1. Comprendre les formulaires W-2 – Pour tout employeur, comprendre la nature d’un formulaire W-2 est essentiel pour une bonne gestion de la paie. Un formulaire W-2 est un document de l’IRS qui est envoyé aux employés qui ont reçu un salaire au cours de l’année. Ce document sera utilisé par l’employé au moment de remplir sa déclaration de revenus et doit contenir des informations précises. Les employeurs doivent connaître les éléments standard d’un formulaire W-2 et savoir comment les remplir conformément aux directives de l’IRS.
2. Qui est éligible pour les W-2 – Les employeurs doivent connaître les critères d’éligibilité pour un formulaire W-2. En général, un employé a droit à un W-2 s’il a reçu un salaire ou un traitement au cours de l’année écoulée et s’il est soumis à une retenue d’impôt fédéral sur le revenu. Dans certains cas, certains employés peuvent être exemptés de recevoir un formulaire W-2, comme les entrepreneurs indépendants ou les travailleurs saisonniers.
La date limite de distribution du formulaire W-2 – En plus de savoir qui a droit à un formulaire W-2, les employeurs doivent également connaître la date limite de distribution du formulaire aux employés. En général, les employeurs sont tenus de fournir les formulaires W-2 aux employés avant le 31 janvier de l’année suivante. Cependant, dans certains cas, les employeurs peuvent avoir besoin de fournir les formulaires plus tôt.
Éviter les erreurs courantes – Les employeurs doivent également être conscients des erreurs potentielles qui peuvent se produire lorsqu’ils remplissent un formulaire W-2. Les erreurs les plus courantes sont les informations incorrectes ou incomplètes, ou le fait de ne pas fournir le formulaire à l’employé à temps. Les employeurs doivent faire très attention à ne pas commettre d’erreurs, car ils peuvent être soumis à des pénalités de la part de l’IRS.
5. Distribution électronique ou sur papier – Les employeurs peuvent choisir de distribuer les formulaires W-2 aux employés par voie électronique ou par le biais de formulaires papier traditionnels. Chaque option a ses propres avantages et inconvénients, et les employeurs doivent examiner attentivement leurs options. Par exemple, les formulaires électroniques sont généralement plus sûrs et plus faciles d’accès, mais peuvent nécessiter une technologie ou un logiciel supplémentaire.
6. Dépôt des formulaires W-2 auprès de l’IRS – Après avoir distribué les formulaires W-2 aux employés, les employeurs sont également responsables du dépôt des formulaires auprès de l’IRS. Les employeurs doivent déposer les formulaires W-2 auprès de l’IRS avant le 28 février de l’année suivante pour les formulaires papier, ou avant le 31 mars pour les formulaires électroniques. Les employeurs peuvent également avoir besoin de remplir des formulaires supplémentaires s’ils fournissent des W-2 à plusieurs employés.
7. Implications des retenues d’impôt – Les employeurs doivent également comprendre les implications des retenues d’impôt sur les salaires des employés. En général, les employeurs sont responsables de la retenue d’impôts sur le salaire des employés, et les informations doivent figurer sur les formulaires W-2 des employés. Les employeurs doivent connaître les différents seuils de retenue d’impôt et s’assurer qu’ils retiennent le montant correct d’impôt sur le salaire des employés.
8. Accès des employés au formulaire W-2 – Enfin, les employeurs doivent connaître les options permettant aux employés d’accéder à leur formulaire W-2. En général, les employeurs devraient permettre aux employés d’accéder à leur formulaire W-2 par le biais d’un portail ou d’un site Web sécurisé. Cela garantit que les employés peuvent facilement accéder au formulaire et que les informations sont protégées contre tout accès non autorisé.
La date limite de distribution des W2 aux employés par les employeurs est le 31 janvier.
Oui, si un employeur n’envoie pas de W-2 à un employé, il peut être soumis à des pénalités. L’IRS peut imposer une pénalité de 50 $ pour chaque W-2 qui n’est pas envoyé à un employé.
La façon la plus simple de distribuer des W-2 à vos employés est d’utiliser un service en ligne comme eFile4Biz. Grâce à ce service, vous pouvez télécharger vos données W-2, puis imprimer ou envoyer par courriel les formulaires à vos employés. Vous pouvez également utiliser un service de paie pour distribuer les formulaires W-2 à vos employés. La plupart des services de paie vous permettront d’imprimer ou d’envoyer par courriel les formulaires à vos employés.
Si votre employeur ne vous remet pas de W-2, vous devez le contacter et lui en demander un. S’il ne vous donne pas de W-2, vous pourrez peut-être demander une prolongation à l’IRS.
Non, les employeurs ne sont pas autorisés à refuser d’envoyer un W-2 par courrier électronique. Les W-2 doivent être envoyés aux employés avant le 31 janvier de l’année suivant l’année fiscale. Les employeurs qui ne s’y conforment pas peuvent être soumis à des pénalités.