Comprendre les macros dans Microsoft Word

Une macro est une série de commandes enregistrées afin de pouvoir être lue (exécutée) ultérieurement. Les macros sont parfaites pour réduire la quantité de travail que vous devez effectuer sur une série d'étapes que vous effectuez fréquemment. Voici comment créer et tester une macro dans Microsoft Word.

Les instructions de cet article s'appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Pourquoi utiliser une macro

Avec une macro, vous pouvez obtenir les mêmes résultats en cliquant sur une commande au lieu de suivre toutes les étapes. Voici quelques façons d'utiliser des macros pour augmenter votre productivité:

Insérez le logo et le nom de votre entreprise dans une police particulière.
Insérez un tableau que vous devez créer régulièrement.
Mettez en forme un document avec certaines caractéristiques, telles que la numérotation des pages et les paragraphes à double interligne.

La création et l'utilisation de macros est une compétence acquise, mais l'efficacité qui en résulte en vaut la peine.

Créer une macro

Il existe plus de 950 commandes dans Word, dont la plupart se trouvent dans les menus et les barres d'outils et sont associées à des touches de raccourci. Cependant, certaines de ces commandes ne sont pas affectées par défaut aux menus ou aux barres d'outils. Avant de créer votre propre macro Word, vérifiez si elle existe et peut être affectée à une barre d'outils.

Pour voir les commandes disponibles dans Word, procédez comme suit:

Sélectionnez le afficher languette.
Choisissez Macros.
Choisir Afficher les macros.

Ou appuyez sur le Alt + F8 touche de raccourci pour accéder au Macros boite de dialogue.
Sélectionnez le Macros dans flèche déroulante et choisissez Commandes Word.
Dans la liste alphabétique des noms de commandes, mettez un nom en surbrillance pour afficher une description de la commande au bas de la Macros boîte de dialogue sous le Description étiquette.

Si la commande que vous souhaitez créer existe, ne la dupliquez pas avec votre propre macro Word. S'il n'existe pas, procédez à la création de votre macro Word.

Planifier des macros Word efficaces

L'étape la plus importante dans la création de macros Word efficaces est une planification minutieuse. Cette planification implique d'avoir une idée claire de ce que vous voulez que la macro Word exécute, comment elle facilitera votre travail futur et les circonstances dans lesquelles vous avez l'intention de l'utiliser.

Une fois que vous avez ces choses à l'esprit, planifiez les étapes réelles. Ceci est important car l'enregistreur se souviendra de tout ce que vous faites et l'inclura dans la macro. Par exemple, si vous tapez quelque chose et que vous le supprimez, chaque fois que vous exécutez cette macro, Word crée la même entrée, puis la supprime, créant une macro bâclée et inefficace.

Lorsque vous planifiez vos macros, voici quelques éléments à prendre en compte:

Planifiez les commandes et l'ordre dans lequel vous souhaitez que la macro exécute les commandes.
Connaissez les touches de raccourci pour les commandes que vous prévoyez d'utiliser. Ceci est particulièrement important pour la navigation car vous ne pouvez pas utiliser la souris pour la navigation dans la zone du document lorsque vous exécutez l'enregistreur. De plus, vous créerez une macro plus légère si vous utilisez une touche de raccourci plutôt que les touches fléchées.
Planifiez les messages que Word peut afficher et qui arrêteront la macro.
Utilisez le moins d'étapes possible pour que la macro reste efficace.
Faites au moins un essai avant de commencer l'enregistrement.

Une fois que vous avez planifié votre macro Word et effectué une analyse, vous êtes prêt à l'enregistrer. Si vous avez soigneusement planifié votre macro, son enregistrement pour une utilisation ultérieure sera la partie la plus simple du processus. La seule différence entre la création d'une macro et le travail sur le document est que vous devez appuyer sur quelques boutons supplémentaires et effectuer quelques sélections dans les boîtes de dialogue.

Enregistrer la macro

Lorsque vous démarrez l'enregistrement d'une macro, le pointeur de la souris a une petite icône qui ressemble à une cassette à côté d'elle, indiquant que Word enregistre vos actions. Vous pouvez ensuite suivre les étapes que vous avez définies lors de la phase de planification. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le Arrêter bouton (c'est le carré bleu à gauche). Une fois que vous appuyez sur Arrêter bouton, votre macro Word est prête à être utilisée.

Voici comment enregistrer une macro.

Allez à afficher onglet, sélectionnez Macros, Puis choisissez Enregistrer une macro ouvrir le Enregistrer une macro boite de dialogue.
Dans le Nom de la macro zone de texte, saisissez un nom unique.

Les noms peuvent contenir jusqu'à 80 lettres ou chiffres (sans symboles ni espaces) et doivent commencer par une lettre. Le nom doit être unique afin que vous puissiez déterminer ce qu'il fait sans avoir à vous référer à la description.
Dans le Description zone de texte, entrez une description des actions effectuées par la macro.
Indiquez si vous souhaitez que la macro soit disponible dans tous les documents ou uniquement dans le document actuel. Si vous choisissez de limiter la disponibilité de la commande, mettez en surbrillance le nom du document dans le Stocker la macro dans menu déroulant.

Par défaut, Word met la macro à la disposition de tous vos documents et vous constaterez probablement que cela a le plus de sens.
Lorsque vous avez saisi les informations de la macro, sélectionnez OK. La barre d'outils Enregistrer une macro apparaît dans le coin supérieur gauche de l'écran.

Pour mettre l'enregistrement en pause, sélectionnez le Mettre l'enregistrement en pause / reprendre l'enregistreur bouton (c'est celui de droite). Pour reprendre l'enregistrement, sélectionnez-le à nouveau.

Tester la macro

Le but de la création de macros dans Word est d'accélérer votre travail en mettant à portée de main des tâches répétitives et des séquences complexes de commandes. Assurez-vous que votre macro s'exécute comme prévu en testant la macro.

Pour exécuter la macro, appuyez sur la touche Alt + F8 touche de raccourci pour afficher le Macros boite de dialogue.
Mettez la macro en surbrillance dans la liste, puis sélectionnez course.

Si vous ne voyez pas votre macro, assurez-vous que l'emplacement correct est dans le Macros dans boîte.

Créer des raccourcis clavier pour les macros

Si vous avez créé plusieurs macros, effectuez une recherche dans Macros la boîte de dialogue prend du temps. Si vous attribuez une touche de raccourci aux macros, vous pouvez ignorer la boîte de dialogue et accéder à votre macro directement à partir du clavier de la même manière que vous utilisez les touches de raccourci pour accéder à d'autres commandes dans Word.

Choisir Déposez le, Puis choisissez Les options.
Dans le Options de Word boîte de dialogue, allez dans le volet gauche et sélectionnez Ruban personnalisé.
Choisir Personnaliser.
Dans le Catégories liste, faites défiler jusqu'à Macros et sélectionnez la macro pour laquelle vous souhaitez créer un nouveau raccourci.

Si la macro a actuellement une touche de raccourci qui lui est assignée, le raccourci apparaîtra dans la zone sous le Clés actuelles étiquette.
Si aucune touche de raccourci n'a été attribuée à la macro, ou si vous souhaitez créer une deuxième touche de raccourci pour la macro, sélectionnez le Appuyez sur la nouvelle touche de raccourci zone de texte.
Entrez la touche de raccourci que vous souhaitez utiliser pour accéder à votre macro.

Si la touche de raccourci est attribuée à une commande, un message dit Actuellement attribué à suivi du nom de la commande. Réaffectez la touche de raccourci en continuant ou sélectionnez une nouvelle touche de raccourci.
Sélectionnez le Enregistrer les modifications dans flèche déroulante et choisissez Ordinaire pour appliquer la modification à tous les documents créés dans Word.

Pour utiliser la touche de raccourci uniquement dans le document actuel, sélectionnez le nom du document dans la liste.
Choisir Attribuer.
Choisir Fermer enregistrer vos modifications