Proposer toujours au moins 3 dates pour planifier ses réunions
- Indiquez ensuite l’objet de votre rdv avec un titre simple et claire.
- Ajoutez des invités en tapant leur adresses e-mail.
- Cliquez sur “proposer des dates et des lieux”
Lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion, l’une des choses les plus importantes à prendre en compte est de trouver une date et une heure qui conviennent à toutes les personnes concernées. Cependant, avec des emplois du temps chargés et des priorités contradictoires, cela peut souvent être plus facile à dire qu’à faire. C’est pourquoi il peut être utile de proposer plusieurs dates de réunion par courrier électronique. Dans cet article, nous allons explorer quelques conseils et bonnes pratiques pour proposer plusieurs dates de réunion par e-mail.
La première étape pour proposer plusieurs rendez-vous par courrier électronique est de s’assurer que l’objet de votre message est clair et précis. Cela vous permettra de vous assurer que votre courriel sera ouvert et lu rapidement par les destinataires. Par exemple, vous pouvez utiliser un objet tel que « Proposition de dates de réunion : [sujet/titre de la réunion] » ou « Programmation d’une réunion [sujet/titre de la réunion] » : [Sujet/Titre de la réunion]. »
Lorsque vous proposez plusieurs dates de réunion par courrier électronique, il est important de proposer au moins trois dates et heures potentielles. Cela donnera aux destinataires une certaine flexibilité et augmentera les chances de trouver une date et une heure qui conviennent à tout le monde. Veillez à indiquer la date, l’heure et le fuseau horaire pour chaque date de réunion potentielle.
Utilisez un format clair et organisé
Lors de la présentation des dates de réunions potentielles, il est important d’utiliser un format clair et organisé, facile à lire et à comprendre. Vous pouvez envisager d’utiliser un tableau, où chaque date de réunion potentielle figure sur une ligne distincte et où la date, l’heure et le fuseau horaire figurent dans des colonnes distinctes. Il sera ainsi plus facile pour les destinataires de comparer les différentes dates et heures et de choisir celle qui leur convient le mieux.
Enfin, veillez à inclure un appel à l’action clair dans votre courrier électronique, tel que « Veuillez me faire savoir laquelle de ces dates vous convient le mieux » ou « Veuillez répondre en indiquant la date et l’heure de la réunion que vous préférez ». Cela encouragera les destinataires à répondre rapidement et contribuera à ce que la réunion soit programmée le plus tôt possible.
En conclusion, proposer plusieurs dates de réunion par courrier électronique peut être un moyen efficace d’organiser une réunion et de trouver une date et une heure qui conviennent à toutes les personnes concernées. En suivant ces conseils et ces bonnes pratiques, vous pouvez augmenter les chances de réussite d’une réunion et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.