Rembourser les employés pour leurs frais kilométriques est une dépense nécessaire pour les entreprises, mais elle peut aussi être coûteuse. Les employeurs doivent comprendre les exigences légales en matière de remboursement des frais kilométriques, ainsi que les méthodes appropriées de calcul et de suivi des dépenses.
1. Que dit la loi sur le remboursement des frais kilométriques ?
Il est essentiel pour les employeurs de comprendre les dispositions légales relatives au remboursement des frais kilométriques. Aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) exige que les employeurs remboursent à leurs employés toutes les dépenses liées au travail, y compris les frais kilométriques. L’IRS fixe également le taux standard de remboursement des frais kilométriques, qui est actuellement de 58 cents par kilomètre. Les employeurs doivent également payer à leurs employés le temps de déplacement si l’employé se déplace d’un site de travail à un autre.
2. Calcul des taux de remboursement des frais kilométriques
Les employeurs doivent calculer leur taux de remboursement des frais kilométriques sur la base de la norme IRS s’ils souhaitent être en conformité avec la loi. Toutefois, certains employeurs peuvent choisir de rembourser leurs employés à un taux plus élevé. Dans ce cas, l’employeur doit s’assurer que le taux de remboursement est documenté dans les dossiers de paie de l’employé.
Quels sont les documents requis pour le remboursement des frais kilométriques ?
Les employeurs doivent tenir un registre de tous les remboursements de frais kilométriques, y compris la date et le kilométrage de chaque voyage, le but du voyage et le montant du remboursement. Les employeurs doivent également fournir aux employés un relevé écrit de leur taux de remboursement et du montant du remboursement qu’ils ont reçu.
Les avantages du remboursement des frais kilométriques aux employés
Le remboursement des frais kilométriques aux employés est bénéfique tant pour l’employeur que pour l’employé. Pour les employeurs, le remboursement peut contribuer à motiver les employés et à réduire la rotation du personnel. Pour les employés, il permet de s’assurer qu’ils n’ont pas à payer de leur poche les frais de déplacement liés au travail.
Les employeurs doivent établir un processus clair de suivi et de contrôle des remboursements de frais kilométriques. Cela devrait inclure un système de vérification de l’exactitude des taux de remboursement et un moyen de contrôler les paiements de remboursement.
6. Le remboursement des frais kilométriques nécessite-t-il une déclaration fiscale ?
Les remboursements de frais kilométriques doivent être déclarés à l’IRS sur le formulaire W-2 de l’employé. Les employeurs doivent également s’assurer qu’ils retiennent les impôts appropriés sur les paiements de remboursement.
7. Quelles sont les pénalités possibles en cas de non-remboursement des frais kilométriques aux employés ?
Les employeurs qui ne se conforment pas aux exigences de l’IRS en matière de remboursement des frais kilométriques peuvent être soumis à des pénalités, notamment des amendes et des intérêts. En outre, les employeurs peuvent être tenus de verser des arriérés de salaire et d’autres dommages-intérêts s’ils ne remboursent pas à leurs employés les frais de déplacement liés au travail.
8. Stratégies pour réduire les coûts du remboursement des frais kilométriques
Il existe plusieurs stratégies que les employeurs peuvent utiliser pour réduire les coûts du remboursement des frais kilométriques, comme la mise à disposition des employés d’une voiture de fonction ou l’autorisation pour les employés d’utiliser leur propre véhicule pour les déplacements professionnels. Les employeurs peuvent également être en mesure de négocier des taux de remboursement plus bas avec leurs employés.
Le remboursement des frais kilométriques des employés est une dépense importante pour les employeurs, mais elle peut aussi être coûteuse. En comprenant les exigences légales et en mettant en œuvre des stratégies pour réduire les coûts, les employeurs peuvent s’assurer qu’ils gèrent efficacement leurs dépenses de remboursement de frais kilométriques.
Aucune loi fédérale n’oblige les entreprises à rembourser les employés pour les frais de déplacement professionnels, y compris les frais kilométriques. Cependant, certains États ont leurs propres lois en la matière. Par exemple, au Texas, le Texas Labor Code exige que les employeurs remboursent les employés pour toutes les « dépenses ou pertes nécessaires encourues par l’employé en conséquence directe de l’exercice de ses fonctions », y compris le kilométrage.
Un plan responsable est un arrangement de remboursement qui remplit certaines conditions en vertu du code des impôts. Ce type d’accord permet à un employeur de rembourser à un employé les frais professionnels engagés, sans que le remboursement soit considéré comme un revenu imposable pour l’employé. Pour qu’un arrangement puisse être considéré comme un plan comptable, il doit remplir les trois conditions suivantes :
1. Il doit y avoir un lien commercial entre les dépenses engagées et l’objectif commercial du remboursement.
2. Les dépenses doivent être documentées de manière adéquate.
3. le remboursement doit être effectué dans un délai raisonnable après que les dépenses ont été engagées.
Aucune loi de l’État de l’Illinois n’oblige les employeurs à rembourser les frais kilométriques à leurs employés. Cependant, si l’employeur a pour politique de rembourser les employés pour les frais de déplacement professionnels, il est tenu de le faire en Illinois.