- La fiche individuelle de l’employé ;
- Une copie de sa carte d’identité comme justificatif d’identité (son permis de travail s’il est étranger) ;
- Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer ;
- Une copie de ses diplômes ;
- Une copie de sa carte vitale en cours de validité.
Les dossiers du personnel sont un élément essentiel de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Ils fournissent une vue d’ensemble des antécédents d’un employé au sein de l’entreprise, y compris ses performances professionnelles, les mesures disciplinaires prises et d’autres détails importants. Dans cet article, nous allons examiner de plus près ce que sont les dossiers du personnel, quels sont les documents obligatoires dont les entreprises ont besoin, ce qui doit être inclus dans un dossier d’employé et comment archiver correctement les dossiers du personnel.
Qu’est-ce qu’un dossier personnel ?
Les dossiers du personnel sont un ensemble de documents qui retracent l’historique du travail d’un employé, depuis son embauche jusqu’à son départ de l’entreprise. Ces documents comprennent généralement la demande d’emploi, le curriculum vitae, le contrat de travail, l’évaluation des performances, les mesures disciplinaires, les promotions et d’autres informations pertinentes. Les dossiers du personnel sont confidentiels et ne doivent être accessibles qu’aux personnes autorisées, telles que le personnel des ressources humaines et les directeurs.
Documents obligatoires pour les entreprises
Il existe plusieurs documents obligatoires que les entreprises sont tenues de conserver dans le cadre de leurs dossiers personnels. Il s’agit notamment de la demande d’emploi, du curriculum vitae, de la lettre d’offre, du contrat de travail et de tout autre accord ou contrat signé par l’employé. En outre, les entreprises doivent tenir un registre des salaires, des heures travaillées et des retenues fiscales.
Qu’est-ce qu’un dossier personnel ?
Un dossier personnel est un dossier physique ou numérique qui contient tous les documents relatifs au personnel d’un employé. Ce dossier doit être tenu à jour et exact, et n’être accessible qu’au personnel autorisé. Les dossiers du personnel doivent être conservés dans un endroit sûr afin de protéger la vie privée de l’employé.
Comment archiver les dossiers du personnel
Il est essentiel d’archiver correctement les dossiers du personnel pour s’assurer qu’ils sont en sécurité et facilement accessibles en cas de besoin. Les dossiers du personnel doivent être conservés en lieu sûr, par exemple dans une armoire fermée à clé ou dans un dossier numérique protégé par un mot de passe. Les dossiers doivent être organisés de manière logique, par exemple par nom d’employé ou par date d’embauche. Les dossiers du personnel doivent également être sauvegardés régulièrement afin d’éviter toute perte de données.
Pour créer un bon dossier personnel, il est important d’y inclure tous les documents obligatoires requis par la loi, ainsi que tout document supplémentaire susceptible d’être pertinent pour l’historique de l’emploi de l’employé. Il peut s’agir d’évaluations des performances, de mesures disciplinaires et de dossiers de formation. Il est également important de tenir le dossier à jour et de veiller à ce qu’il soit conservé dans un endroit sûr.
Quels sont les documents à conserver dans le dossier de l’employé ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, les documents obligatoires tels que les demandes d’emploi, les contrats de travail et les déclarations d’impôts à la source doivent être conservés dans le dossier de l’employé. D’autres documents importants doivent également y figurer, tels que les évaluations des performances, les mesures disciplinaires, les relevés de présence et les dossiers de formation ou de certification. Chaque entreprise peut avoir des politiques différentes en ce qui concerne les documents à inclure dans le dossier de l’employé, il est donc important de vérifier les directives spécifiques auprès des RH.
En conclusion, les dossiers du personnel sont une composante essentielle de toute entreprise et doivent être pris au sérieux. En conservant des dossiers précis et à jour, les entreprises peuvent se protéger juridiquement et s’assurer que leurs employés sont traités équitablement. Il est également essentiel d’archiver correctement les dossiers du personnel pour s’assurer qu’ils sont en sécurité et facilement accessibles en cas de besoin. En suivant les meilleures pratiques en matière de création et de tenue des dossiers du personnel, les entreprises peuvent créer un environnement de travail positif pour leurs employés et protéger leurs propres intérêts.