La préparation de votre déclaration de frais professionnels commence par le suivi et la compréhension de vos frais professionnels. Le fait de connaître le type de dépenses engagées par votre entreprise et le moment où elles se produisent vous aidera à organiser vos données financières sous forme de rapports significatifs. Commencez par consigner chaque dépense, en indiquant la date, le montant et l’objet. Ces données peuvent provenir de relevés bancaires, de cartes de crédit ou de factures. Il peut également être utile de classer les dépenses par type.
Une fois que vous avez identifié et enregistré vos dépenses professionnelles, l’étape suivante consiste à établir un système pour les suivre. Un bon système doit être facile à utiliser et vous permettre d’accéder facilement aux données dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul dans Excel ou utiliser une application de budgétisation comme QuickBooks ou Mint. Quel que soit le système que vous choisissez, assurez-vous qu’il est adapté à votre entreprise et qu’il peut fournir les informations dont vous avez besoin de manière organisée.
Lorsque vous êtes prêt à préparer votre rapport de frais professionnels, vous devez rassembler toutes les pièces justificatives de vos dépenses. Il s’agit de factures, de reçus, de contrats et d’autres formes de preuves. Assurez-vous que tous ces documents sont organisés, à jour et facilement accessibles, afin de ne pas avoir à vous démener pour les retrouver au moment de soumettre le rapport.
Remplissez le formulaire de note de frais
Une fois que vous avez rassemblé vos pièces justificatives, il est temps de remplir le formulaire de note de frais. Ce document comprend généralement des sections pour le type de dépense, le montant, la date et l’objet. Vous devrez également fournir toute information supplémentaire exigée par votre employeur. Par exemple, certaines entreprises peuvent vous demander de joindre des reçus ou des factures au formulaire.
Avant de soumettre la note de frais, prenez le temps de vérifier son exactitude. Assurez-vous que toutes les informations sont à jour et correctes. Si vous avez fait des erreurs, c’est le moment de les corriger. Ne pas le faire peut entraîner des retards de remboursement, voire des pénalités.
Une fois que votre note de frais est complète et exacte, veillez à la soumettre à temps. Selon la politique de votre entreprise, vous pouvez être tenu de soumettre le rapport avant une certaine date ou dans un certain délai après la dépense. Le non-respect de ce délai peut entraîner un retard de remboursement ou d’autres pénalités.
En plus de soumettre votre rapport de dépenses à votre employeur, vous devriez également conserver des copies de tous vos registres de dépenses à des fins fiscales. Tous les documents que vous soumettez à votre employeur peuvent être utilisés pour justifier vos déductions fiscales.
La gestion et le suivi des dépenses professionnelles peuvent être un processus fastidieux. Pour simplifier le processus, envisagez d’investir dans un logiciel de comptabilité. Ce logiciel peut vous aider à organiser et à stocker facilement vos dossiers financiers, ainsi qu’à fournir un aperçu de la santé financière de votre entreprise.
Il existe de nombreuses ressources en ligne pour vous aider à comprendre et à gérer les dépenses de votre entreprise. Par exemple, la Small Business Administration offre des ressources éducatives et des webinaires gratuits pour aider les propriétaires d’entreprise à comprendre les bases de la gestion des dépenses. En profitant de ces ressources, vous pourrez rester organisé et maîtriser vos dépenses professionnelles.
La façon la plus simple de suivre les dépenses d’une entreprise est d’utiliser un logiciel comme QuickBooks ou FreshBooks. Ces logiciels vous permettent de suivre vos dépenses par catégorie, afin que vous puissiez voir exactement où va votre argent. Vous pouvez également configurer des paiements automatiques et des rappels, de sorte que vous n’aurez jamais à vous inquiéter d’oublier de payer une facture.
Il existe plusieurs façons de remplir une note de frais, mais la méthode la plus courante consiste à utiliser une application ou un logiciel de suivi des dépenses. Cela vous permettra de suivre vos dépenses en temps réel, puis de générer un rapport à la fin du mois ou de l’année.
Si vous ne souhaitez pas utiliser d’application ou de logiciel, vous pouvez également suivre vos dépenses manuellement. Pour ce faire, vous devrez conserver les reçus de toutes vos dépenses, puis saisir les informations dans une feuille de calcul. Vous pouvez également utiliser un service comme Expensify pour suivre vos dépenses et générer un rapport.
Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car elle varie en fonction de l’organisation et de ses procédures en matière de notes de frais. Cependant, en règle générale, des reçus sont exigés pour toute dépense remboursée par l’organisation. Il peut s’agir de frais de voyage, de repas, d’hébergement, de transport et de toute autre dépense professionnelle. Les reçus doivent être détaillés et indiquer la date, le vendeur et le montant de la dépense.
Pour être considérée comme une note de frais officielle, la note doit contenir des documents détaillant les dépenses effectuées, la date et le montant des dépenses. Ces documents peuvent prendre la forme de reçus, de factures ou de relevés de carte de crédit. Si un article a été acheté à des fins professionnelles mais a été payé avec des fonds personnels, il faut également joindre des documents montrant que l’entreprise a remboursé l’article.