L'archivage des documents numériques est une pratique de plus en plus nécessaire dans un monde comme le nôtre, où la technologie supplante lentement la tradition. Les documents analogiques, c'est-à-dire les documents papier, deviennent de plus en plus rares, volumineux et moins respectueux de l'environnement. En outre, la numérisation nous fait gagner un temps précieux en nous évitant de devoir chercher tel ou tel document important sous une longue pile de papiers. En un seul clic, nous pouvons avoir ce dont nous avons besoin à portée de main sans trop d'efforts, avec tous nos fichiers bien rangés sur notre ordinateur.
C'est pourquoi, à notre époque, il est important de savoir quelles sont les méthodes et les outils les plus valables pour archiver les documents numériques de manière sûre et durable. C'est une question à laquelle nous allons tenter de répondre ensemble dans ce guide, qui se concentre sur les meilleurs programmes disponibles pour l'archivage de documents numériques. Grâce à leur utilisation, nous pourrons non seulement stocker les documents, mais aussi les cataloguer, les ordonner et les gérer, qu'ils soient d'origine papier ou nés directement au format numérique sur un PC.
Archivage des documents numériques : les méthodes les plus utilisées
Comme vous l'aurez compris maintenant, il existe différentes approches pour archiver les documents numériques, toutes tout à fait valables. Avant même d'identifier les outils les plus populaires sur le marché, nous devons donc comprendre quelles sont les options qui s'offrent à nous. Fondamentalement, il existe deux grandes catégories : l'archivage numérique sur site et l'archivage numérique sur le cloud.
La première implique l'utilisation d'archives électroniques physiques gérées par un logiciel dédié, tandis que la seconde stocke les documents sur des plateformes externes en utilisant la technologie du cloud. Dans ce qui suit, nous allons présenter les principaux systèmes de stockage utilisés, en analysant leurs caractéristiques spécifiques et les différences inévitables.
HHD et SSD
Les systèmes de stockage numérique les plus connus et les plus répandus par le passé ont sans aucun doute été les disques durs, c'est-à-dire les dispositifs de stockage de masse magnétique. En fonction de leur capacité, ils peuvent stocker de grandes quantités de données, de programmes et même de systèmes d'exploitation. Ils sont généralement installés et prêts à l'emploi dans les ordinateurs, qu'il s'agisse d'ordinateurs portables ou de bureau, mais il est également possible d'en acheter des externes. Ces derniers, étant portables et plutôt légers, conviennent à ceux qui doivent les transporter d'un endroit à l'autre et les interfacer avec différents appareils, faisant peut-être la navette entre la maison et le bureau.
Ces dernières années, ce que l'on appelle les SSD, c'est-à-dire les disques à état solide, sont également devenus de plus en plus courants. Au lieu des traditionnels plateaux magnétiques, ils utilisent un type plus récent de mémoire à semi-conducteurs. Ils sont beaucoup moins bruyants que les disques durs et beaucoup plus rapides dans la lecture et la gestion des données, tout en étant moins sujets à la casse. En revanche, leur prix est beaucoup plus élevé que celui des disques durs, bien que leur popularité permette l'émergence de produits plus abordables.
Cartes mémoires et clés USB
Les clés USB sont également une méthode populaire de stockage de documents numériques pour les particuliers et les entreprises, notamment parce qu'elles permettent de transporter les documents rapidement et facilement. Malheureusement, la plupart des clés USB ont très peu d'espace de stockage disponible. Physiquement, ils sont également plus fragiles que les HHD et les SSD, et donc plus sensibles à l'usure et aux chocs accidentels qui pourraient les rendre inutilisables, et dans le pire des cas nous voir perdre tous nos précieux fichiers à l'intérieur.
Avec ces caractéristiques en tête, ils sont principalement recommandés pour ceux qui ont besoin de déplacer une petite quantité de documents d'un PC à un autre, comme les utilisateurs individuels. Ils conviennent moins aux entreprises qui doivent déplacer une certaine quantité de contenu. Alternativement, les cartes mémoire sont très similaires aux clés USB, mais elles ont besoin d'un emplacement dédié pour être insérées et fonctionner.
Plateformes de stockage en nuage
Le stockage moderne implique également le stockage de documents en nuage, basé sur des plateformes en ligne qui garantissent le stockage et le catalogage d'un grand nombre de fichiers dans des centres de données du monde entier. De cette manière, il est particulièrement facile de les consulter depuis presque tous les appareils que nous possédons, des ordinateurs aux smartphones, en passant par les tablettes, et quel que soit l'endroit où nous nous trouvons à ce moment-là.
Tout ce dont nous avons besoin, c'est d'une connexion Internet, bien qu'un inconvénient majeur puisse être les coûts à supporter, qui varient en fonction de la quantité de données que nous voulons sauvegarder au sein de ces services utiles et innovants "dans les nuages". Dans tous les cas, les plateformes cloud garantissent un support client constant et un haut niveau de sécurité, protégeant nos données et documents d'intérêt de toute attaque extérieure.
NAS (Network-attached storage)
NAS, qui signifie Network-attached storage, est un service de stockage de fichiers à distance qui utilise un protocole spécifique pour stocker les données. Pour l'expliquer de manière plus simple, nous pouvons dire que nous avons affaire à un dispositif connecté au réseau dont la fonction est de permettre aux utilisateurs d'accéder et de partager une mémoire de masse, en pratique constituée d'un ou plusieurs disques durs, au sein de leur propre réseau ou depuis l'extérieur. Cela se fait en utilisant un ou plusieurs serveurs simultanément. L'avantage de cette méthode par rapport à un disque dur normal est que les documents numériques peuvent être partagés entre plusieurs appareils simultanément, grâce à une connexion Internet constamment active.
SAN (Storage Area Network)
Le SAN, ou Storage Arena Network, est un réseau de dispositifs de stockage en bloc auquel plusieurs utilisateurs peuvent se connecter. Populaire parmi les entreprises ces dernières années, ce système de stockage numérique remplit à peu près la même fonction que le NAS, vous permettant non seulement de stocker et de protéger un grand nombre de documents, mais aussi d'y accéder directement à partir de divers appareils en même temps. La différence réside dans des coûts légèrement plus élevés par rapport au stockage en réseau, mais aussi dans un accès plus rapide aux données stockées.
Outils recommandés pour le stockage numérique
Maintenant que les bases sont établies, on peut se demander s'il existe des outils qui faciliteront le stockage des documents numériques. Évidemment, comme la demande augmente, l'offre est très variée et se décline en différents programmes qui peuvent fonctionner aussi bien sur les PC Windows que sur les Mac Apple. Chacun d'entre eux possède ses propres fonctionnalités et caractéristiques, que nous allons maintenant examiner en détail.
Dropbox
Dropbox est l'un des services de stockage de documents dans le cloud les plus populaires. Il vous permet de stocker vos documents en ligne et de les synchroniser via Internet sur tous vos appareils, à savoir ordinateurs, smartphones et tablettes. Son utilisation est très simple : il suffit de placer les fichiers que vous souhaitez stocker et synchroniser dans le dossier du programme pour qu'ils soient enregistrés en ligne et automatiquement synchronisés sur tous vos appareils. La version de base est gratuite et offre aux utilisateurs 2 Go d'espace de stockage en ligne, qui peut être étendu grâce à différents plans d'abonnement, y compris des plans personnalisés pour les professionnels et les entreprises. L'avantage le plus significatif offert aux utilisateurs est que tout document téléchargé depuis d'autres ordinateurs et/ou appareils mobiles connectés avec le même compte sera synchronisé avec l'appareil utilisé.
Evernote
Evernote, pour sa part, est l'une des principales solutions dédiées à la création et à la gestion de notes. Avec ses archives bien organisées et consultables d'un seul coup d'œil, il vous permet de rédiger de simples notes ou de gérer des documents plus complexes de nature diverse grâce à la fonction de pièces jointes. Il peut être utilisé sur Windows, Mac et les appareils mobiles, iOS et Android, et synchronise automatiquement les notes et les pièces jointes via une connexion réseau. Là encore, il existe une version de base à télécharger gratuitement, mais limitée à un certain nombre d'appareils pour la synchronisation. Ces limitations peuvent bien sûr être levées en optant pour un abonnement payant. Toutes les notes sont organisées dans des cahiers, équipés de diverses notes supplémentaires librement lisibles selon les besoins.
iDocument
On ne peut pas parler des programmes de stockage de documents numériques sans dire quelques mots d'iDocument. Il s'agit d'une application disponible uniquement sur macOS qui vous permet d'organiser et de cataloguer facilement et incroyablement rapidement les documents sur les ordinateurs Mac. Il existe une version de base gratuite, qui peut être enrichie de plusieurs options en optant pour la version payante. En fait, il vous permet de créer une véritable archive numérique toujours disponible, avec une interface qui ressemble beaucoup à l'interface familière d'iTunes. Une fois que nous avons ajouté au programme les documents qui nous intéressent, nous pouvons les rechercher par mot-clé à l'aide d'un champ de recherche spécial ou en les filtrant en fonction de certains paramètres comme le titre ou la taille, par exemple.