Smart working il existe de nombreux programmes gratuits qui facilitent grandement le travail des gens. Voici les meilleurs pour faire des vidéoconférences et travailler sur des documents à distance
Le smart working est un outil de plus en plus utilisé par les entreprises ces dernières années. Travailler à domicile un ou deux jours par semaine permet d'avoir un rythme de vie plus régulier et de se consacrer à des activités non professionnelles. Pour travailler au mieux, il faut toutefois disposer du matériel adéquat (ordinateur, smartphone et une bonne connexion Internet) et, surtout, connaître les bons outils.
Pour ceux qui n'ont pas l'habitude de travailler à domicile, le smart working peut être problématique, mais avec les bonnes applications, tout devient plus facile. Pour les réunions, par exemple, il existe de nombreuses plateformes de vidéoconférence qui vous permettent de gérer toutes les éventualités et tous les problèmes. De même, il existe des plateformes gratuites permettant de partager des fichiers ou de travailler ensemble sur des documents. Le travailleur intelligent a trois besoins principaux : communiquer avec ses collègues, gérer des listes de tâches et travailler sur des fichiers partagés. Voici les meilleurs programmes gratuits pour travailler intelligemment.
Travail intelligent : les meilleurs programmes pour les appels vidéo
Ceux qui travaillent en petites équipes et n'ont pas de besoins spécifiques peuvent facilement continuer à utiliser les chats textuels comme WhatsApp, Telegram et Messenger. Ces outils offrent également la possibilité de passer des appels vidéo si nécessaire. Pour ceux qui ont des exigences plus élevées, il existe toutefois des programmes spécifiques tels que Zoom Meetings, Skype, Hangouts Meet, TeamSpeak, Microsoft Teams ou Slack. Zoom, en particulier, a connu une grande croissance ces derniers mois, grâce à des fonctions spéciales qui permettent de créer plusieurs salles de réunion en même temps, ou à la possibilité de définir un arrière-plan virtuel afin de ne pas voir d'où l'on parle.
Travail intelligent : les meilleurs programmes pour le suivi des tâches
Malgré le fait de ne plus être en contact physique avec les collègues, pendant le travail intelligent, il est essentiel d'établir une liste de tâches et de la "cocher" au fur et à mesure que les tâches sont réalisées. Le programme le plus utilisé au monde pour ce faire est Trello, dont l'interface est spécialement conçue pour suivre l'avancement des projets confiés à différentes personnes ou équipes. Google Keep est une alternative plus simple et plus directe sur tous les appareils Android, qui peut être suffisante pour ceux qui n'ont pas besoin de gérer des listes de tâches complexes.
Travail intelligent : les meilleurs programmes pour travailler sur des fichiers partagés
Il existe une ancienne méthode inefficace pour travailler sur des fichiers partagés à distance, et une nouvelle méthode beaucoup plus puissante. L'ancienne méthode consiste à travailler sur un seul fichier hors ligne, puis à l'envoyer par courrier électronique. Lorsque des modifications et des corrections sont apportées, il s'ensuit un ping-pong de fichiers qui, tôt ou tard, nous fait manquer une révision et ralentit notre travail. Le moyen le plus moderne et le plus intelligent est d'utiliser une suite bureautique dans le nuage, qui nous permet de travailler tous sur les mêmes fichiers en même temps, en attribuant à chaque employé un accès en lecture ou en écriture à certains fichiers seulement et, surtout, en conservant une copie des documents dans le nuage, en toute sécurité.
Pour faire tout cela avec des documents pas très complexes, le meilleur choix est la GSuite de Google : elle est facile à utiliser et rapide. Si vous devez travailler sur des fichiers plus élaborés (notamment des présentations lourdes ou des feuilles de calcul), Office 365 de Microsoft est le meilleur choix : il est beaucoup plus lourd et plus complexe, mais aussi beaucoup plus puissant.