- 1 – Gérer les documents électroniques avec l’application Dokmee.
- 2 – Partager vos documents avec HighTail.
- 3 – Effectuer avec facilité la gestion de vos documents avec Microsoft SharePoint.
- 4 – Signer facilement vos documents avec Eversign.
La gestion électronique de documents (GED) est une pratique qui permet de mieux organiser les documents d’une entreprise. Elle consiste à numériser les documents papier et à les stocker sur des serveurs informatiques pour faciliter leur accès et leur partage. Les logiciels de GED sont nombreux et offrent différentes fonctionnalités de classement et de recherche. Voyons de plus près les outils de classement des documents.
Les logiciels de GED sont des outils indispensables pour une organisation efficace des documents d’une entreprise. Ils permettent de stocker les documents numériques en toute sécurité et de les classer en fonction de leur nature et de leur utilité. Parmi les logiciels de GED les plus connus, on peut citer Alfresco, OpenKM, Nuxeo ou encore DocuWare.
Le choix de la meilleure GED dépend des besoins de chaque entreprise. Il est important de choisir un logiciel de GED qui répond aux spécificités de l’entreprise en termes de volume de documents, de fonctionnalités de recherche et de partage, ainsi que de sécurité des données. Il est recommandé de consulter les différentes offres disponibles sur le marché et de se faire conseiller par des professionnels.
Les documents peuvent être classés selon plusieurs critères : par nature (factures, contrats, courriers, etc.), par date, par service, par client, par projet, etc. Le choix du critère de classement dépend de l’organisation de l’entreprise et de ses besoins. Il est important de définir une nomenclature de classement claire et de la respecter pour faciliter la recherche et le partage des documents.
Il existe plusieurs types de classement : alphabétique, numérique, thématique, chronologique, etc. Le choix du type de classement dépend du critère choisi pour la nomenclature de classement. Par exemple, si les documents sont classés par nature, le classement thématique est le plus adapté. Si les documents sont classés par date, le classement chronologique est le plus adapté.
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro unique à chaque document pour faciliter leur recherche et leur classement. Pour faire un classement numérique, il est important de définir une nomenclature claire et de numérotation à respecter pour éviter les doublons. Il est également recommandé de créer des dossiers numériques pour chaque catégorie de documents afin de faciliter leur organisation.
En conclusion, les outils de classement des documents sont indispensables pour une organisation efficace des documents d’une entreprise. Les logiciels de GED offrent différentes fonctionnalités de classement et de recherche pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Le choix du type de classement dépend du critère choisi pour la nomenclature de classement. Il est important de définir une nomenclature de classement claire et de la respecter pour faciliter la recherche et le partage des documents.
Pour archiver des documents numériques, il est recommandé d’utiliser des outils de classement tels que des dossiers et sous-dossiers sur votre ordinateur, des applications de gestion de fichiers, des services de stockage en ligne tels que Google Drive ou Dropbox, ou des logiciels de gestion de documents. Il est important de créer une structure de classement cohérente et de nommer les fichiers de manière claire et descriptive pour faciliter la recherche et la récupération ultérieure des documents. Il est également recommandé de sauvegarder régulièrement les fichiers importants pour éviter la perte de données en cas de problème technique.
Pour organiser les fichiers de son ordinateur de manière efficace, il est recommandé d’utiliser des outils de classement tels que des dossiers, sous-dossiers et des étiquettes. Il est important de nommer les fichiers de manière claire et concise pour faciliter leur recherche ultérieure. Il est également conseillé de faire régulièrement des sauvegardes pour éviter la perte de données importantes.
Il existe plusieurs outils numériques qui permettent la gestion électronique des données, tels que les systèmes de gestion de documents (SGD), les logiciels de gestion de projet, les plateformes de partage de fichiers en ligne, les outils de numérisation de documents, les applications de reconnaissance optique de caractères (OCR), les solutions de stockage en cloud, les applications de prise de notes, et les outils de gestion de tâches.