Percer les mystères des audits de nuit des hôtels
Les audits de nuit des hôtels sont essentiels pour garantir l’exactitude du processus de comptabilité et de tenue des comptes. Mais de nombreux professionnels de l’hôtellerie ne comprennent pas la complexité du processus d’audit de nuit et de ses différentes composantes. Dans cet article, nous allons décomposer les composantes d’un audit de nuit et expliquer comment mener correctement un audit de nuit du début à la fin.
Préparation de l’audit de nuit : La première étape d’un audit de nuit consiste à vérifier si le système comptable de l’hôtel présente des anomalies. Il s’agit notamment de vérifier que toutes les transactions ont été correctement enregistrées et que le registre des clients est équilibré. De plus, assurez-vous que toutes les réservations et annulations ont été traitées avec précision.
2. Définir le processus d’audit de nuit : Un audit de nuit est une série de procédures qui sont menées avant et après la fin de chaque jour ouvrable. Il s’agit notamment de s’assurer que le système comptable de l’hôtel est à jour et que toutes les transactions ont été correctement enregistrées.
3. Enregistrement des recettes et des dépenses : Pendant le processus d’audit de nuit, le personnel de l’hôtel doit s’assurer que tous les revenus et toutes les dépenses sont correctement enregistrés. Cela inclut la saisie de tous les paiements, dépôts, remboursements et autres transactions qui ont eu lieu pendant la journée.
Mise à jour du statut des chambres : Les hôtels doivent également prendre le temps de mettre à jour le statut de chaque chambre de la propriété. Il s’agit notamment d’attribuer le bon tarif à chaque client et de s’assurer que tout changement d’occupation est correctement documenté.
5. Liste de contrôle des procédures d’audit de nuit : Avant de commencer le processus d’audit de nuit, il est important de disposer d’une liste de contrôle de toutes les procédures à accomplir. Cette liste de contrôle doit inclure toutes les étapes du processus d’audit de nuit et doit être examinée avant de commencer l’audit.
Équilibrer le grand livre des clients : Une fois que toutes les transactions ont été enregistrées, l’étape suivante consiste à équilibrer le grand livre des clients. Il s’agit de vérifier que tous les paiements, dépôts et remboursements ont été correctement comptabilisés et que le montant total du registre des clients correspond au montant total des paiements reçus.
7. Comptabilisation des charges et des crédits : Après avoir équilibré le grand livre des clients, le personnel de l’hôtel doit comptabiliser tous les frais ou crédits qui ont été appliqués aux comptes des clients. Cela inclut l’enregistrement de tout changement de tarif de chambre, de toute remise ou de tout frais supplémentaire.
8. Génération de rapports : Une fois que toutes les procédures d’audit de nuit ont été effectuées, il est temps de générer les rapports nécessaires. Cela comprend la génération d’un rapport de synthèse quotidien, d’un rapport financier et d’un rapport de ventes.
9. Terminer l’audit de nuit : La dernière étape du processus d’audit de nuit consiste à clôturer correctement l’audit. Il s’agit de vérifier que toutes les transactions ont été correctement enregistrées et que le livre des clients est équilibré. De plus, le personnel de l’hôtel doit s’assurer que tous les rapports ont été générés et que toutes les divergences ont été traitées.
En suivant ces étapes, le personnel de l’hôtel peut s’assurer que le processus de vérification de nuit est mené correctement et avec précision. En prenant le temps de comprendre le processus d’audit de nuit, les professionnels de l’hôtellerie seront en mesure de mieux servir leurs clients et de tenir des registres précis.
Les cinq activités du processus d’audit de nuit sont les suivantes :
1. Vérifier l’exactitude de la réception
2. Balancer les livres
3. Envoyer les factures
4. Déposer les paiements
5. Générer des rapports
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les hôtels vérifient les comptes la nuit. Tout d’abord, cela permet à l’hôtel de se faire une idée précise de ce qui s’est passé pendant la journée sans que les membres du personnel soient présents. Cela permet de réaliser un audit plus précis. Deuxièmement, cela permet à l’hôtel de détecter toute anomalie qui aurait pu se produire pendant la journée. Cela est particulièrement important pour des éléments tels que les frais de chambre et les ventes de nourriture et de boissons. Enfin, cela permet à l’hôtel de s’assurer que tous les documents nécessaires ont été remplis pour la journée. Cela inclut les cartes d’enregistrement des clients et les reçus de cartes de crédit.
Il y a quatre étapes dans le processus d’audit de nuit :
1. Examen des transactions de la journée et enregistrement dans le journal d’audit de nuit
2. Comptabiliser les entrées du journal d’audit de nuit dans le livre des clients
3. Préparer une balance de vérification du livre des clients
4. Préparer le rapport d’audit de nuit
Le processus d’audit de nuit est une procédure qui est menée à la fin de chaque journée pour s’assurer que les transactions de la journée ont été correctement enregistrées et que les livres sont équilibrés. Ce processus est généralement effectué par le personnel comptable de l’hôtel.
La première étape du processus d’audit de nuit consiste à examiner les transactions de la journée et à s’assurer qu’elles ont toutes été correctement enregistrées. Cela inclut l’examen des ventes, des recettes et des dépenses de la journée.
Ensuite, les transactions de la journée sont rapprochées des livres de l’hôtel. Cela permet de s’assurer que les livres sont équilibrés et que toutes les transactions ont été comptabilisées.
Enfin, le processus d’audit de nuit se termine par la préparation d’un rapport qui résume l’activité financière de la journée. Ce rapport est généralement utilisé par la direction de l’hôtel pour s’assurer que l’hôtel fonctionne bien et pour prendre des décisions concernant l’activité financière future.