Une société à responsabilité limitée, ou SARL, est une entité commerciale constituée en vertu des lois d’un État particulier. La SARL est un choix populaire pour les propriétaires de petites entreprises car elle leur permet de combiner la protection d’une société et la flexibilité d’une entreprise individuelle. En formant une SARL, les propriétaires de l’entreprise sont personnellement protégés des responsabilités de la société et ne sont pas tenus responsables des dettes ou obligations de la société.
La tenue de registres est une composante essentielle de toute entreprise, car elle permet de garantir l’exactitude des informations financières et donne une image claire des opérations et de la santé financière de l’entreprise. Des registres exacts peuvent aider le propriétaire d’une entreprise à prendre des décisions éclairées, à assurer la conformité juridique et fiscale et à protéger l’entreprise contre tout litige potentiel.
Quels sont les registres à conserver ?
Les types de registres qui doivent être conservés pour une SARL varient en fonction du type d’entreprise et de l’État dans lequel elle est enregistrée. En général, les registres devraient inclure des documents financiers tels que les relevés bancaires, les reçus et les factures, ainsi que tous les contrats, licences, permis et autres documents liés à l’entreprise.
En plus de conserver les documents nécessaires, il est important de tenir les registres de manière organisée et sécurisée. Cela peut se faire en conservant des enregistrements physiques dans des dossiers ou des classeurs, ou en créant des enregistrements numériques et en les stockant dans un système de stockage en nuage sécurisé.
La durée de conservation des enregistrements dépend du type de document et de l’État dans lequel l’entreprise est enregistrée. En général, les dossiers doivent être conservés pendant au moins trois ans, mais certains documents, comme les dossiers fiscaux, doivent être conservés jusqu’à sept ans.
La meilleure façon de stocker les documents dépend du type de document et de l’espace disponible. Pour les documents physiques, les classeurs ou les chemises sont la meilleure option, tandis que les documents numériques doivent être stockés dans un système de stockage en nuage sécurisé.
Lorsque le moment est venu d’éliminer les dossiers, il est important de le faire de manière sûre et légale. Pour les documents physiques, le déchiquetage ou le brûlage est la meilleure option. Pour les documents numériques, il est important d’utiliser un service de suppression de fichiers sécurisé pour s’assurer que les documents ne sont pas récupérables.
Une bonne tenue de dossiers présente de nombreux avantages pour une petite entreprise. Elle peut contribuer à garantir l’exactitude et la conformité aux exigences légales et fiscales, ainsi qu’à fournir une image claire de la santé financière de l’entreprise. Une bonne tenue de dossiers peut également contribuer à protéger l’entreprise contre d’éventuels litiges.
Il n’existe pas de réponse définitive à cette question, car elle varie en fonction de l’entreprise et du type de documents exigés par la loi. Toutefois, les dossiers les plus courants que les petites entreprises doivent conserver sont les suivants :
– les documents financiers tels que les revenus et les dépenses
– les documents relatifs aux clients et aux consommateurs
– les documents relatifs aux employés
– les documents relatifs aux stocks
– les documents relatifs au marketing et aux ventes
– les documents relatifs à l’expédition et à la logistique
Oui, les SARL sont tenues de tenir des livres et des registres de leurs activités financières. Cela inclut la documentation des revenus et des dépenses, ainsi que la documentation des dettes et des actifs. Cette documentation est importante afin de maintenir la stabilité financière de la SARL et de s’assurer que la SARL respecte les lois fiscales.
Si vous êtes le seul propriétaire de votre SARL, vous pouvez choisir d’enregistrer vos dépenses de deux façons : soit comme dépenses d’entreprise sur l’annexe C de votre déclaration de revenus personnelle (formulaire 1040), soit comme dépenses de la SARL sur une déclaration de revenus d’entreprise (formulaire 1120).
Si votre SARL compte plusieurs propriétaires, vous devez remplir une déclaration de revenus professionnels (formulaire 1120) et y inscrire vos dépenses.
Les entreprises doivent tenir quatre registres principaux : les registres financiers, les registres du personnel, les registres des clients et les registres des fournisseurs.
Les documents financiers comprennent tous les documents relatifs aux finances de l’entreprise, tels que les états des recettes et des dépenses, les bilans et les relevés bancaires. Les documents relatifs au personnel comprennent tous les documents relatifs aux employés de l’entreprise, tels que les descriptions de poste, les contrats de travail et les documents relatifs aux traitements et salaires. Les dossiers des clients comprennent tous les dossiers relatifs aux clients de l’entreprise, tels que les coordonnées, l’historique des achats et toute correspondance pertinente. Les dossiers des fournisseurs comprennent tous les dossiers relatifs aux fournisseurs de l’entreprise, tels que les contrats, les factures et les calendriers de livraison.
Il n’existe pas de réponse unique à cette question, car les entreprises ont des systèmes et des méthodes différents. Cependant, voici quelques conseils qui peuvent s’avérer utiles pour les petites entreprises qui cherchent à garder une trace de tout :
-Investir dans un bon système logiciel qui peut aider à suivre les stocks, les ventes, les dépenses, etc.
– Engagez un comptable ou un teneur de livres fiable et soucieux du détail pour vous aider dans la tenue des registres.
Assurez-vous de mettre en place un système de classement clair et organisé pour les documents importants.
Désignez une personne qui sera chargée de suivre les dates et les échéances importantes.