| Modes de classement | Définitions |
|---|---|
| Classement alphabétique | Classement dans l’ordre de succession des lettres de l’alphabet |
| Classement numérique | Classement dans l’ordre de succession des nombres |
| Classement idéologique ou thématique | Classement par sujet ou par thème (par « idée ») |
Le monde des affaires d’aujourd’hui a connu une évolution vers les systèmes de gestion électronique des documents (GED), de nombreuses entreprises ayant adopté l’utilisation de documents électroniques. La GED implique l’utilisation de la technologie pour créer, stocker, gérer et distribuer des documents et des enregistrements sous forme électronique. Cet article aborde les procédures de classement impliquées dans la GED, les avantages de l’utilisation de la GED, les documents électroniques et les inconvénients de l’utilisation du système.
Les procédures de classement dans la GED sont assez simples et directes. La première étape consiste à scanner tous les documents physiques et à les convertir au format électronique. Les documents numérisés peuvent ensuite être classés et indexés en fonction de leur contenu et de leur finalité. Le processus d’indexation consiste à attribuer des mots-clés à chaque document afin de pouvoir le retrouver facilement par la suite.
L’étape suivante consiste à stocker les documents dans un référentiel numérique, auquel le personnel autorisé peut accéder. Le référentiel numérique peut être sur site ou dans le nuage, selon les préférences de l’organisation. Les documents sont accessibles via une interface web, qui permet aux utilisateurs de les rechercher, de les visualiser et de les télécharger.
Les systèmes de GED permettent également de créer des formulaires électroniques, qui peuvent être remplis et soumis par voie électronique. Les formulaires peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de l’organisation et peuvent être intégrés à d’autres systèmes, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Les avantages de l’utilisation de la GED sont nombreux. L’un des plus importants est la réduction de l’espace de stockage physique nécessaire pour les documents. Grâce à la GED, les documents physiques peuvent être numérisés et stockés sous forme numérique, ce qui libère de l’espace qui peut être utilisé à d’autres fins. En outre, la GED permet de retrouver les documents plus rapidement et plus efficacement, car les documents peuvent être recherchés et consultés électroniquement.
La GED améliore également la collaboration et le partage d’informations au sein des organisations. Grâce aux documents électroniques, les documents peuvent être partagés et faire l’objet d’une collaboration en temps réel, quelle que soit la localisation des membres de l’équipe. Cela permet de prendre de meilleures décisions et de répondre plus rapidement aux besoins des clients.
Les documents électroniques désignent tout document ou enregistrement créé, stocké, géré et accessible par voie électronique. Il peut s’agir de courriels, de feuilles de calcul, de documents Word, de fichiers PDF ou de tout autre document créé et stocké au format numérique. Les documents électroniques sont généralement plus sûrs que les documents physiques, car ils peuvent être cryptés et protégés par un mot de passe.
La mise en œuvre d’une solution de GED peut être une entreprise importante, mais les avantages l’emportent sur les coûts. La mise en œuvre d’une solution de GED peut améliorer la gestion des documents et l’efficacité de l’organisation. En outre, les documents électroniques sont plus sûrs que les documents physiques, ce qui réduit le risque de violation des données et de perte d’informations sensibles.
Inconvénients de la GED
Si l’utilisation de la GED présente de nombreux avantages, elle comporte également quelques inconvénients. L’un des principaux inconvénients est le coût initial de la mise en œuvre d’un système de GED, qui peut être important. En outre, le passage des documents physiques aux documents électroniques peut prendre du temps et nécessiter une formation importante pour les employés.
En conclusion, les systèmes de gestion électronique des documents offrent une série d’avantages aux organisations, notamment une meilleure gestion des documents, une meilleure collaboration et une plus grande efficacité. Les procédures de classement dans la GED sont simples et les avantages de l’utilisation de la GED l’emportent largement sur les coûts. Les documents électroniques sont plus sûrs que les documents physiques et la mise en œuvre d’une solution de GED peut améliorer l’efficacité de l’organisation. Bien que l’utilisation de la GED présente certains inconvénients, les avantages l’emportent largement sur les coûts.