Il est fréquent de recevoir des e-mails professionnels pendant les vacances ou une absence prolongée. Dans de tels cas, il est important de mettre en place une réponse automatique pour informer les expéditeurs de votre absence. Outlook vous permet de créer une réponse automatique en quelques étapes simples.
Pour mettre un message d’absence sur votre boîte mail Outlook, ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur Réponse automatique (sous l’onglet Informations). Dans la fenêtre Réponse automatique, vous pouvez sélectionner les dates de départ et de retour, puis saisir le message que vous souhaitez envoyer automatiquement. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
Outlook vous permet également d’envoyer automatiquement un mail dans un dossier spécifique. Pour ce faire, ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur Règles et alertes, puis sur Nouvelle règle. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Appliquer une règle aux messages que je reçois » et cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez « Déplacer une copie dans un dossier spécifié », puis cliquez sur Suivant. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker les e-mails, puis cliquez sur Terminer.
Outlook vous permet également de renvoyer automatiquement les e-mails reçus à une autre adresse e-mail. Pour ce faire, ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur Règles et alertes, puis sur Nouvelle règle. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Appliquer une règle aux messages que je reçois » et cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez « Transférer les messages à une adresse spécifiée », puis cliquez sur Suivant. Saisissez l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer les e-mails, puis cliquez sur Terminer.
Pour créer une réponse automatique sur Outlook 365, ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur Réponse automatique (sous l’onglet Informations). Dans la fenêtre Réponse automatique, vous pouvez sélectionner les dates de départ et de retour, puis saisir le message que vous souhaitez envoyer automatiquement. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
Outlook vous permet d’enregistrer un message d’absence pour une utilisation future. Pour ce faire, ouvrez Outlook et créez un nouveau message. Saisissez le message que vous souhaitez enregistrer comme message d’absence, puis cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur Enregistrer sous, sélectionnez « Modèle Outlook » dans la liste déroulante Type, puis donnez un nom à votre modèle. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre modèle. Vous pouvez maintenant utiliser ce modèle chaque fois que vous souhaitez créer un message d’absence.
Pour faire en sorte qu’un mail aille directement dans un dossier sur Outlook, vous pouvez créer une règle de messagerie. Pour cela, sélectionnez le message en question, cliquez sur « Règles » dans le ruban, puis sur « Créer une règle ». Ensuite, choisissez les conditions que doit remplir le message pour être déplacé dans le dossier, puis sélectionnez le dossier de destination dans l’action « Déplacer le message vers ». Enfin, validez en cliquant sur « OK ». Les futurs messages correspondant à ces conditions seront automatiquement déplacés dans le dossier choisi.
Pour paramétrer une messagerie pour ranger automatiquement des mails dans un dossier dans Outlook, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un e-mail que vous souhaitez déplacer automatiquement vers un dossier.
2. Sélectionnez Règles de messagerie, puis Créer une règle à partir de ce message.
3. Choisissez les conditions que vous souhaitez appliquer à vos e-mails, telles que le nom de l’expéditeur ou le sujet.
4. Sélectionnez Déplacer le message vers un dossier spécifique.
5. Choisissez le dossier de destination pour vos e-mails.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer votre règle.
Désormais, tous les e-mails correspondant à vos conditions seront automatiquement déplacés vers le dossier que vous avez sélectionné.
Voici les étapes pour paramétrer votre messagerie Outlook afin de ranger automatiquement les emails dans le dossier famille :
1. Ouvrez Outlook et allez dans l’onglet « Fichier ».
2. Cliquez sur « Gestionnaire de boîte de réception » dans la section « Informations ».
3. Sélectionnez « Nouvelle règle » dans la fenêtre qui s’ouvre.
4. Dans la fenêtre « Assistant Règles », choisissez « Appliquer une règle aux messages que j’ai reçus ».
5. Cochez la case « Avec une personne spécifique dans la ligne À » et sélectionnez le nom de la personne avec qui vous souhaitez classer les emails dans le dossier famille.
6. Cliquez sur « Suivant ».
7. Cochez la case « Déplacer le message dans le dossier » et sélectionnez « Famille » dans la liste déroulante.
8. Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer la règle.
Désormais, tous les emails reçus de cette personne spécifique seront automatiquement déplacés dans le dossier « Famille » de votre messagerie Outlook.