caisse.
Gestion des rapports de petite caisse dans QuickBooks
Une fois que vous aurez mis en place les procédures de remboursement, vous devrez commencer à gérer les rapports de petite caisse dans QuickBooks. Pour ce faire, vous devrez aller dans l’onglet des rapports et sélectionner « petite caisse ». De là, vous pourrez visualiser vos dépenses et remboursements de petite caisse, et vous pourrez également générer des rapports pour vous aider à mieux gérer votre petite caisse.
Conseils pour une gestion efficace de la petite caisse
La gestion de la petite caisse peut être une tâche difficile, mais avec les bons conseils et astuces, vous pouvez garder vos comptes de petite caisse organisés et en bon état. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer efficacement votre petite caisse :
– Faites toujours un rapprochement régulier de vos comptes de petite caisse pour en assurer l’exactitude.
– Établissez un budget pour vos dépenses de petite caisse et respectez-le.
– Créez des procédures de remboursement pour les employés qui utilisent la petite caisse.
– Générez des rapports dans QuickBooks pour vous aider à mieux gérer votre petite caisse.
– Faites un suivi attentif de vos dépenses de petite caisse pour éviter tout écart.
Conclusion
La mise en place d’une petite caisse à l’aide de QuickBooks est un excellent moyen de gérer les petites dépenses et de suivre l’évolution de vos finances. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez facilement mettre en place et gérer un compte de petite caisse dans QuickBooks. Avec les bons conseils et astuces, vous pouvez garder vos comptes de petite caisse organisés et en bon état.
Nom de l’article : A Comprehensive Guide to Setting Up a Petty Cash System Using QuickBooks
La petite caisse est classée dans la catégorie « Autres actifs courants » dans QuickBooks.
Il existe plusieurs façons de classer la petite caisse dans QuickBooks Desktop, selon la manière dont vous souhaitez la suivre. Vous pouvez créer un compte bancaire distinct pour la petite caisse, ou un compte de dépenses distinct. Vous pouvez aussi simplement créer un poste distinct pour la petite caisse dans votre plan comptable.
Si vous souhaitez suivre la petite caisse séparément de vos autres comptes bancaires, vous pouvez créer un nouveau compte bancaire pour elle dans QuickBooks. Pour ce faire, allez dans le menu Société et sélectionnez Plan comptable. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau et sélectionnez Banque. Entrez le nom et le numéro du compte, puis sélectionnez Petite caisse dans le menu déroulant Type de compte.
Si vous souhaitez suivre la petite caisse comme une dépense, vous pouvez créer un nouveau compte de dépenses dans QuickBooks. Pour ce faire, allez dans le menu Société et sélectionnez Plan comptable. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau et sélectionnez Dépenses. Entrez le nom et le numéro du compte, puis sélectionnez Petite caisse dans le menu déroulant Type de compte.
Vous pouvez aussi simplement créer un poste distinct pour la petite caisse dans votre plan comptable. Pour ce faire, allez dans le menu Société et sélectionnez Plan comptable. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau et sélectionnez Autres types de comptes. Entrez le nom et le numéro du compte, puis sélectionnez Petite caisse dans le menu déroulant Type de compte.