Lorsque vous partez en vacances ou que vous êtes absent du bureau pour une raison quelconque, il est important de mettre en place un message d’absence pour informer vos collègues et vos clients de votre absence et leur indiquer quand ils peuvent s’attendre à une réponse. Outlook offre une fonctionnalité pratique pour mettre en place un message d’absence automatique. Voici comment procéder :
Étape 1 : Ouvrir Outlook et accéder aux paramètres
Tout d’abord, ouvrez Outlook et cliquez sur « Fichier » en haut à gauche de la fenêtre. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Réponses automatiques ».
Étape 2 : Configurer le message d’absence
Dans la fenêtre des Réponses automatiques, cliquez sur « Envoyer des réponses automatiques ». Vous pouvez maintenant configurer votre message d’absence en indiquant la période de votre absence et en écrivant le texte de votre message. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques uniquement à vos contacts ou à tous les expéditeurs.
Étape 3 : Configurer les options avancées
Outlook propose également des options avancées pour personnaliser votre message d’absence. Vous pouvez par exemple choisir de ne pas envoyer de réponse automatique aux newsletters ou aux messages considérés comme indésirables. Vous pouvez également configurer des réponses différentes pour les expéditeurs internes et externes à votre entreprise.
Étape 4 : Activer le message d’absence
Une fois que vous avez configuré votre message d’absence, n’oubliez pas de l’activer en cochant la case « Envoyer des réponses automatiques ». Vous pouvez également choisir de ne pas envoyer de réponse automatique en désactivant cette case lorsque vous êtes de retour.
En conclusion, mettre en place un message d’absence sur Outlook est facile et rapide. C’est une étape importante pour assurer une communication efficace avec vos collègues et vos clients pendant votre absence. En suivant ces étapes simples, vous pouvez vous assurer que vos contacts sont informés de votre absence et qu’ils savent quand ils peuvent s’attendre à une réponse de votre part.