L’étape la plus importante dans la gestion d’un système de cartes d’achat d’entreprise est l’établissement d’une politique claire qui décrit les règlements et les directives d’utilisation des cartes. Cette politique doit indiquer qui est responsable de l’approbation des achats, quels types d’achats sont autorisés, les limites de dépenses acceptables et toute autre restriction. En ayant une politique claire, il est plus facile d’auditer et de surveiller le système pour s’assurer qu’il est utilisé de manière appropriée.
Aucun achat par carte d’approvisionnement ne doit être effectué sans approbation préalable. Il est donc important de mettre en place un processus d’approbation qui inclut la direction générale et l’équipe financière. Ce processus d’approbation doit être documenté et communiqué à tous les utilisateurs des cartes.
Il est important de fournir une formation aux employés qui veulent utiliser les cartes. La formation doit couvrir la politique relative aux cartes d’achat, le processus d’approbation et la manière d’utiliser correctement les cartes. Elle doit également comprendre un examen de la documentation appropriée qui doit être fournie pour chaque achat.
La formation doit couvrir la politique de la carte d’achat, le processus d’approbation et la façon d’utiliser correctement les cartes. Cela permettra de s’assurer qu’il n’y a pas de dépenses excessives sur les cartes, ce qui peut entraîner des pertes financières pour l’entreprise.
Il est important d’auditer régulièrement le système de cartes d’achat pour s’assurer que tous les achats sont conformes à la politique, que le processus d’approbation est suivi et que les limites de dépenses sont respectées. Les audits doivent être effectués régulièrement pour détecter tout problème potentiel.
La création de rapports détaillés sur l’utilisation des cartes d’achat aidera à identifier tout problème ou question potentielle. Les rapports devraient inclure les types d’achats qui ont été effectués, le montant dépensé, et qui a approuvé les achats.
Si une non-conformité est constatée lors d’un audit, il est important de prendre les mesures appropriées. Les employés doivent être informés de la violation et des mesures disciplinaires peuvent devoir être prises.
Il est important de surveiller le système de cartes d’achat et d’y apporter les ajustements nécessaires. Cela peut inclure la mise à jour de la politique, la modification des limites de dépenses et l’ajustement du processus d’approbation.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent s’assurer que leur système de cartes d’achat fonctionne de manière fluide et efficace. Avec une politique claire et des audits réguliers, les entreprises peuvent optimiser leur système de cartes d’achat et minimiser les risques d’abus.
L’audit des cartes est un processus utilisé pour vérifier l’exactitude des entrées des cartes de pointage des employés. Cette vérification peut être effectuée manuellement ou à l’aide d’un logiciel de gestion des cartes de pointage. Le processus d’audit consiste généralement à comparer les entrées de la carte de pointage au programme de travail des employés, aux enregistrements de la pointeuse et/ou à d’autres documents.
La première étape consiste à analyser les processus et procédures d’achat de votre organisation. Cela vous aidera à identifier les domaines potentiels d’amélioration.
Ensuite, vous devrez sélectionner un échantillon de transactions d’achat à examiner. Cet échantillon doit être représentatif de tous les types d’achats effectués par votre organisation.
Une fois que vous aurez sélectionné un échantillon de transactions, vous devrez examiner la documentation de chacune d’entre elles. Cette documentation doit comprendre des bons de commande, des factures et des reçus.
Enfin, vous voudrez comparer la documentation aux biens ou services réellement reçus. Cela vous aidera à identifier toute divergence entre ce qui a été commandé et ce qui a été reçu.
Il y a plusieurs façons différentes d’auditer le service des achats :
1. Examinez les politiques et procédures d’achat : Assurez-vous que le service des achats respecte toutes les politiques et procédures de l’entreprise. Il s’agit notamment d’examiner comment les demandes d’achat sont approuvées, comment les appels d’offres sont lancés et attribués, et comment les contrats sont exécutés et suivis.
2. Examiner les dossiers d’achat : Examiner les dossiers du service pour s’assurer que tous les achats sont correctement documentés et autorisés. Cela comprend l’examen des demandes, des bons de commande, des factures et des reçus.
3. Examiner les contrats des fournisseurs : Assurez-vous que le service obtient les meilleures conditions possibles auprès des fournisseurs en examinant les contrats en place. Cela inclut l’examen des prix, des conditions de livraison et de toute autre condition spéciale.
Examinez les performances des fournisseurs : Assurez-vous que le service surveille la performance des fournisseurs et prend des mesures si nécessaire. Cela comprend l’examen des rapports de performance des fournisseurs, le suivi des mesures de qualité des fournisseurs et l’examen des plaintes des fournisseurs.
5. Examiner les contrôles internes : S’assurer que le service a mis en place des contrôles internes adéquats pour prévenir la fraude et le gaspillage. Il s’agit notamment d’examiner la séparation des tâches, le processus d’approbation des achats et le suivi des bons de commande et des factures.
Une carte d’achat d’entreprise est une carte de crédit délivrée à un employé par son employeur. La carte peut être utilisée pour les dépenses professionnelles, telles que les voyages et les fournitures de bureau. L’employeur est responsable du paiement de la facture, et l’employé reçoit chaque mois un relevé détaillant ses dépenses.