Tirer le meilleur parti de votre système téléphonique d’entreprise
La mise en place d’un système téléphonique d’entreprise professionnel peut être un excellent moyen de s’assurer que le premier point de contact avec vos clients est positif. L’établissement de protocoles d’accueil appropriés est essentiel pour créer une image professionnelle et l’utilisation de fonctions de réception automatisée peut aider à rationaliser le processus. Le traitement des appels entrants en temps voulu est un élément important du service à la clientèle, tout comme le filtrage et la sélection des appels pour une efficacité maximale. La prise de messages efficace est également cruciale, tout comme le transfert des appels vers les services appropriés. Enfin, la mise en place d’un système de messagerie vocale peut faciliter la gestion des demandes de renseignements des clients. En prenant le temps de configurer et de maintenir correctement un système téléphonique d’entreprise, vous pouvez vous assurer que vos clients ont toujours une expérience positive.
Il existe de nombreuses façons de faire preuve d’étiquette au téléphone, mais voici trois des plus importantes :
Parlez clairement et lentement. Cela aidera la personne à l’autre bout du fil à vous comprendre et à éviter les erreurs de communication.
2. Évitez d’utiliser de l’argot ou du jargon. Là encore, cela aidera votre interlocuteur à vous comprendre et évitera les erreurs de communication.
Soyez poli et amical. La personne à l’autre bout du fil sera plus encline à vouloir vous aider et la conversation sera plus agréable dans l’ensemble.
Lorsque vous filtrez un appel, assurez-vous de demander à l’appelant son nom, son entreprise et la raison de son appel. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour décider de prendre ou non l’appel. Si vous ne voulez pas prendre l’appel, vous pouvez simplement remercier l’appelant et dire que vous n’êtes pas intéressé.
Il y a quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous traitez un appel professionnel :
1. soyez professionnel. Cela signifie que vous devez utiliser un ton courtois et respectueux, et éviter toute forme d’argot ou de jargon.
2. soyez clair. Veillez à énoncer vos mots et à parler à un rythme modéré. Vous vous assurerez ainsi que votre message sera compris.
3. soyez organisé. Ayez un objectif pour l’appel et sachez ce que vous voulez dire avant de commencer à parler. La conversation sera ainsi plus fluide et vous éviterez les pauses gênantes.
Soyez prêt à répondre aux questions. Écoutez attentivement ce que dit votre interlocuteur et soyez prêt à fournir des informations ou des précisions si nécessaire.
5. soyez bref. La plupart des appels professionnels doivent être assez brefs, alors essayez d’aller droit au but et de conclure l’appel en temps voulu.
Il y a quelques choses que vous devriez éviter de faire lors d’un appel d’affaires :
1. Ne soyez pas en retard. Cela montre un manque de respect pour votre interlocuteur et peut nuire à votre réputation professionnelle.
2. N’interrompez pas votre interlocuteur. Laissez-le finir de parler avant de commencer à parler.
Ne soyez pas trop familier. Évitez d’utiliser des termes comme « copain » ou « pote » lors d’un appel professionnel.
N’oubliez pas de vous présenter. Assurez-vous que votre interlocuteur sait qui vous êtes et pourquoi vous l’appelez.
5. Ne soyez pas trop vendeur. N’essayez pas de vendre votre produit ou service à votre interlocuteur pendant l’appel. Contentez-vous de lui fournir des informations et laissez-le prendre sa décision.
Il y a quelques facteurs différents à prendre en compte lors de la sélection des appels pour une nouvelle entreprise. Le premier est le nom de l’appelant. Si l’appelant est un client potentiel, vous devez vous assurer que vous avez son nom et ses coordonnées. Si l’appelant est un représentant commercial, vous voudrez vous assurer qu’il n’essaie pas de vous vendre quelque chose qui ne vous intéresse pas. Le deuxième facteur à prendre en compte est le numéro de l’appelant. S’il s’agit d’un client potentiel, vous devez vous assurer que vous avez son numéro pour pouvoir le rappeler. Si l’appelant est un représentant commercial, veillez à ne pas lui donner votre numéro. Le troisième facteur à prendre en compte est l’emplacement de l’appelant. S’il s’agit d’un client potentiel, vous devez vous assurer qu’il se trouve dans votre région afin de pouvoir le rencontrer. Si l’appelant est un représentant commercial, vous voudrez vous assurer qu’il n’appelle pas d’un autre pays. Le quatrième facteur à prendre en compte est la raison pour laquelle l’appelant appelle. Si l’appelant est un client potentiel, vous devez vous assurer qu’il est intéressé par votre produit ou service. Si l’appelant est un représentant commercial, vous voudrez vous assurer qu’il n’essaie pas de vous vendre quelque chose qui ne vous intéresse pas.