Choisir le bon type de classeur
Lorsqu’il s’agit d’organiser vos documents et votre paperasse, le bon classeur est indispensable. Il existe plusieurs types de classeurs, des classeurs verticaux aux classeurs latéraux, etc. Tenez compte de l’espace dont vous disposez, de la taille des documents que vous devez stocker et de tout autre besoin avant de faire votre choix.
L’organisation des documents que vous devez classer dans votre armoire est une étape clé pour avoir une armoire de classement qui fonctionne pour vous. Commencez par classer les documents par ordre alphabétique dans chaque catégorie, puis classez les documents qui sont liés. Envisagez également un code couleur pour faciliter le repérage des documents.
Les documents actifs sont des documents que vous utilisez fréquemment et auxquels vous devez accéder rapidement. Veillez à les placer dans un endroit facilement accessible de votre classeur, par exemple dans le tiroir du haut. Lors du classement, désignez un emplacement spécifique pour chaque document afin qu’il soit facile à trouver.
Utilisez des étiquettes et des onglets
L’utilisation d’étiquettes et d’onglets pour identifier les documents vous aidera à les retrouver rapidement en cas de besoin. Placez les étiquettes sur le dos de la chemise et utilisez des onglets de couleur pour différencier davantage les documents.
Rangement des documents périmés
Les documents périmés doivent être rangés dans une zone du classeur qui est moins accessible. Envisagez d’archiver les documents dont vous n’avez plus besoin, ou si vous devez les stocker, placez-les dans une boîte ou un dossier étiqueté au fond du classeur.
Lorsque vous triez vos documents, prenez le temps d’évaluer ceux qui ne sont plus nécessaires. Purgez ces documents pour éviter que votre classeur ne soit trop encombré.
Ne laissez pas votre armoire de classement devenir à nouveau désorganisée. Établissez un calendrier d’entretien pour que votre armoire de classement reste organisée. Cela peut être aussi simple que de le parcourir chaque semaine ou chaque mois et de classer tous les documents qui ont été ajoutés.
Si les classeurs sont parfaits pour le stockage des documents, vous pouvez également envisager d’utiliser le stockage électronique pour certains documents. Cela vous permettra de gagner de l’espace et de faciliter l’accès aux documents.
En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre armoire de classement est organisée et efficace. En prenant le temps de configurer votre armoire de classement de la manière qui vous convient le mieux, vous pourrez retrouver et classer vos documents rapidement et facilement.
Les trois principaux types de méthodes de classement sont les méthodes alphanumériques, numériques et géographiques.
Le classement alphanumérique est le type de classement le plus courant. Dans ce système, les dossiers sont organisés en utilisant une combinaison de lettres et de chiffres. Cette méthode peut être utilisée pour organiser les dossiers par sujet, par date ou par toute autre combinaison d’informations.
Le classement numérique est un système dans lequel les dossiers sont organisés en utilisant uniquement des chiffres. Cette méthode est souvent utilisée pour organiser les dossiers par date, mais peut également être utilisée pour organiser les dossiers par sujet ou toute autre combinaison d’informations.
Le classement géographique est un système dans lequel les dossiers sont organisés en utilisant des informations géographiques. Cette méthode est souvent utilisée pour organiser les fichiers par lieu, mais elle peut également être utilisée pour organiser les fichiers par sujet ou toute autre combinaison d’informations.
Il existe plusieurs façons d’organiser les dossiers dans une armoire à dossiers. L’une d’elles consiste à utiliser des dossiers suspendus. Les dossiers suspendus sont des dossiers dotés d’une languette métallique sur le dessus qui permet de les suspendre au tiroir du classeur. Une autre façon d’organiser les dossiers dans une armoire à dossiers est d’utiliser des chemises manille. Les chemises manille sont placées dans le tiroir du classeur et peuvent être étiquetées à l’extérieur avec une étiquette de dossier.
Les cinq catégories de classement de base sont :
1. Dossiers financiers
2. Dossiers du personnel
3. Dossiers juridiques
4. Dossiers de marketing et de vente
5. Dossiers d’exploitation
Il existe quatre méthodes de classement :
Le système de classement linéaire ou droit
2. Le système de classement par groupe ou cluster
3. le système de classement alphabétique
4. le système de classement numérique
Il existe cinq techniques courantes de traitement des fichiers :
1. le traitement par lots : Il s’agit de la forme la plus élémentaire de traitement de fichiers, qui consiste simplement à traiter un fichier ou un groupe de fichiers comme une seule unité. Cette opération peut être effectuée manuellement ou à l’aide d’outils d’automatisation simples.
2. Le traitement séquentiel : Cette technique traite les fichiers dans un ordre spécifique, souvent en fonction de leur date de création ou de leur dernière modification. Cela peut être utilisé pour s’assurer que les fichiers critiques sont traités en premier, ou pour s’assurer que les fichiers sont traités dans l’ordre où ils doivent l’être.
3. Traitement par accès aléatoire : Cette technique permet de traiter les fichiers dans n’importe quel ordre, indépendamment de la date de leur création ou de leur dernière modification. Cela peut être utile lorsque les fichiers doivent être traités le plus rapidement possible, ou lorsque l’ordre de traitement n’est pas important.
4. le traitement par accès direct : Cette technique permet de traiter les fichiers directement, sans avoir à passer par une étape intermédiaire. Elle peut être utile lorsque la vitesse est critique, ou pour traiter un petit nombre de fichiers.
5. le traitement par accès indexé : Cette technique utilise un index pour localiser rapidement les fichiers qui doivent être traités. Cela peut être utile pour traiter un grand nombre de fichiers ou lorsque l’ordre de traitement n’est pas important.