Lorsque vous n’êtes pas disponible pour répondre au téléphone, votre répondeur est votre bouée de sauvetage. C’est l’occasion de laisser un message qui laissera une impression durable à votre interlocuteur. Mais que dire ? Face à la multitude d’options, il peut être difficile de choisir un message à la fois professionnel et personnel. Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger un message efficace qui laissera une impression positive à vos interlocuteurs.
Avant de nous pencher sur ce qu’il faut dire sur votre répondeur, il est important de savoir comment prendre un message au téléphone. Lorsque quelqu’un appelle et que la personne qu’il cherche à joindre n’est pas disponible, c’est à vous de prendre le message. Tout d’abord, répondez au téléphone par un message d’accueil professionnel, tel que « Merci d’avoir appelé la société ABC, comment puis-je vous aider ? ». Ensuite, demandez le nom de l’appelant et la raison de son appel. Si l’appelant laisse un message, veillez à obtenir son numéro de téléphone et toute autre information pertinente. Enfin, remerciez l’appelant et faites-lui savoir que vous transmettrez le message au destinataire.
Si vous répondez au téléphone à la réception, il est important d’adopter un ton professionnel et amical. Répondez au téléphone rapidement et avec une formule de bienvenue, telle que « Merci d’avoir appelé la société ABC, comment puis-je vous aider ? » Veillez à parler clairement et à éviter l’argot ou le langage informel. Si l’appelant cherche une personne en particulier, demandez-lui son nom et la raison de son appel. Si la personne n’est pas disponible, proposez-lui de prendre un message et faites-lui savoir que vous le lui transmettrez.
Une fois que vous avez installé votre répondeur, il est important de savoir comment écouter vos messages. La plupart des répondeurs disposent d’un bouton ou d’une option permettant d’écouter vos messages. Veillez à écouter régulièrement vos messages et à y répondre en temps utile. Si vous recevez beaucoup de messages, envisagez de réserver du temps chaque jour pour les écouter et y répondre si nécessaire.
Si vous souhaitez rendre votre boîte vocale plus personnelle, pensez à ajouter un message d’accueil personnel. Il peut s’agir simplement de dire votre nom et de demander à l’appelant de laisser un message. Vous pouvez également ajouter un message amical, tel que « Merci d’avoir appelé, je vous rappellerai dès que possible ». Veillez à ce que votre message reste professionnel et évitez d’utiliser de l’argot ou un langage informel.
Comment rédiger un bon message vocal
Lorsque vous rédigez votre message vocal, veillez à ce qu’il soit court et précis. Indiquez à l’appelant qui il a joint et pourquoi vous n’êtes pas disponible. Si vous prévoyez de vous absenter du bureau pendant une période prolongée, indiquez à l’appelant quand il peut s’attendre à ce que vous soyez de retour. Remerciez l’appelant pour son message et faites-lui savoir que vous le rappellerez dès que possible.
En conclusion, votre répondeur est un outil important pour rester en contact avec vos interlocuteurs. En prenant le temps de rédiger un message professionnel et personnel, vous pouvez laisser une impression durable à vos interlocuteurs et vous assurer de ne jamais manquer un message important.
Pour activer la messagerie vocale sur Android, suivez les étapes suivantes :
1. Ouvrez l’application Téléphone sur votre appareil Android.
2. Appuyez sur l’icône de menu à trois points dans le coin supérieur droit de l’écran.
Sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant.
4. faites défiler vers le bas et sélectionnez « Boîte vocale ».
5. Appuyez sur « Service de messagerie vocale » et sélectionnez votre opérateur.
6. Appuyez sur « Configuration » et suivez les invites pour créer un mot de passe de messagerie vocale et enregistrer un message d’accueil.
7. Une fois la procédure de configuration terminée, votre boîte vocale devrait être activée et prête à l’emploi.