Tirer le meilleur parti de vos remboursements de frais kilométriques en tant qu’indépendant
Lorsque vous êtes indépendant, le suivi et la soumission des demandes de remboursement de frais kilométriques peuvent être une tâche difficile et compliquée. Pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos remboursements de frais kilométriques et que vous comprenez les règles et règlements qui y sont associés, voici un guide pour comprendre et utiliser vos remboursements de frais kilométriques en tant que travailleur indépendant.
Comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques des travailleurs indépendants : La première étape pour comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques des travailleurs indépendants est de connaître les lois fédérales et étatiques qui s’appliquent au remboursement. Ces lois définissent généralement le montant qui peut être réclamé pour les voyages d’affaires, les types de dépenses qui peuvent être remboursées et la manière de déclarer et de documenter correctement vos frais kilométriques.
2. Suivi du kilométrage pour le remboursement : Il est essentiel de garder la trace de votre kilométrage pour déposer une demande de remboursement précise. Pour suivre votre kilométrage, vous pouvez utiliser soit un carnet papier, soit un outil de suivi numérique. Quel que soit votre choix, assurez-vous de noter le kilométrage au compteur au début et à la fin de chaque voyage, la date et l’heure de chaque voyage, ainsi que le but du voyage.
3. l’utilisation d’outils de suivi numériques : Les outils de suivi numériques, tels que les applications et les sites web, facilitent le suivi de votre kilométrage et la soumission des demandes de remboursement. Ces outils peuvent également fournir des informations utiles sur le montant de vos dépenses kilométriques, le montant de vos remboursements et les économies que vous réalisez en utilisant le remboursement des frais kilométriques.
Calcul du kilométrage à rembourser : Lorsque vous calculez le kilométrage pour le remboursement, assurez-vous d’inclure la distance exacte parcourue, et pas seulement la distance estimée. Vous pouvez utiliser des outils de cartographie en ligne tels que Google Maps pour obtenir une distance précise entre deux points. Assurez-vous également d’inclure tous les coûts supplémentaires tels que les péages, les frais de stationnement et autres dépenses.
5. Savoir quel kilométrage professionnel est éligible au remboursement : Tous les kilométrages professionnels ne sont pas éligibles au remboursement. En général, seuls les kilomètres liés à des activités professionnelles telles que les visites de clients, les déjeuners d’affaires et les conférences peuvent être remboursés. Veillez à garder trace de l’objet de chaque déplacement pour vous assurer qu’il est éligible au remboursement.
6. Soumission des demandes de remboursement de frais kilométriques : Une fois que vous avez suivi et calculé vos frais kilométriques, vous pouvez soumettre une demande de remboursement de frais kilométriques. Assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires, telles que la distance parcourue, le but du voyage et toute dépense supplémentaire.
7. Maximiser le montant des remboursements : Pour maximiser le montant de votre remboursement, veillez à utiliser les itinéraires les plus rentables pour vos déplacements et à garder trace de toute dépense supplémentaire. De plus, tenez compte des taxes ou des frais associés au remboursement pour vous assurer que vous ne payez pas trop.
8. Comprendre les implications fiscales des remboursements de frais kilométriques : Les remboursements de frais kilométriques sont des revenus imposables et doivent être déclarés sur vos impôts. Assurez-vous de garder une trace de vos remboursements de frais kilométriques et de les déclarer sur vos impôts.
9. Restez à jour sur les règles de remboursement : Enfin, veillez à vous tenir au courant de toute modification des règles et réglementations entourant le remboursement des frais kilométriques. Cela vous permettra de tirer le meilleur parti de vos remboursements de frais kilométriques.
En comprenant et en utilisant ces conseils, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos remboursements de frais kilométriques en tant qu’indépendant.
Il existe plusieurs façons de suivre le kilométrage de votre activité indépendante. L’une d’entre elles consiste à utiliser une application de suivi des kilomètres comme MileIQ. Cette application suit automatiquement votre kilométrage et vous pouvez classer vos déplacements en deux catégories : professionnels et personnels. Une autre façon de suivre votre kilométrage est de tenir un journal de bord. Vous pouvez utiliser soit un journal papier, soit une feuille de calcul électronique. Veillez à indiquer la date, le point de départ et d’arrivée de votre voyage, ainsi que le nombre total de kilomètres parcourus. Vous pouvez également utiliser un dispositif GPS pour suivre votre kilométrage.
L’IRS dispose d’un taux de kilométrage standard qu’il utilise pour rembourser aux contribuables les frais professionnels, médicaux ou de déménagement. Ce taux est basé sur une étude annuelle des coûts fixes et variables de l’utilisation d’un véhicule. L’IRS exige également des contribuables qu’ils tiennent un registre détaillé de leur kilométrage, comprenant la date, la destination, le but et le relevé du compteur kilométrique.
Il existe plusieurs façons pour les entrepreneurs indépendants de comptabiliser leur kilométrage. La plus courante consiste à utiliser une application de suivi du kilométrage sur leur smartphone. Il peut s’agir d’une application autonome ou d’une application intégrée à leur GPS. Il existe également quelques sites web différents qui proposent des services de suivi du kilométrage. Il s’agit généralement pour l’entrepreneur indépendant d’entrer ses lieux de départ et d’arrivée, ainsi que l’objet du voyage.