Avec l’introduction de QuickBooks, le secteur de la comptabilité a été révolutionné. QuickBooks permet aux entreprises de suivre leurs finances d’une manière efficace et organisée. La possibilité de partager les données de ces fichiers avec les comptables est devenue une partie intégrante du processus. Cet article explique les avantages de l’envoi de fichiers QuickBooks par Internet et comment configurer le processus de transfert de fichiers.
1. Aperçu du partage de fichiers QuickBooks
Les fichiers QuickBooks contiennent des informations vitales sur les finances d’une entreprise, il est donc important de partager ces données avec ceux qui en ont besoin. Les comptables sont les principaux destinataires de ces fichiers et ont la possibilité d’y accéder à distance. QuickBooks permet aux entreprises de contrôler qui peut accéder à leurs fichiers et de définir des autorisations d’édition.
2. avantages de l’envoi de fichiers par Internet
Le principal avantage de l’envoi de fichiers QuickBooks par Internet est la rapidité et la commodité. En envoyant des fichiers par Internet, vous pouvez transférer rapidement des fichiers QuickBooks volumineux à votre comptable sans avoir à les envoyer par courrier ou à utiliser une clé USB. Cela vous permet de transmettre les données à votre comptable en temps voulu et en toute sécurité.
3. sécuriser vos données pendant le transfert
Lorsque vous envoyez des fichiers QuickBooks par Internet, il est important de s’assurer que vos données sont sécurisées. La plupart des services QuickBooks proposent des transferts de fichiers cryptés, ce qui signifie que les données sont protégées contre tout accès non autorisé. Cela garantit que vos informations financières restent en sécurité pendant le transfert.
La première étape de l’envoi de fichiers QuickBooks par Internet consiste à configurer le processus de transfert de fichiers. Cela implique la création d’un compte sur le serveur QuickBooks, la définition des autorisations d’accès aux fichiers et le choix du format de fichier pour le transfert. Une fois le processus de configuration terminé, vous pouvez commencer à envoyer des fichiers.
5. Utilisation de QuickBooks File Transfer Connect
QuickBooks File Transfer Connect est un service qui vous permet d’envoyer facilement des fichiers QuickBooks sur Internet. Le service utilise une connexion sécurisée pour garantir que vos données restent en sécurité pendant le transfert. Les fichiers sont compressés afin qu’ils puissent facilement être envoyés sur Internet et arriver rapidement à destination.
6. Compression des fichiers volumineux pour l’envoi
Lorsque vous envoyez des fichiers QuickBooks volumineux par Internet, vous pouvez avoir besoin de les compresser d’abord. Pour ce faire, utilisez un programme de compression de fichiers, tel que WinZip ou 7-Zip. Ces programmes réduisent la taille des fichiers afin qu’ils puissent être envoyés plus rapidement et en toute sécurité sur Internet.
7. Alternatives à l’envoi par Internet
Si vous n’avez pas accès à Internet ou préférez ne pas l’utiliser, il existe d’autres options pour envoyer les fichiers QuickBooks. Vous pouvez envoyer les fichiers par e-mail ou en utilisant une clé USB. Cependant, ces méthodes ne sont pas aussi sûres que l’envoi de fichiers par Internet.
8. Préparation de votre fichier pour le partage
Avant de pouvoir envoyer le fichier QuickBooks par Internet, vous devez le préparer pour le partage. Vous devez notamment vous assurer que toutes les données sont à jour, sauvegarder le fichier et définir les autorisations d’accès au fichier. Une fois que le fichier est prêt, il peut être envoyé au destinataire prévu.
9. Dépannage du partage de fichiers QuickBooks
Si vous rencontrez des problèmes lors de l’envoi de fichiers QuickBooks par Internet, vous pouvez prendre certaines mesures pour résoudre le problème. Il s’agit notamment de vérifier les autorisations du fichier, de s’assurer que la taille du fichier n’est pas trop importante et de vérifier la vitesse de connexion. Si le problème persiste, contactez votre équipe d’assistance QuickBooks pour obtenir de l’aide.
L’utilisation d’Internet pour partager des fichiers QuickBooks avec un comptable est un moyen sûr et efficace de gérer vos finances. En suivant les étapes de cet article, vous pouvez facilement envoyer votre fichier QuickBooks à votre comptable et obtenir les données dont il a besoin en temps voulu.
Il existe plusieurs façons différentes d’envoyer votre fichier QuickBooks à un comptable. La première consiste à exporter votre fichier QuickBooks vers un fichier IIF, puis à envoyer ce fichier IIF par e-mail à votre comptable. La deuxième façon est d’utiliser la fonction QuickBooks Accountant Copy pour créer une copie de votre fichier QuickBooks que vous pouvez ensuite envoyer à votre comptable. La troisième façon est d’utiliser le QuickBooks Web Connector pour vous connecter au fichier QuickBooks de votre comptable et exporter vos données vers son fichier.
Oui, votre comptable peut accéder à votre compte QuickBooks Online si vous lui en donnez l’autorisation. Pour ce faire, vous devrez l’ajouter en tant qu’utilisateur dans votre compte QuickBooks Online et lui attribuer les autorisations appropriées. Une fois qu’il aura été ajouté en tant qu’utilisateur, il pourra se connecter et accéder à votre compte.
Il y a quelques points à garder à l’esprit lorsque vous envoyez un fichier QuickBooks par e-mail :
La limite de taille de fichier pour la plupart des fournisseurs d’e-mail est de 25 Mo, donc assurez-vous que votre fichier QuickBooks est inférieur à cette taille. Si ce n’est pas le cas, vous devrez d’abord compresser le fichier.
Vous devez également vous assurer que le fichier est dans un format qui peut être lu par le destinataire. Le format de fichier QuickBooks le plus courant est .QBW.
Pour envoyer un fichier QuickBooks par e-mail, ouvrez le fichier dans QuickBooks et allez dans Fichier > Envoyer le fichier de la société > Email. 4.
Saisissez l’adresse électronique du destinataire et assurez-vous de cocher la case à côté de « Joindre le fichier ».
5. Cliquez sur Envoyer et votre fichier QuickBooks sera envoyé en pièce jointe.