L’outil utilisé pour classer le courrier est communément appelé armoire à dossiers. Un classeur est un meuble de bureau conçu pour ranger et organiser les dossiers papier. Il est généralement fabriqué en métal ou en bois et comporte des tiroirs qui peuvent être tirés pour accéder aux dossiers stockés à l’intérieur. Outre les dossiers papier, les armoires à dossiers peuvent également être utilisées pour ranger d’autres fournitures de bureau telles que des stylos, des trombones et des agrafeuses.
Un système de classification est un système utilisé pour classer et organiser l’information. Lors de l’adaptation d’un système de classification, il est important de prendre en compte les besoins et les exigences spécifiques de l’organisation. Il peut s’agir de modifier un système de classification existant ou d’en créer un nouveau à partir de zéro. L’essentiel est de s’assurer que le système est facile à comprendre et à utiliser, et qu’il organise efficacement l’information d’une manière utile pour l’organisation.
Un classement efficace implique la création d’un système facile à utiliser et à maintenir. Il peut s’agir d’organiser les dossiers de manière logique et intuitive, d’utiliser un code couleur ou un étiquetage pour faciliter la recherche des dossiers, et d’éliminer régulièrement les dossiers anciens ou inutiles. Il est également important de veiller à ce que le système de classement soit accessible à tous les membres de l’organisation qui ont besoin de l’utiliser et que chacun soit formé à l’utilisation et à la maintenance du système.
Le rôle d’un plan de classement
Un plan de classement est un document qui décrit le système de classement de l’organisation. Il fournit des informations sur la manière dont les dossiers sont classés et organisés, ainsi que des lignes directrices sur la durée de conservation des différents types de dossiers. Le plan de classement est un outil important pour s’assurer que le système de classement de l’organisation est cohérent et efficace, et pour minimiser le risque de perdre ou d’égarer des dossiers.
Marie Kondo est une consultante japonaise en organisation qui a acquis une renommée internationale pour son approche unique du désencombrement et de l’organisation. Sa méthode consiste à ne conserver que les objets qui « font plaisir » et à les organiser de manière à ce qu’ils soient faciles à entretenir. Lorsque l’on applique cette méthode aux dossiers papier, il est important d’examiner attentivement chaque document et de déterminer s’il est vraiment nécessaire de le conserver. Les documents dont on n’a plus besoin peuvent être jetés ou déchiquetés, tandis que ceux qui sont encore nécessaires peuvent être organisés de manière à être faciles à consulter et à conserver.
Lors du choix d’un système de classement, plusieurs facteurs doivent être pris en considération. Il s’agit notamment de la taille et de la complexité de l’organisation, des types de dossiers à stocker et du niveau de sécurité requis pour les informations sensibles. D’autres facteurs à prendre en compte sont la facilité d’utilisation et de maintenance du système, le coût de mise en œuvre et de maintenance du système, et le niveau de formation requis pour que les membres du personnel puissent utiliser efficacement le système. En fin de compte, le meilleur système de classement est celui qui est adapté aux besoins et aux exigences spécifiques de l’organisation.
Le moment du dépôt des documents peut varier en fonction de la situation et des exigences de l’organisation ou de l’institution concernée. En règle générale, il convient de classer les documents dès que possible après leur création ou leur réception, afin de s’assurer qu’ils sont correctement organisés et accessibles en cas de besoin. Certaines organisations peuvent avoir des lignes directrices ou des délais spécifiques pour le dépôt de certains types de documents. Il est donc important de connaître ces exigences et de les respecter en conséquence.