Lors de la rédaction d’un courriel
Il est souvent nécessaire d’informer le destinataire de la présence de documents attachés à celui-ci. Savoir comment annoncer ces pièces jointes de manière appropriée est essentiel pour garantir une communication claire et efficace. Dans cet article, nous explorons les bonnes pratiques pour indiquer les pièces jointes dans vos messages ainsi que des alternatives à l’expression courante "Veuillez trouver ci-joint".
Utilisation des mentions appropriées
Pour annoncer la présence de pièces jointes, plusieurs formulations peuvent être utilisées. La plus courante consiste à mentionner clairement « Pièce jointe » ou « Pièces jointes ». L’usage de l’abréviation « p.j. » ou du sigle « PJ » est également répandu. Quelle que soit la mention choisie, il est important de la faire suivre d’un deux-points pour signaler que des documents complémentaires sont inclus.
Exemples de formulations :
- Pièces jointes : rapport annuel, bilan financier.
- PJ : résumé du projet, contrat signé.
Cela permet au lecteur de savoir immédiatement qu’il doit se référer aux documents associés.
Accord des termes utilisés
L’accord des termes de « pièce jointe » et « pièces jointes » est souvent source de confusion. En effet, on écrit « en pièce jointe » lorsque l’on fait référence à un unique document, et « en pièces jointes » pour plusieurs documents. Il est également bon de noter que « ci-joint » reste invariable lorsqu’il est utilisé en début de phrase ou devant un groupe nominal.
Exemples d’accords :
- Ci-joint le contrat à signer.
- En pièce jointe, vous trouverez le rapport.
Comprendre ces nuances d’accord permet d’éviter des erreurs fréquentes et de maintenir un niveau de professionnalisme dans vos communications écrites.
Rédaction d’un courriel avec pièces jointes
Lorsque vous rédigez un mail contenant des pièces jointes, il est utile de suivre un processus simple. Sur votre ordinateur, par exemple, avec Gmail, vous devrez cliquer sur « Nouveau message », puis sélectionner l’option « Joindre » en bas de la page. Après avoir choisi les fichiers que vous souhaitez importer, il suffit de cliquer sur « Ouvrir ». Pensez à mentionner dans le corps de votre message les documents attachés pour que le destinataire prenne connaissance de leur contenu sans être perdu.
Alternatives à "Veuillez trouver ci-joint"
Toutefois, l’expression "Veuillez trouver ci-joint" peut paraître un peu formelle ou surutilisée. Voici quelques alternatives pour diversifier votre approche :
- Je vous transmets ci-joint deux copies du projet.
- Vous verrez ci-inclus la liste de nos publications.
- En pièce jointe, vous trouverez le calendrier des prochaines réunions.
Ces formulations apportent une touche plus personnelle à votre message, tout en restant claires et informatives. Il est essentiel d’adapter le ton de votre correspondance en fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur.
Conclusion
Savoir annoncer les pièces jointes dans un courriel est une compétence cruciale dans la communication professionnelle. En utilisant des mentions appropriées, en maîtrisant les accords nécessaires et en diversifiant vos formulations, vous pouvez vous assurer que vos messages sont à la fois clairs et professionnels. En portant une attention particulière à ces détails, vous établissez une communication efficace qui valorise votre sérieux et votre souci du détail dans vos échanges écrits.