- REDIGEZ EFFICACEMENT L’OBJET.
- FAITES LEGER ET COURTOIS.
- UTILISEZ L’ENVOI EN NOMBRE AVEC PRECAUTION.
- AVANT L’ENVOI, RELISEZ-VOUS.
- REGLEZ LES CONFLITS A LA LOYALE.
- MANIEZ L’HUMOUR AVEC PARCIMONIE.
L’envoi d’un courriel est aujourd’hui devenu un acte courant et quotidien pour la plupart d’entre nous. Cependant, il est important de se rappeler que cette pratique nécessite certaines règles et pratiques à respecter pour éviter les erreurs et les malentendus. Voici donc quelques bonnes pratiques à suivre lors de l’envoi d’un courriel.
Tout d’abord, il est important de bien structurer son courriel en utilisant des paragraphes et des titres clairs pour faciliter la lecture. Il est également important de bien choisir l’objet du courriel et de le rendre aussi explicite que possible afin que le destinataire sache immédiatement de quoi il s’agit. De plus, il est recommandé de ne pas écrire en majuscules, car cela peut être interprété comme un cri.
Ensuite, il est essentiel de faire attention aux destinataires et de ne pas divulguer les adresses électroniques des autres destinataires. Pour éviter cela, il est recommandé d’utiliser la fonction « Cci » (copie carbone invisible) plutôt que la fonction « Cc » (copie carbone), qui permet de cacher les adresses électroniques des autres destinataires.
En ce qui concerne les logiciels de courrier électronique, il existe de nombreux choix disponibles sur le marché. Les plus populaires incluent Microsoft Outlook, Gmail et Yahoo Mail. Il est important de choisir un logiciel qui convient le mieux à vos besoins et à vos préférences. Il est également important de garder à l’esprit la sécurité de votre compte, en veillant à utiliser des mots de passe solides et à activer la vérification en deux étapes.
Un courrier électronique non sollicité est souvent appelé un « spam ». C’est un courrier électronique qui est envoyé à des personnes sans leur consentement préalable. Il est important de ne pas envoyer de spam, car cela peut être considéré comme une violation de la vie privée et peut même entraîner des poursuites judiciaires.
Le serveur de réception est le serveur qui reçoit les courriels et les stocke dans la boîte de réception du destinataire. Il existe deux protocoles principaux utilisés pour la gestion des courriers électroniques : IMAP (Internet Message Access Protocol) et SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). La principale différence entre les deux est que IMAP stocke les messages sur le serveur de courrier électronique, tandis que SMTP les transfère vers un autre serveur ou client.
En conclusion, l’envoi d’un courriel peut sembler simple, mais cela nécessite certaines bonnes pratiques pour éviter les erreurs et les malentendus. En suivant ces pratiques, vous pouvez vous assurer que votre courriel est clair, concis et facile à lire, tout en respectant la vie privée et la sécurité de vos destinataires.
Pour bien ranger ses mails, il est recommandé de créer des dossiers thématiques pour classer les courriels en fonction de leur contenu. Il est également conseillé de trier les e-mails par date, de supprimer les courriels inutiles et de vider régulièrement la corbeille pour éviter l’encombrement de la boîte mail. Enfin, il est important de bien nommer les dossiers pour une meilleure organisation et de penser à archiver les courriels importants pour les retrouver facilement ultérieurement.
Pour bien organiser ses mails Outlook, il est recommandé de créer des dossiers pour classer les messages en fonction de leur importance ou de leur sujet. Il est également important de trier régulièrement sa boîte de réception en supprimant les messages inutiles et en répondant aux messages importants. L’utilisation de filtres et de règles peut également aider à trier automatiquement les messages entrants dans les dossiers appropriés. Enfin, il est conseillé de limiter la taille de sa boîte de réception en archivant régulièrement les messages anciens.
Pour conserver un mail important, il est recommandé de le sauvegarder dans un dossier spécifique sur votre boîte mail ou de l’exporter dans un format de fichier tel que PDF ou Word et de le stocker sur votre ordinateur ou dans un service de stockage en ligne sécurisé. Il est également conseillé de nommer clairement le fichier pour faciliter sa recherche ultérieure. Veillez également à sauvegarder les pièces jointes importantes associées au mail.