Créer le message dans Outlook Express : Les messages d’absence du bureau sont un excellent moyen d’informer les contacts d’une absence prochaine. Outlook Express offre un certain nombre de fonctions permettant de rédiger un message efficace et de configurer une réponse automatique. Pour commencer, ouvrez Outlook Express et sélectionnez l’onglet Fichier en haut de la page. À partir de là, sélectionnez l’option Réponses automatiques (absence du bureau).
Spécifier la durée de l’absence : L’étape suivante consiste à spécifier la durée pendant laquelle le message d’absence du bureau doit être actif. De cette façon, les contacts seront informés des dates exactes de l’absence et sauront quand attendre une réponse. Pour ce faire, ajustez les dates et les heures dans les champs correspondants.
Inclure les informations de contact : Les messages d’absence du bureau doivent inclure les coordonnées d’un remplaçant en cas d’urgence. De cette façon, les e-mails importants ne seront pas manqués et les clients pourront être pris en charge en temps voulu. Incluez les coordonnées du remplaçant dans le message, comme son nom et son adresse électronique.
Rédiger un message professionnel : Le message d’absence du bureau doit être rédigé de manière professionnelle, claire et concise. Il doit indiquer la raison de l’absence, les dates de l’absence et les coordonnées d’un remplaçant. Il doit également inclure une signature polie et amicale.
Configuration d’une réponse automatique : Une fois le message rédigé, allez en bas de la page et sélectionnez l’option « répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation ». Cela permettra de s’assurer que les contacts extérieurs à l’organisation reçoivent le message d’absence du bureau.
Inclure des instructions de suivi : Le message d’absence du bureau peut également inclure des instructions de suivi en cas d’urgence. Il peut s’agir d’instructions pour contacter le remplaçant, ou d’un lien vers une page de FAQ. De cette façon, les contacts peuvent facilement trouver ce qu’ils recherchent sans avoir à attendre une réponse.
Choix de paramètres de confidentialité appropriés : Lorsque vous configurez le message d’absence du bureau, veillez à choisir les paramètres de confidentialité appropriés. Cela permettra de s’assurer que le message n’est envoyé qu’aux contacts prévus, et non à tous les membres de l’organisation.
Testez le message : Avant de quitter le bureau, il est important de s’assurer que le message d’absence du bureau fonctionne correctement. Pour ce faire, ouvrez un nouvel e-mail et envoyez un message test à vous-même. Vérifiez que le message est reçu et que la réponse automatique fonctionne comme prévu.
Enfin, n’oubliez pas de désactiver le message lorsque vous retournez au bureau. Les messages d’absence du bureau ne doivent être actifs que pendant les dates et heures spécifiées afin d’éviter toute confusion.