« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées [de façon indélébile] et classées sans discontinuité » (article 18 de la loi n° 83-634 du 13.07.1983).
24 janv. 2019Les employeurs sont tenus de conserver divers dossiers et documents administratifs afin de garantir le respect de la législation et de la réglementation du travail. Ces dossiers servent à enregistrer la relation de travail entre l’employeur et ses employés. Le processus de création d’un dossier administratif peut s’avérer fastidieux, mais il est essentiel pour les employeurs de comprendre les exigences et de s’assurer qu’ils les respectent. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment créer un dossier administratif, quels documents doivent être soumis à l’inspection du travail et comment déposer les dossiers RH.
Quels sont les documents à fournir à l’inspection du travail ?
L’inspection du travail est chargée de veiller à ce que les employeurs respectent la législation et la réglementation du travail. Pour ce faire, les employeurs sont tenus de soumettre plusieurs documents à l’inspection du travail. Ces documents comprennent le contrat de travail, les dossiers des employés, les registres de paie et les cotisations de sécurité sociale. En outre, les employeurs doivent présenter tous les documents relatifs aux risques professionnels, tels que l’évaluation des risques et le plan de prévention.
Les employeurs sont tenus d’établir un plan de prévention décrivant les mesures prises pour prévenir les risques professionnels sur le lieu de travail. Le plan de prévention doit comprendre une évaluation des risques, l’identification des mesures de prévention des risques et un plan de suivi et d’évaluation de l’efficacité des mesures. Le plan doit être communiqué à tous les employés et toute mise à jour ou modification doit être communiquée rapidement.
Comment classer les dossiers RH ?
Les dossiers RH sont un élément essentiel des dossiers administratifs. Ils contiennent divers documents relatifs à la relation de travail, tels que le contrat de travail, les CV, les descriptions de poste et les évaluations des performances. Les dossiers RH doivent rester confidentiels et sécurisés, et leur accès doit être limité au personnel autorisé. Pour classer les dossiers RH, les employeurs peuvent utiliser un système physique ou électronique. Quel que soit le système utilisé, les dossiers doivent être organisés, étiquetés et facilement accessibles.
Comment classer mes dossiers ?
Le classement des dossiers administratifs peut être une tâche décourageante, mais il est essentiel pour les employeurs de rester organisés et de conserver des dossiers exacts. Les employeurs peuvent utiliser un système de classement physique ou électronique, en fonction de leurs préférences et du volume de documents. Lorsqu’ils classent des dossiers administratifs, les employeurs doivent veiller à ce qu’ils soient étiquetés, organisés et conservés dans un endroit sûr. En outre, les employeurs doivent se conformer aux exigences de conservation pour chaque type de document. Par exemple, les fiches de paie doivent être conservées pendant au moins trois ans, tandis que les dossiers des employés doivent être conservés pendant au moins cinq ans après la cessation d’emploi.
En conclusion, la création et la tenue de dossiers administratifs est un aspect crucial de la conformité pour les employeurs. Les employeurs doivent s’assurer qu’ils disposent de tous les documents nécessaires et qu’ils les classent correctement. En comprenant les exigences et en suivant les meilleures pratiques, les employeurs peuvent rester organisés et éviter d’éventuels problèmes juridiques.
Les documents internes de l’entreprise comprennent généralement les politiques et procédures, les contrats de travail, les manuels de l’employé, les évaluations des performances, les dossiers disciplinaires, les dossiers de présence, les dossiers de paie, les informations sur les avantages sociaux et d’autres informations confidentielles ou sensibles liées aux activités de l’entreprise et à ses employés. Ces documents sont utilisés pour gérer et maintenir les affaires internes de l’entreprise et ne sont généralement pas partagés avec des parties externes.