Lorsque vous entrez une adresse mail dans le champ « »Cc » », qui signifie d’ailleurs « »copie carbone » », cela signifie que vous mettez la personne en copie du mail. Ce champ différencie les destinataires « »premiers » » et « »secondaires » » en quelque sorte.
La mise en copie, ou CC (carbon copy), est une pratique courante dans l’envoi de courriers électroniques et de lettres. Elle permet d’informer d’autres personnes en plus du destinataire principal, sans qu’elles soient directement concernées par le contenu de la lettre. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment mettre en copie, comment annoncer le but de la lettre, comment écrire l’objet, quels sont les éléments d’une lettre et comment ouvrir une pièce jointe qui ne s’ouvre pas.
Pour mettre en copie, il suffit d’ajouter les adresses des personnes concernées dans la zone CC de votre courrier électronique ou de votre lettre. Il est important de noter que la mise en copie doit être utilisée avec parcimonie, car elle peut rapidement devenir agaçante pour les destinataires. Il convient donc de ne mettre en copie que les personnes qui ont besoin d’être informées, sans surcharger le courrier de noms inutiles.
L’annonce du but de la lettre se fait dans l’introduction, en quelques phrases claires et précises. Il est important de donner dès le début une idée claire de ce que l’on veut dire, pour que le destinataire sache immédiatement de quoi il s’agit. Cette annonce peut prendre la forme d’une phrase courte, comme « Je vous écris pour vous informer que… », ou d’un paragraphe plus développé, selon la nature de la lettre.
L’objet est la ligne qui résume le contenu de la lettre. Il doit être court et précis, pour donner au destinataire une idée immédiate de ce qui va suivre. Il est important de choisir des mots clés qui permettent de comprendre rapidement le sujet de la lettre. Par exemple, pour une lettre de motivation, l’objet pourrait être « Candidature au poste de… » ou « Demande de stage dans le domaine de… ».
Les éléments d’une lettre sont les suivants : l’en-tête, qui donne les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, la date, qui permet de situer la lettre dans le temps, l’objet, qui résume le contenu de la lettre, l’introduction, qui annonce le but de la lettre, le développement, qui présente les arguments ou les informations principales, la conclusion, qui résume les points importants et propose une suite éventuelle, et enfin la formule de politesse, qui termine la lettre.
Si une pièce jointe ne s’ouvre pas, il peut y avoir plusieurs raisons. Tout d’abord, il convient de vérifier que l’on dispose du logiciel nécessaire pour ouvrir le format de fichier en question. Ensuite, il faut vérifier que la pièce jointe a bien été envoyée et reçue correctement, sans être corrompue. Enfin, il peut être utile de contacter l’expéditeur pour lui demander de renvoyer la pièce jointe ou de la convertir dans un format différent.
En conclusion, la mise en copie, l’annonce du but de la lettre, l’objet, les éléments d’une lettre et l’ouverture de pièces jointes sont des éléments importants à prendre en compte dans la rédaction d’une lettre. Il convient de les utiliser avec parcimonie et de manière efficace, pour que la lettre soit claire et compréhensible pour le destinataire.
Pour ouvrir les pièces jointes, vous pouvez utiliser différents logiciels en fonction du type de fichier. Par exemple, pour ouvrir un fichier PDF, vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Reader, pour un fichier Word, vous pouvez utiliser Microsoft Word, et pour un fichier image, vous pouvez utiliser l’application de visualisation d’image de votre ordinateur. Il est également possible d’utiliser des logiciels de compression tels que WinZip ou WinRAR pour extraire des fichiers compressés.
Pour ouvrir une pièce jointe sans la télécharger, vous pouvez utiliser l’aperçu de la pièce jointe ou le mode lecture proposé par votre messagerie électronique. Certains clients de messagerie, tels que Gmail, permettent également de prévisualiser les pièces jointes sans les télécharger en cliquant sur l’icône « aperçu » à côté de la pièce jointe. Cela vous permet de voir le contenu de la pièce jointe sans l’avoir téléchargée sur votre ordinateur.
Pour télécharger des pièces jointes, il faut ouvrir la lettre électronique contenant les pièces jointes, puis cliquer sur le bouton de téléchargement ou sur le lien de téléchargement qui accompagne chaque pièce jointe. Les pièces jointes seront alors téléchargées sur l’ordinateur ou le dispositif mobile de l’utilisateur. Il est important de s’assurer que les pièces jointes ne contiennent pas de virus ou de logiciels malveillants avant de les télécharger en utilisant un logiciel antivirus.