La séparation des tâches (SdT) est un principe fondamental du contrôle interne qui est utilisé pour s’assurer qu’aucun employé n’a le contrôle des fonctions critiques de l’entreprise. Il s’agit d’un système de contrôles et d’équilibres visant à prévenir la fraude, les erreurs et autres irrégularités en s’assurant qu’aucune personne ne peut commettre de fraude ou d’erreur sans être détectée.
La séparation des tâches permet de s’assurer qu’aucune personne ne peut contrôler un processus opérationnel critique et que toute erreur ou fraude peut être facilement détectée et corrigée. Elle permet également de prévenir les conflits d’intérêts et de réduire le risque de pertes financières et opérationnelles dues à des fraudes ou à des erreurs.
Exemples courants de séparation des tâches
Un exemple courant de séparation des tâches est la séparation des tâches d’un seul employé entre la paie, la comptabilité et l’audit. D’autres exemples incluent la séparation des tâches dans les ressources humaines, les achats et l’informatique.
La séparation des tâches peut être difficile à mettre en œuvre en raison de la complexité de nombreux processus opérationnels. Il peut également être difficile d’atteindre l’équilibre approprié entre la séparation des tâches et l’efficacité.
Les organisations doivent veiller à ce que tous les employés soient conscients de l’importance de la séparation des tâches et s’assurer que les rôles et les responsabilités sont clairement définis. Il est également important de mettre en place un système de suivi et de révision de la séparation des tâches.
Les solutions technologiques telles que les systèmes de dépenses automatisés et les solutions de flux de travail peuvent aider les organisations à mieux gérer et surveiller la séparation des tâches.
Les organisations peuvent être soumises à des exigences réglementaires ou à des normes sectorielles qui les obligent à mettre en œuvre la séparation des tâches.
La séparation des tâches n’est pas un système infaillible, et les organisations doivent être conscientes des limites du système. Par exemple, il est possible qu’une collusion ou une fraude se produise si les mesures appropriées ne sont pas en place.
Un exemple de violation de la séparation des tâches (SdT) serait que la même personne soit responsable à la fois du traitement des factures et de l’approbation des paiements. Cela pourrait entraîner une fraude ou un abus, car cette personne pourrait approuver ses propres factures pour le paiement. Un autre exemple de violation de la séparation des tâches serait que la même personne soit responsable à la fois du rapprochement des relevés bancaires et de la signature des chèques. Cela pourrait conduire à une activité frauduleuse, car la personne pourrait signer des chèques à son nom sans que le relevé bancaire soit rapproché.
La loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été promulguée en 2002 en réponse à un certain nombre de scandales d’entreprises. L’une des dispositions clés de cette loi est la mise en place de contrôles internes stricts sur les rapports financiers. L’une des dispositions clés de la loi est l’établissement de contrôles internes stricts sur les rapports financiers, dont l’obligation pour les entreprises de mettre en place un système pour empêcher tout accès non autorisé aux données financières.
Ce système est connu sous le nom de « séparation des tâches » (SoD). La séparation des tâches exige que différentes personnes soient responsables de différents aspects du processus de reporting financier, afin d’éviter qu’une seule personne n’ait un contrôle trop important sur les données. Par exemple, une personne peut être responsable de la saisie des données financières dans le système, tandis qu’une autre personne peut être responsable de la révision et de l’approbation des données.
La séparation des tâches est un élément essentiel de la conformité à la loi SOX, et les entreprises doivent s’assurer que leur système de séparation des tâches est adéquat et efficace.
Il existe quelques fonctions clés qui doivent être séparées afin d’assurer la conformité, le risque et la gouvernance :
1. Reporting financier
2. Contrôles internes
3. Conformité réglementaire
4. gestion des risques
Les trois règles de la séparation des fonctions sont les suivantes :
1. Les actifs doivent être séparés des passifs.
2. Les activités opérationnelles doivent être séparées des activités non opérationnelles.
3.
3. les documents comptables doivent être séparés des documents non comptables.
Dans SAP, SOD est l’abréviation de « segregation of duties » (séparation des tâches). Il s’agit d’une mesure de sécurité mise en œuvre afin d’éviter la fraude et la corruption. Elle permet de s’assurer qu’aucun individu n’a trop de contrôle sur un processus ou une transaction particulière. Cela réduit le risque d’erreurs et de mauvaise utilisation des ressources de l’entreprise.